档案馆相应上墙制度

PAGE档案馆相应上墙制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有部门及员工形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案馆，对各类档案进行集中统一管理。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况。3.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格按照保密规定进行管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的章程、制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文等。2.人事档案：员工的个人信息、入职离职资料、薪资福利记录、培训考核档案等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据公司/组织的业务类型，如销售业务档案、采购业务档案、生产业务档案等进行分类。5.技术档案：研发项目文档、技术图纸、工艺文件、专利资料等。6.基建档案：工程项目的立项审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收资料等。7.设备档案：设备的购置合同、说明书、维护保养记录、运行档案等。8.声像档案：照片、录音、录像等资料。9.电子档案：以电子形式存储的各类文件、数据等。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，按照档案类别进行一级编号，如行政档案为“A”，人事档案为“P”等。2.每类档案下再根据具体内容进行二级编号，如行政档案中的制度文件编号为“A1”，会议纪要编号为“A2”等。3.对于同一类档案中的具体档案，按照形成时间顺序进行流水编号，如“A1001”表示行政档案中第1份制度文件，“P20230101”表示2023年1月1日入职员工的人事档案。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门形成的各类档案及时、完整地移交至档案馆。2.对于重要活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后[X]个工作日内收集整理并移交。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的与工作相关的档案资料全部移交至档案馆。（二）整理规范1.档案管理人员对收集到的档案进行分类、排序，剔除重复、无效的文件。2.对每份档案进行编目，填写档案编号、名称、日期、来源等信息。3.按照档案装订要求，对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。4.对于电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的存储设备和文件夹中。四、档案保管（一）保管场所1.档案馆应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.设立专门的档案存储架（柜），按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。（二）保管期限1.根据国家法律法规和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）。2.对于保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应进行鉴定，延长保管期限或转为永久保存。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查过程中发现档案丢失、损坏或存在其他问题，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并记录在案。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案馆查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅本公司/组织档案，须持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经公司/组织主管领导审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案上批注、勾划、污损，确保档案安全完整。六、档案保密（一）保密措施1.对涉及公司/组织机密的档案，实行专人专柜保管，并设置明显的保密标识。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。未经批准，不得擅自将档案带出档案馆或向无关人员透露档案信息。3.在档案查阅、借阅过程中，严格控制接触范围，对涉及机密的档案应限定查阅、借阅人员，并进行登记。（二）保密教育1.定期对档案管理人员和涉及档案管理工作的员工进行保密教育，提高保密意识。2.新员工入职时，应进行档案保密知识培训，使其了解档案保密规定和要求。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司/组织分管领导担任组长，档案管理人员、相关业务部门负责人为成员。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、现实利用价值和历史意义等因素，对档案进行鉴定，确定是否需要销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案被彻底销毁。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.按照档案整理规范，将纸质档案和电子档案进行数字化录入，确保数据准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，更新档案信息，保证系统数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据