执法队档案管理制度范本

PAGE执法队档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强执法队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在执法工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于执法队全体工作人员及与执法队工作相关的各类档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指执法队在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：执法队档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映执法工作实际情况，保证档案的完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善执法队档案管理制度。2.负责执法队各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理工作流程，规范档案管理操作程序，确保档案管理工作的有序进行。4.负责档案库房的日常管理，配备必要的档案保管设备，保证档案存放环境符合要求。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作的信息化水平。6.对执法队各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案管理工作考核。7.负责向有关部门提供档案查阅、借阅服务，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续。8.参与执法队重大活动和重要案件的档案管理工作，确保相关档案资料的完整和准确。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案管理相关工作，如档案的清查、核对等。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的具体整理、编目、上架、保管等工作，确保档案存放有序，便于查找和利用。3.按照档案管理规定，认真做好档案的借阅、归还登记工作，对借阅档案的利用情况进行跟踪和监督。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理，确保档案的安全和完整。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，保证档案信息系统的正常运行。三、档案收集与整理（一）收集范围1.执法文件类：包括各类执法依据、执法文书、执法决定、执法检查记录、处罚决定书等。2.案件资料类：涵盖案件受理登记表、立案审批表、调查取证材料、案件讨论记录、结案报告等与案件办理全过程相关的资料。3.会议资料类：会议通知、会议议程、会议纪要、会议决议以及会议形成的其他重要文件。4.人事档案类：工作人员的履历表、任免文件、考核材料（年度考核、专项考核等）、培训记录、奖惩材料等。5.财务档案类：财务预算、决算报表、会计凭证、财务审计报告等。6.设备物资档案类：执法设备、办公用品、交通工具等的购置合同、使用说明书、维修记录、报废处理文件等。7.声像档案类：执法活动中的照片、录音、录像等资料。8.其他档案类：与执法队工作相关的其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自剪裁、涂改或损毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和可读性。4.声像档案应同时收集相关文字说明材料，包括拍摄时间、地点、人物、事由等。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，并编制相应的目录。3.档案整理应做到分类科学、排列有序、编目规范、装订整齐。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。将同一年度的档案按照保管期限分为永久、长期、短期，再按照机构（问题）进行细分，编制档号，并填写卷内目录、备考表，装订成卷。2.案件档案整理：按照案件类别、立案时间顺序进行排列，将相关材料依次整理成册，建立案件档案卷，并编制案件编号、目录等。3.声像档案整理：按照载体形式（照片、录音带、录像带等）分类，对每一张照片、每一盘录音带、录像带进行编号，注明拍摄时间、地点、内容等信息，建立相应的目录。4.电子档案整理：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子文件目录数据库，并对电子文件进行备份，确保数据安全。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门兼职档案员应在每年年底前，将本部门整理好的档案移交至档案管理部门进行集中归档。2.档案管理部门对接收的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.归档的档案应编制归档目录，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存，便于查询和统计。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映执法队主要职能活动和基本历史面貌的，对执法工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：保管期限为16年至50年左右的档案，主要是反映执法队一般工作活动，在较长时间内对执法工作有查考利用价值的档案。3.短期保管：保管期限为15年以下的档案，主要是反映执法队短期工作活动，在较短时间内对执法工作有参考价值的档案。（三）保管方式1.纸质档案：采用纸质档案库房集中保管的方式，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，保持适宜的温度和湿度。档案应存放在专用的档案柜架上，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行存储，并定期进行备份。建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、检索和利用，确保电子档案的安全和有效管理。3.声像档案：对于照片档案，应冲印成标准规格的照片，装裱后存入照片档案册；对于录音带、录像带等，应标注清晰的标识，存放在专门的磁带柜中，并定期进行检查和维护，防止磁带老化、损坏。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.严格执行档案借阅制度，确保档案在借阅过程中不被损坏、丢失或泄密。3.对档案库房的温湿度、空气质量等环境条件进行实时监测和记录，采取相应的措施进行调节，保证档案存放环境符合要求。4.按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本制度的规定，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务优先原则：以服务执法工作为宗旨，积极为执法人员、相关部门及社会公众提供档案查阅、借阅服务，提高档案利用效率。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露，维护档案的安全。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。如需摘抄、复制，应另行填写申请，经档案管理部门负责人批准后方可进行。2.借阅：确因工作需要长期使用档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、批准人等信息。登记记录应妥善保存，以备查询和统计。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门负责人等。鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合执法队档案的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定档案是否反映执法队主要职能活动和基本历史面貌，是否对执法工作、国家建设和历史研究有利用价值。3.考虑档案的完整性、准确性、系统性以及与其他档案的关联程度等因素。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.将鉴定结果形成鉴定报告，报执法队领导审批。4.经批准销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。销毁清册一式两份，一份随档案一同销毁，一份留存档案管理部门备查。（四）销毁方式1.纸质档案：采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，并确保销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁过程应进行记录，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。2.电子档案：通过专业的数据删除软件对电子档案进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理，确保电子档案数据不可恢复。3.声像档案：对于照片档案，可采用销毁底片、冲洗照片等方式进行处理；对于录音带、录像带等，可采用消磁、销毁磁带等方式进行销毁。销毁过程同样应进行记录和监销。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.推动档案信息资源共享，为执法队各部门及相关单位提供便捷的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案数据的安全可靠，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，形成电子档案副本，并按照档案整理要求进行分类、编目和存储。2.档案信息系统建设：建立档案管理信息系统平台，具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理工作流程的信息化。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，保障档案数据的安全。定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在异地，防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规范进行档案数据