外语学院档案归档制度

PAGE外语学院档案归档制度一、总则（一）目的为了加强外语学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于外语学院各部门及全体教职工在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：学院档案由学院综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实完整原则：档案应如实反映学院各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容完整、准确。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查阅。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案归档范围（一）党群工作类1.学院党组织的工作计划、总结、报告、决议等文件材料。2.党员名册、入党申请书、转正申请书、入党志愿书、政审材料等党员档案。3.学院组织的各类会议记录、纪要，如党委会、支部大会等。4.上级党组织下发的与学院相关的文件、指示、通知等。（二）行政工作类1.学院行政工作计划、总结、报告、规章制度等文件材料。2.学院行政会议记录、纪要，如院长办公会、院务会等。3.学院各类请示、报告、批复、函件等往来文件。4.学院机构设置、人员编制、干部任免、考核等文件材料。5.学院与上级主管部门、其他单位的往来文件、协议、合同等。（三）教学工作类1.专业建设规划、教学计划、教学大纲、课程标准等教学文件。2.教材选用计划、编写大纲、讲义、教案等教学资料。3.教学日历、课程表、学生成绩单、考试试卷及分析等教学过程文件。4.实习、实训、毕业设计（论文）等实践教学环节的相关文件材料，包括实习计划、实习报告、毕业设计（论文）任务书、开题报告、答辩记录等。5.教学改革、教学研究项目申报书、立项文件、研究报告、成果鉴定等材料。6.学生学籍管理文件，如新生录取名册、学生注册登记表、休学复学退学等审批表。7.教师教学工作量统计、教学质量考核等文件材料。（四）科研工作类1.科研项目申报书、立项文件、合同书、任务书等。2.科研成果，如学术论文、著作、专利、科研获奖证书等。3.科研活动记录，如学术讲座、研讨会、科研团队活动等资料。4.科研经费管理文件，包括经费预算、决算、报销凭证等。（五）学生工作类1.学生思想政治教育工作计划、总结、报告等文件材料。2.学生奖惩文件，如奖学金评定、三好学生评选、违纪处分等相关材料。3.学生社会实践、志愿服务等活动的计划、总结、报告及相关记录。4.学生社团活动的文件材料，包括社团章程、活动记录、获奖情况等。5.学生心理健康教育工作的相关文件、记录及咨询案例等。（六）外事工作类1.学院外事工作计划、总结、报告等文件材料。2.与国外院校、机构的合作协议、交流项目文件。3.师生出国（境）访问、学习、交流的审批文件、邀请函、行程安排等相关材料。4.外宾来访的接待计划、日程安排、会谈纪要等文件。（七）财务工作类1.学院财务预算、决算报告、财务报表等文件材料。2.财务管理制度、会计凭证、账簿、财务审计报告等。3.收费文件、票据存根等与财务收支相关的材料。（八）设备资产类1.学院固定资产购置计划、审批文件、合同等。2.固定资产验收报告、登记卡片、使用记录、维护保养记录等。3.教学科研设备的购置、使用、报废等相关文件材料。4.资产清查报告、盘点记录等。（九）基建工作类1.学院基建项目规划、设计文件、可行性研究报告等。2.基建项目招投标文件、合同协议等。3.施工过程中的工程变更、质量检验、进度报告等文件材料。4.基建项目竣工验收报告、决算审计报告等。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应按照档案归档范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于上级部门下发的文件，应及时登记、传阅，并将原件或复印件移交档案室归档。3.对于外出参加会议、培训带回的文件材料，应在会议、培训结束后一周内整理归档。（二）文件材料的整理1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类、编号、装订。2.归档文件应齐全完整，字迹清楚，签署完备，日期准确，纸张优良。对于破损、褪色的文件应进行修补或复制。3.按照档案分类方案，对每份文件进行分类编号，编号应清晰、规范，便于查找和管理。4.采用统一规格的档案盒、档案袋进行装盒、装袋，并在盒、袋上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）文件材料的装订1.归档文件应采用左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。3.对于文件页数较多的，可采用三孔一线的装订方式，也可使用缝纫机进行装订。（四）文件材料的编目1.编制归档文件目录，目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。2.目录应打印或书写工整，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放，作为查找档案的索引。3.对于电子文件，应同时编制电子目录，与纸质目录相对应，便于电子文件的管理和查阅。（五）档案的移交1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，移交学院综合档案室。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单一式两份，双方签字确认，一份由移交部门留存，一份由档案室归档。3.档案室对接收的档案进行认真核对、检查，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。四、档案保管期限（一）永久保管1.学院党、政重要文件，如党代会、教代会文件，学院发展规划、年度工作计划与总结。2.学院机构设置、撤并、名称更改的文件材料。3.学院干部任免、奖惩的重要文件。4.学院与上级主管部门、其他单位签订的重要协议、合同。5.学院获得的省级以上综合性奖励的文件材料。6.学院师生的重要人事档案材料。（二）定期保管1.30年保管期限学院党、政一般文件，教学、科研、行政等方面的年度计划、总结。学院教学改革、科研项目的中期检查报告、结题报告。学院学生学籍管理文件，除永久保管的以外。学院财务预算、决算报告，财务审计报告。2.10年保管期限学院一般性会议记录、纪要。学院各部门的工作计划、总结。学院教学过程中的一般性文件，如教学进度表、课程教案等。学院科研活动中的一般性资料，如学术讲座通知、科研团队活动记录等。学院学生社会实践、志愿服务等活动的一般性记录。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.学院内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，经学院分管领导批准后，方可查阅。涉及重要档案的查阅，需经学院主要领导批准。3.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。（二）查阅登记1.查阅档案时，档案室工作人员应详细记录查阅时间、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息，并由查阅人签字确认。2.查阅档案的申请单、介绍信等应留存档案室，与查阅登记记录一并归档。（三）档案利用1.因工作需要复印、摘抄档案内容的，应经档案室工作人员同意，并在规定的范围内进行。复印、摘抄的档案材料应注明出处，并与原件核对无误后，加盖档案室印章。2.利用档案形成的资料，如编研成果、论文等，应注明档案来源，并在发表或使用前送档案室审核。3.任何单位和个人不得擅自公布、销毁、涂改、伪造档案。如需公布档案内容，应按照国家有关规定办理审批手续。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案室应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案工作人员的保密教育。2.对涉及学院机密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格限制查阅范围，采取加密存储、专人保管等措施。3.档案工作人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容，不得在非工作场所谈论档案机密事项。（二）安全管理1.档案室应配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。3.加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案的丢失、损坏和泄密。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保档案在紧急情况下的安全。七、档案信息化建设（一）数字化档案管理1.按照国家和学校有关档案数字化的标准和规范，对学院重要档案进行数字化处理，建立数字化档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案同步归档，确保数字化档案的准确性、完整性和系统性。3.加强对数字化档案的存储、管理和利用，建立数字化档案检索系统，方便档案的查阅和利用。（二）电子文件管理1.规范电子文件的形成、收集、整理、归档等工作流程，确保电子文件的真实、完整和有效。2.对电子文件进行分类、编号、存储，建立电子文件元数据管理系统，便于电子文件的检索和利用。3.定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。备份数据应异地存放，确保数据的安全性。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.学院成立档案鉴定工作小组，由分管领导担任组长，档案室负责人及相关部门人员为成员。2.档案鉴定工作小组应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的价值和保存意义，确定档案的存毁。3.鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析档案内容和文件价值的原则，准确判定档案的存毁。（二）销毁程序1