三类汽修档案管理制度

PAGE三类汽修档案管理制度一、总则（一）目的为加强三类汽修企业档案管理，规范档案收集、整理、保管和利用等工作，提高企业管理水平，保障企业合法合规运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本三类汽修企业内各部门及全体员工在档案管理工作中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实有效原则：档案内容必须真实反映企业生产经营活动的实际情况，数据准确，手续完备。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失，对涉及企业机密的档案严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善企业档案管理制度，并组织实施。2.负责企业各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.负责档案的借阅、查阅、复印等利用服务工作，严格履行借阅手续，做好登记和跟踪管理，确保档案的合理使用和及时归还。7.组织开展档案管理培训工作，提高员工的档案意识和档案管理技能。8.参与企业重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查询、借阅等利用工作，提供相关档案信息和线索。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供有关档案价值和保管期限的意见。（三）员工个人职责1.员工在工作中形成的各类文件材料，应及时整理并移交至本部门兼职档案员，不得据为己有。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自查阅、复印、传播、销毁档案，不得泄露档案机密信息。3.在借阅档案时，应严格履行借阅手续，按时归还档案，并保证档案的完好无损。4.积极配合档案管理部门的工作，提供有关档案管理的意见和建议，共同做好企业档案管理工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.业务档案维修业务档案：包括维修工单、维修记录、故障诊断报告、维修配件清单、客户维修反馈等，记录汽车维修全过程的相关资料。配件业务档案：涵盖配件采购订单、入库单、出库单、库存盘点记录、供应商资料等，反映配件的采购、库存和使用情况。客户档案：包含客户基本信息表、维修历史记录、客户投诉处理记录、客户满意度调查结果等，用于跟踪客户服务和维护客户关系。2.行政管理档案文件档案：包括企业下发的各类文件、通知、通报、报告、请示、批复等，以及企业对外报送的文件材料。会议档案：记录企业各类会议的会议通知、议程、纪要、决议等相关资料。人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、劳动合同、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利档案等。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料、财务预算与决算文件等。资质证照档案：企业营业执照、经营许可证、税务登记证、组织机构代码证、维修资质证书、人员资格证书等相关证件的原件及复印件。3.技术档案维修技术资料档案：汽车维修手册、技术规范、电路图、维修工艺文件、技术改进记录等，为维修工作提供技术支持。设备档案：维修设备的购置合同、验收报告、使用说明书、维护保养记录、维修记录等，确保设备的正常运行。技术培训档案：员工参加各类技术培训的培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩等资料。（二）档案编号1.档案编号采用“分类代码+流水号”的方式，确保档案编号的唯一性和系统性。2.分类代码按照档案分类设置，例如：业务档案用“YW”表示，行政管理档案用“XZ”表示，技术档案用“JS”表示。3.流水号为每类档案的顺序编号，从001开始依次递增。4.例如，维修业务档案中的第5份档案编号为“YW005”，人事档案中的第12份档案编号为“XZRS012”。四、档案收集与整理（一）收集范围1.企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、记录等均属档案收集范围。2.包括但不限于上级文件、内部文件、维修业务资料、配件业务资料、客户资料、行政管理资料、技术资料、设备资料、财务资料、资质证照等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期收集本部门的档案资料，确保档案的及时归档。2.档案资料应真实、完整、准确，签字盖章手续齐全，字迹清晰，载体完好。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行有效的备份存储。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间有机的历史联系。2.按照档案分类方案，对收集到的档案资料进行分类、排序、编目、装订等工作。3.对于纸张档案，应去除金属物，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，确保整齐美观。4.电子档案应按照分类要求进行文件夹整理，并建立相应的索引目录，便于查找和利用。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，确保档案库房的安全与适宜的保管环境。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类顺序依次上架存放，排列整齐，便于查找。2.对于重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存、定期检查等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份数据应异地存放。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：企业设立、变更、终止等重要文件，具有重大历史价值和法律凭证作用的档案，如营业执照、公司章程、审计报告等。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如重要业务合同、维修技术资料、设备档案等。短期保管的档案：保管期限为110年（不含10年）的档案，如一般性文件、客户档案、日常维修记录等。2.档案保管期限应根据国家有关规定和企业实际情况进行确定，并在档案整理时明确标注。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案账目相符。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等问题，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并记录在案。3.清查结束后，应编制档案清查报告，总结档案管理工作情况，提出改进措施和建议。六、档案利用（一）利用范围1.企业内部员工因工作需要，可查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要，经企业相关领导批准，可查阅与该单位业务相关的档案。（二）利用手续1.内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、用途、查阅或借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合规定的申请，予以批准，并办理查阅或借阅手续。3.外部单位查阅档案，应提交单位介绍信、查阅申请函等相关材料，经企业分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.借阅档案时，借阅人应在《档案借阅登记簿》上签字登记，领取档案，并按照规定的期限归还档案。如需延期归还，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽换、撕毁等。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在复印件上加盖档案管理专用章。3.借阅档案的人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，应承担相应的责任。4.档案利用完毕后，借阅人应及时归还档案，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定依据1.国家有关档案鉴定的法律法规和行业标准。2.企业档案管理制度和档案保管期限表。3.档案的现实利用价值和历史保存价值。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应定期对到期档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案的内容和保存价值。2.对于仍有利用价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，报企业领导审批。（四）