制定安全档案管理制度

PAGE制定安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司安全管理工作，规范安全档案的建立、保管、使用和销毁等流程，确保安全档案真实、完整、有效，为公司安全决策、事故预防与处理等提供有力依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各项目及全体员工在安全管理活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：安全档案应如实反映公司安全管理工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖安全管理的各个方面，包括安全规划、制度建设、教育培训、检查整改、事故处理等，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案的整理、归档和保管，确保档案管理工作规范有序。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、敏感信息的安全档案，应严格保密，防止信息泄露。二、安全档案的分类与内容（一）安全规划档案1.公司年度安全工作计划：明确年度安全工作目标、任务、措施和责任人，以及阶段性工作安排。2.安全专项规划：如消防安全规划、职业健康安全规划等，针对特定领域或项目制定的长期安全规划。（二）安全制度档案1.安全管理制度：包括安全生产责任制、安全检查制度、安全教育培训制度、事故应急预案及演练制度、安全奖惩制度等各项安全管理制度的正式文件。2.制度修订记录：记录安全管理制度的修订时间、原因、修订内容等信息。（三）安全教育培训档案1.培训计划：年度、季度、月度安全教育培训计划，明确培训对象、内容、时间和方式等。2.培训记录：每次安全教育培训的详细记录，包括培训时间、地点、培训师、培训内容、参与人员签到等。3.培训教材：收集整理的各类安全教育培训教材、课件、视频等资料。4.员工培训档案：记录员工个人的安全教育培训经历，包括培训时间、培训内容、考核成绩等。（四）安全检查档案1.检查计划：定期和不定期安全检查计划，明确检查范围、内容、人员和时间安排。2.检查记录：每次安全检查的详细记录，包括检查时间、地点、检查人员、发现的问题及整改情况等。3.隐患排查治理台账：记录安全隐患排查情况，包括隐患描述、发现时间、整改责任人、整改期限、整改完成情况等。（五）安全设施设备档案1.设备台账：详细记录公司各类安全设施设备的名称、型号、规格、数量、购置时间、使用部门等信息。2.设备维护保养记录：记录安全设施设备的日常维护、定期保养、维修情况，包括维护保养时间、内容、维修更换部件等。3.设备检测报告：安全设施设备的定期检测报告，如消防设施检测报告、特种设备检测报告等。（六）职业健康安全档案1.职业健康危害因素检测报告：对工作场所职业健康危害因素进行检测的报告，明确检测项目、检测结果、超标情况等。2.员工职业健康体检档案：记录员工职业健康体检的时间、项目、结果等信息，跟踪员工职业健康状况。3.职业健康防护用品发放记录：记录职业健康防护用品的发放时间、种类、数量、领取人员等信息。（七）事故档案1.事故报告：事故发生后，现场人员、部门及时向上级报告的事故情况说明，包括事故发生时间、地点、经过、伤亡情况、初步原因分析等。2.事故调查记录：事故调查过程中形成的各种记录，包括调查人员组成、调查方法、询问笔录、现场勘查记录、事故原因分析、责任认定等。3.事故处理报告：事故处理结果的报告，包括事故处理措施、对责任人的处理意见、整改措施及落实情况等。4.事故案例分析资料：对典型事故案例进行分析总结形成的资料，用于吸取教训，预防类似事故发生。（八）其他安全档案1.安全会议记录：公司安全工作会议、专题会议等的记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等。2.安全工作汇报材料：各部门、各项目向上级汇报安全工作进展、存在问题及下一步计划的材料。3.安全活动记录：公司组织的各类安全活动记录，如安全月活动、安全知识竞赛、应急演练等。4.外来文件及资料：与安全管理相关的国家法律法规、行业标准、政府部门文件、外部机构提供的安全技术资料等。三、安全档案的建立与归档（一）档案收集1.各部门、各项目应指定专人负责安全档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整。2.安全档案资料应在形成后及时收集，对于重要文件、紧急事件相关资料应立即收集。3.收集的档案资料应包括原件、复印件、电子文档等多种形式，确保资料的完整性。（二）档案整理1.收集到的安全档案资料应按照分类标准进行整理，对同一类档案进行编号、排序、编目等。2.对档案资料进行分类装订，保持资料的整齐、美观，便于查阅和保管。3.电子档案应按照规范的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，确保电子档案管理有序。（三）档案归档1.整理好的安全档案应及时归档到公司安全档案管理部门指定的档案柜或电子存储设备中。2.建立档案归档目录，记录档案的类别、名称、编号、归档时间等信息，便于查询和管理。3.档案管理人员应定期对归档档案进行核对，确保档案归档的准确性和完整性。四、安全档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的安全档案保管室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全存放。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.安全档案的保管期限应根据档案的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：安全规划档案：长期保管。安全制度档案：长期保管。安全教育培训档案：长期保管员工个人培训档案，培训计划、记录等保管期限根据实际情况确定，一般不少于5年。安全检查档案：长期保管。安全设施设备档案：设备报废后保管5年。职业健康安全档案：长期保管员工职业健康体检档案，其他相关档案保管期限根据实际情况确定，一般不少于5年。事故档案：长期保管。其他安全档案：根据档案内容确定保管期限，重要文件长期保管，一般文件保管期限不少于5年。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对安全档案进行检查和清点，确保档案无损坏、丢失、霉变等情况。2.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，不得擅自留存。3.档案保管场所应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。五、安全档案的使用（一）借阅规定1.因工作需要借阅安全档案的，应填写《安全档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、借阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门借阅。2.档案管理人员应按照申请表的内容进行档案借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人不得擅自转借、复印、摘抄安全档案，如需复印或摘抄，应另行填写申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员代为办理。5.借阅人应妥善保管借阅的安全档案，不得损坏、丢失，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅安全档案的，可直接到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损等。3.外部单位或人员因特殊原因需要查阅公司安全档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程应严格按照公司相关规定进行，档案管理人员应做好查阅记录。六、安全档案的销毁（一）销毁条件1.安全档案保管期满，且无继续保存价值的，可按照规定进行销毁。2.因其他原因需要提前销毁的档案，应经公司主管领导批准，并严格按照规定程序进行。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期满的安全档案进行清理，提出销毁意见，填写《安全档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《安全档案销毁申请表》经部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息。4.销毁记录应与销毁申请表一并存档，以备查考。七、监督与考核（一）监督检查1.公司安全管理部门应定期对各部门、各项目的安全档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.监督检查内容包括档案的建立、归档、保管、使用、销毁等环节，发现问题应及时提出整改意见，