学校女工档案管理制度

PAGE学校女工档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校女工档案管理，确保女工档案的完整、准确、安全和有效利用，维护女工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校全体女工的档案管理工作。（三）管理原则1.集中统一管理原则：女工档案由学校指定的部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映女工的实际情况，确保信息的准确性。3.保密原则：严格遵守保密规定，保护女工的个人隐私。4.规范有序原则：档案管理工作应按照规定的程序和标准进行，确保档案管理的规范化和科学化。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、民族、出生日期、籍贯、政治面貌。2.学历、学位、专业、毕业院校、毕业时间。3.参加工作时间、工作单位、岗位变动情况。4.婚姻状况、配偶姓名、配偶工作单位。5.联系方式（手机号码、电子邮箱）。（二）工作经历1.历任工作单位、职务、任职时间。2.工作业绩、奖惩情况。（三）教育培训经历1.参加过哪些培训、进修、学习活动。2.培训内容、培训时间、培训机构。（四）专业技术资格1.取得的专业技术资格证书名称、级别、颁发时间。2.专业技术资格评审材料。（五）职业技能等级1.取得的职业技能等级证书名称、级别、颁发时间。2.职业技能鉴定材料。（六）奖惩情况1.获得的校级、市级、省级及以上奖励。2.受到的纪律处分、行政处罚等。（七）健康状况1.定期体检报告。2.重大疾病诊断证明。（八）其他重要信息1.个人荣誉称号、社会兼职情况。2.其他与女工个人相关的重要信息。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.女工本人提交：女工应按照要求定期提交个人档案材料。2.学校各部门提供：学校各部门在工作中形成的与女工相关的材料，应及时移交档案管理部门。3.外部机构提供：如教育部门、人社部门等提供的涉及女工的材料。（二）收集要求1.材料应真实、完整、有效。2.材料应按照规定的格式和要求填写或提供。3.收集的材料应及时整理归档，不得积压。（三）整理方法1.分类：按照档案内容分类，如个人基本信息、工作经历、教育培训经历等。2.编号：为每份档案材料编号，便于查找和管理。3.装订：将相关材料按照顺序装订成册，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，注明档案材料的名称、编号、日期等信息。四、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的方式保管。2.纸质档案应分类存放于档案柜中，标识清晰。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期备份，确保数据安全。（三）保管期限1.女工档案应长期保管。2.对于一些时效性较强的材料，如近期的奖惩材料等，可适当延长保管期限。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性等。3.发现问题应及时采取措施进行处理，如补充缺失材料、更正错误信息等。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.女工本人有权查阅自己的档案。2.学校相关部门因工作需要查阅女工档案的，应经档案管理部门负责人批准。3.外单位因特殊原因需要查阅女工档案的，应持单位介绍信，经学校主管领导批准，并在档案管理部门指定地点查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经批准后，档案管理人员按照规定提供档案，并做好查阅记录。3.查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、查阅内容等信息。（三）借阅权限1.一般情况下，女工档案不允许借阅。特殊情况需要借阅的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经批准后，档案管理人员将档案交借阅人，并办理借阅登记手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。4.借阅期满，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。六、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.查阅和借阅档案时，应在指定地点进行，不得将档案带出规定场所。4.电子档案应设置加密措施，防止数据泄露。(二)保密责任1.档案管理人员对档案保密工作负有直接责任，如因工作失误导致档案泄露，应承担相应的责任。2.查阅和借阅档案的人员应严格遵守保密规定，如违反规定造成档案泄露，应依法追究其责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的女工档案信息化管理系统，实现档案信息的快速查询、统计分析和动态管理。2.提高档案管理工作的效率和准确性，为学校女工管理提供有力的信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数据录入：将纸质档案内容录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。2.数据维护：定期对电子档案数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。3.信息查询：通过信息化管理系统，方便女工本人及相关部门查询档案信息。4.统计分析：利用信息化管理系统对女工档案数据进行统计分析，为学校决策提供参考依据。（三）信息化安全管理1.建立信息化安全管理制度，加强对信息化管理系统的安全防护。2.定期对信息化管理系统进行安全检查和漏洞修复，防止数据泄露和系统故障。3.对信息化管理系统的操作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。八、档案移交与销毁（一）移交1.在女工离职、退休等情况下，档案管理部门应按照规定将其档案移交给相关部门或机构。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。（二）销毁1.对于失去保存价值的档案材料，可以按照规定进行销毁。