物业档案管理制度通知

PAGE物业档案管理制度通知一、总则（一）目的为加强公司物业档案管理，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理服务水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等，以及参与物业档案管理工作的全体员工。（三）定义1.物业档案：指公司在物业管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括物业规划建设资料、业主及物业使用人资料、物业日常管理资料等。2.档案管理职责：明确公司内部各部门在物业档案管理工作中的职责分工，确保档案管理工作责任到人。（四）管理原则1.集中统一管理原则：物业档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映物业管理活动的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照物业档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，严格遵守国家有关保密规定。二、物业档案的分类与编号（一）分类标准1.物业规划建设档案项目立项文件规划设计图纸施工招投标文件工程竣工验收资料其他与物业规划建设相关的文件2.业主及物业使用人档案业主入住资料（身份证、购房合同等）业主变更资料（房屋转让、继承等相关文件）物业使用人信息（租户资料等）业主及物业使用人投诉与建议记录3.物业日常管理档案物业维修档案（维修记录、维修合同等）物业保洁档案（保洁计划、卫生检查记录等）物业绿化档案（绿化养护记录、绿化改造方案等）物业安全档案（安全巡查记录、消防设施档案等）物业收费档案（收费记录、欠费催缴记录等）其他物业日常管理活动中形成的文件（二）编号方法1.物业规划建设档案：按照项目名称进行编号，格式为“PJ[项目名称缩写][年份][流水号]”。例如：PJXFZY2023001，表示幸福家园项目2023年的第1份规划建设档案。2.业主及物业使用人档案：以业主姓名或物业使用人名称的拼音首字母进行编号，格式为“YZ[姓名拼音首字母][年份][流水号]”。例如：YZLSM2023002，表示李小明业主2023年的第2份档案。3.物业日常管理档案：根据档案类别进行编号，格式为“RC[类别缩写][年份][流水号]”。例如：RCWX2023003，表示2023年第3份物业维修档案。三、物业档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责物业档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.对于在物业管理活动中形成的各类文件，包括纸质文件、电子文件等，均应按照规定进行收集。3.收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，确保档案的原始性和真实性。（二）整理方法1.分类整理：按照本制度规定的分类标准，对收集到的档案进行分类，同类档案集中在一起。2.装订成册：对于纸质档案，应去除金属物，采用线装或胶装等方式装订成册，保持档案的整齐美观。3.编目编号：对整理好的档案进行编目，填写档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，并按照编号顺序排列上架。4.电子档案整理：电子档案应按照分类要求进行文件夹命名，确保文件名与档案内容相符，同时建立电子档案索引，便于查找和利用。四、物业档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门收集整理好的档案，应定期移交公司档案管理部门。2.档案管理部门在接收档案时，应进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。3.档案管理部门按照规定的分类和编号方法，对归档的档案进行进一步整理和上架，建立档案检索系统，方便查询和利用。（二）保管期限1.物业规划建设档案：长期保管。2.业主及物业使用人档案：长期保管，直至业主或物业使用人不再与公司存在物业服务关系。3.物业日常管理档案：根据档案的重要性和使用频率，分为短期（13年）、中期（35年）和长期（5年以上）保管。具体保管期限如下：物业维修档案：重要维修项目档案长期保管，一般性维修档案中期保管。物业保洁档案：短期保管。物业绿化档案：中期保管。物业安全档案：长期保管。物业收费档案：中期保管。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、物业档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅物业档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅物业档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案。3.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅申请表》上签字确认。（三）利用规定1.物业档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司和业主的利益。2.公司内部员工利用物业档案开展工作时，应严格按照公司的相关规定进行，确保档案的正确使用。3.外部单位或个人利用物业档案时，如需复印、摘录档案内容，应经公司主管领导批准，并按照档案管理部门的规定办理相关手续。六、物业档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对物业档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，及时剔除失去保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立物业档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对物业档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.根据档案的保管期限、重要性、使用频率等因素，对档案进行综合评估，确定档案是否仍具有保存价值。2.对于已到保管期限的档案，鉴定小组应逐份审查，对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司主管领导批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁现场应安排专人监督，并做好记录。4.销毁工作完成后，档案管理部门应在《档案销毁申请表》上注明