行政人事工作数据统计与分析自查报告

行政人事工作数据统计与分析自查报告一、自查背景与目的深圳南山科技园A栋的“极光云”公司，行政人事部由1名总监、3名专员、1名数据分析师组成，服务402名正式员工、57名实习生。2024财年Q1-Q2，总部要求“用数据说话”，对人力成本、行政费用、合规风险进行穿透式审计。本次自查以“原始单据—系统记录—财务凭证”三账合一为原则，通过全量抽取、交叉验证、归因分析，输出可落地的纠偏方案，确保下半年预算准确率≥98%、劳动纠纷归零、行政采购节费率≥5%。二、数据范围与口径1.时间窗：2024-01-01至2024-06-302.系统源：北森iTalentX（组织人事、薪酬、绩效）金蝶KIS（财务、应付、资产）企业微信审批流（行政采购、用印、差旅）法大大电子签（劳动合同、离职协议）3.关键指标口径：离职率=当期离职人数/期初人数人均行政费=（办公费+差旅+招待+通讯+车辆）/月均人数合规缺陷：指未在员工入职15日内完成劳动合同用印并回传系统三、数据质量校验3.1完整性应采集薪酬记录2412条，实际2412条，缺失0条应采集行政采购单1086条，实际1085条，缺失1条（编号XZ-240415-066）3.2一致性薪酬系统与财务系统“工资总额”差异0.00元北森“社保公积金”与公司账户“应付职工薪酬”差异-1374.22元，系6月深圳公积金基数调整补缴未入账3.3准确性随机抽样10%劳动合同，人工复核签署日期、岗位、薪资，误差率0%行政车辆里程表与ETC通行记录比对，异常2条，已补录行车登记四、核心指标结果指标2024H1实际2024H1预算同比2023H1偏差根因风险等级离职率18.7%12%+6.3pp研发部项目取消导致被动离职高人均行政费¥3420¥3200+6.9%新增跨境差旅4次中人均培训费¥1050¥1200-12.5%外训供应商合同到期未续低合规缺陷7例0例+7例校招批量入职，印章外借延迟高加班超时（>36h/月）23人0人+23人游戏上线冲刺高五、问题归因与深度剖析5.1离职率被动离职占比71%，集中在Unity客户端组；项目取消公告滞后，员工无内部转岗机会主动离职Top3理由：薪酬竞争力（37%）、职业发展（28%）、通勤（14%）5.2行政费跨境差旅4次，均因版号申请需赴京；未提前30天预订，机票均价¥2840，高于经济舱协议价46%办公耗材单价上涨11%，系原供应商深圳文仪合同到期，新供应商未重新竞价5.3合规缺陷校招85人，3月15日集中入职，劳动合同用印流程需“总部—法务—行政”三级流转，平均耗时4.2天，超制度规定2天六、整改制度与流程再造6.1离职预警制度目的：将被动离职率控制在5%以内适用范围：全体正式员工制度内容：a.每月5日，系统抓取项目里程碑延期>15天或预算削减>20%的项目，自动触发“人力冗余预警”邮件至HRD、业务VPb.HRBP需在3日内完成技能图谱匹配，输出《内部转岗清单》；若无匹配岗位，启动“过渡培训+补偿方案”c.补偿方案：N+1以外，增加30天带薪面试假，员工签字确认后报财务预留d.未执行以上流程导致被动离职，业务VP年度绩效扣减20%，HRBP扣减10%6.2行政采购竞价管理办法目的：节约行政费用≥5%适用范围：单笔≥5000元的非生产性采购流程：Step1需求人填写《行政采购申请》，预算栏必须关联年度预算科目余额Step2行政专员在“深圳阳光采购平台”发布竞价单，竞价周期≥72小时Step3有效报价商≥3家，若不足需书面说明并升级至行政总监审批Step4定标规则：价格70%+服务方案20%+交期10%，系统自动算分Step5合同签署前，行政专员须核对供应商“异常名录”，若在近12个月被行政处罚，一票否决Step6验收时，使用“极光云”资产系统扫码入库，发票、验收单、合同三单匹配后方可付款违规责任：未经竞价擅自采购，对直接责任人处以采购金额5%罚款，上限5000元6.3劳动合同合规提速方案目的：入职15日内完成签署、用印、回传，合规缺陷归零工具：法大大API+企业微信审批流步骤：①入职前3日，HR专员在法大大预生成合同模板，字段自动拉取北森Offer数据②员工报到当天，扫码人脸识别完成签署，耗时<3分钟③系统自动触发企业微信“电子用印”审批，节点缩减为“法务—行政”两级④行政部配备2枚电子章+1枚物理章，物理章由行政前台保管，每日15:00前集中用印⑤用印后，系统自动回传PDF至北森并触发“合规检查”机器人，若T+5日未闭环，机器人每日@HR专员⑥若因特殊原因需邮寄纸质合同，必须使用顺丰次日达，邮费到付，寄出后单号回写系统监督：审计部每月抽检10%合同，发现逾期，对HR专员处以200元/例罚款，直接主管连带50%七、技术落地与工具配置7.1数据仓库搭建采用开源PostgreSQL+Airflow，每日0:30定时ETL，从北森、金蝶、企业微信拉取增量建立“employee_id+date”主键，确保幂等写入敏感字段（薪资、身份证）使用AES-256加密，密钥托管在阿里云KMS7.2可视化看板使用DataEase社区版，配置“人事行政驾驶舱”离职率、人均行政费、合规缺陷三大指标设置阈值告警，超阈值自动发飞书卡片至HRD、CFO7.3自动化脚本Python3.11脚本：读取KIS应付模块，按费用科目汇总，输出《行政费月报》，邮件发送至行政总监，抄送财务脚本托管在GitLab，CI/CD使用GitLabRunner，每次MergeRequest需通过pytest单元测试八、培训与宣贯计划培训主题对象时间方式考核新离职预警制度业务VP、HRBP7月15日线下+Zoom同步现场扫码10题≥80分行政竞价系统操作全体行政专员7月20日线上直播模拟竞价一次成功电子劳动合同签署校招HR、前台8月1日现场演示3分钟内完成1份合同九、风险预案9.1数据泄露触发条件：数据库遭遇SQL注入或员工批量导出薪资表处置：①立即切断AirflowDAG，防止增量同步②30分钟内通知数据保护官DPO，启动《个人信息泄露应急响应表》③72小时内向深圳市网信办书面报告④对受影响员工免费提供1年信用监控服务9.2供应商围标触发条件：同一IP注册≥3家供应商处置：①行政总监即刻废标，并冻结该IP半年②将违规供应商列入黑名单，2年内禁止参与任何项目③向深圳公共资源交易中心举报，保留追究法律责任权利十、时间线与里程碑日期关键任务责任人输出7.10完成数据仓库升级V1.2数据分析师升级报告、回滚方案7.20发布新版《行政采购竞价办法》行政总监制度文件、宣贯PPT7.31离职预警系统上线HRBP、IT操作手册、告警测试记录8.15合规缺陷清零审计审计部审计报告、罚款清单9.30行政费节费率验证财务对比报表、供应商比价单十一、总结与经验输出2024H1行政人事部通过“三账合一”数据治理，首次实现薪酬零差异、合同逾期可追踪至小时级。核心经验：1.制度先行：任何系统优化前，先