退房查房制度

退房查房制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照行业内房屋租赁管理标准及集团母公司关于内部控制与风险管理的规定制定。为规范公司旗下房产租赁业务中退房查房环节的流程管理，强化风险防控能力，提升资产使用效率，特制定本制度。同时，公司基于当前市场环境下对资产精细化管理的内部需求，决定将退房查房工作纳入专项管理范畴，以防范租赁合同违约、资产损耗、安全隐患等关键风险，确保业务合规稳健运行。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属租赁单位及全体员工，覆盖租赁业务全周期中退房前的检查验收、退房时的信息核对、退房后的资产清点及维修确认等环节。具体场景包括但不限于住宅租赁、商业地产租赁、办公空间租赁等所有涉及房屋退租的场景。第三条本制度中核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对特定业务领域（如房屋租赁退房查房）实施的系统性风险识别、管控与改进活动，旨在确保业务流程符合合规要求并持续优化。（二）“XX风险”是指因退房查房流程缺失、执行不力或人为操作失误可能导致的资产损失、租赁纠纷、法律责任等潜在不利后果。（三）“XX合规”是指退房查房工作需严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保各环节操作合法、有据可查、责任明确。第四条退房查房专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有租赁项目退房查房工作均纳入制度管控范围，不留管理空白。（二）责任到人原则：明确各级组织及人员在退房查房环节的职责分工，实现全程可追溯。（三）风险导向原则：重点关注高风险环节（如维修确认、费用结算），强化前置管控。（四）持续改进原则：通过定期复盘、技术赋能等方式优化流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司退房查房专项管理工作负总责，承担最终决策与监督责任；分管领导作为直接责任人，负责组织协调、资源保障及日常督导。第六条设立退房查房专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、牵头部门负责人及专责部门代表组成。领导小组负责统筹全公司专项管理工作，协调跨部门事项，对重大风险及争议事项作出决策审批，并定期听取专项管理报告。第七条明确各级组织职责分工：（一）牵头部门（如资产管理部）：负责牵头制定与修订退房查房管理制度，组织业务培训，定期开展风险排查，监督考核各下属单位执行情况。（二）专责部门（如风控合规部）：负责审核退房查房流程的合规性，提出流程优化建议，对重大风险事件提供专业处置意见，并建立风险数据库。（三）业务部门/下属单位：负责本领域退房查房工作的具体落实，包括制定操作细则、开展现场检查、记录存档及初步风险处置。第八条基层执行岗位（如租赁专员、物业管理人员）应履行以下职责：（一）严格按照制度要求执行退房查房操作，确保检查记录完整、准确。（二）对发现的异常情况或潜在风险及时上报，并协助完成初步处置。（三）签署岗位合规承诺书，对个人操作行为承担直接责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条业务操作合规标准：（一）退房前准备：提前3个工作日向租户发送退房通知，明确检查流程、标准及时间要求，并要求租户配合完成清洁、设施确认等准备工作。（二）现场检查验收：由业务部门牵头，联合物业人员共同实施，重点核对房屋结构完好度、设施设备运行状态、清洁度等，并形成书面检查记录。（三）费用结算核对：依据租赁合同约定，逐项核对押金退还、维修费用分摊等事项，确保结算准确无误。第十条禁止性行为：（一）严禁未经检查擅自办理退租手续。（二）严禁通过伪造检查记录、瞒报资产损耗等方式谋取私利。（三）严禁在退房过程中与租户发生不正当利益输送。第十一条专项风险重点防控点：（一）房屋损耗风险：明确损耗界定标准（如正常磨损与人为损坏区分），建立损耗责任认定机制。（二）维修责任风险：对退房时发现的维修需求进行分类（紧急/常规），明确责任主体（业主/租户）及费用承担规则。（三）沟通争议风险：要求全程留存沟通记录（如照片、录音），设置争议调解流程。第十二条业务流程关键节点管控：（一）合同签订阶段：在租赁合同中约定退房查房标准、责任划分及违约处理条款。（二）租期结束阶段：提前完成租赁合同解除手续，启动退房查房程序。（三）费用结算阶段：提供详细费用清单供租户确认，争议超过XX日未解决的可暂缓结算。第十三条异常情况处置规范：（一）重大资产损坏：立即启动应急响应，暂停押金退还，待责任认定后按比例扣除。（二）租户拒不配合：经多次沟通无效后，可联系第三方评估机构介入，费用由租户承担。第四章专项管理运行机制第十四条制度动态更新机制：（一）每年X月由牵头部门牵头，联合专责部门对制度执行情况开展评估，必要时修订制度。（二）遇法律法规修订或行业重大政策调整时，应在X日内完成制度适应性修改。第十五条风险识别预警机制：（一）每季度开展专项风险排查，重点关注退房纠纷率、维修超期率等指标。（二）对高风险区域（如老旧物业）实施加密检查，并发布预警通知。第十六条合规审查机制：（一）将退房查房合规性审查嵌入租赁合同续签审批流程。（二）设立“未经合规审查不得实施”的硬性规定，违反者承担相应责任。第十七条风险应对机制：（一）一般风险（如轻微损耗）：由业务部门在XX日内完成处置，并上报专责部门备案。（二）重大风险（如结构安全问题）：立即启动应急预案，由领导小组协调物业、法务等部门协同处置。第十八条责任追究机制：（一）对伪造记录、玩忽职守等行为，依规给予警告至降级处罚。（二）造成经济损失的，按责任比例追偿赔偿费用。第十九条评估改进机制：（一）每年X月组织跨部门评估会议，通报管理成效及改进建议。（二）对制度执行率低于X%的部门，取消次年评优资格。第五章专项管理保障措施第二十条组织保障：（一）各级领导需在季度会议上汇报专项管理推进情况，确保资源优先保障。（二）设立专项管理协调岗，负责日常联络与信息汇总。第二十一条考核激励机制：（一）将退房查房工作纳入部门年度绩效考核，占比不低于X%。（二）对优秀执行者给予奖金奖励，连续两年不合格的部门负责人承担管理责任。第二十二条培训宣传机制：（一）每年X月组织全员线上培训，考试合格方可上岗。（二）制作《退房查房操作手册》，在办公系统发布供随时查阅。第二十三条信息化支撑：（一）开发退房查房管理模块，实现流程线上化、风险智能预警。（二）建立电子台账，自动生成检查报告及统计分析报表。第二十四条文化建设：（一）在每年X月开展“合规月”活动，发布典型案例及合规倡议。（二）要求新员工入职时签署退房查房合规承诺书。第二十五条报告制度：（一）下属单位需在每月X日前提交退房查房工作简报，内容包括检查数量、发现问题、处置结果等。（二）每年X月发布专项管理年度报告，向