采购咨询制度

采购咨询制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国采购法》等相关国家法律法规，参照行业先进管理准则及集团母公司关于企业内部控制、风险管理的规定，结合公司实际发展需求，为规范采购咨询业务流程，防范采购环节专项风险，提升采购管理效能，特制定本制度。制度旨在通过系统性管控措施，实现采购咨询业务的合规、高效运行，保障公司资产安全与经营利益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在采购咨询业务全流程中的行为规范，覆盖但不限于以下场景：原材料采购、技术服务引进、咨询服务外包、招标采购活动等。所有参与采购咨询业务的人员均应严格遵守本制度规定，确保业务活动符合法律法规及公司内部管理要求。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“采购咨询专项管理”指公司围绕采购咨询业务，建立的全流程风险防控、业务合规、流程优化的管理体系，包括政策制定、组织执行、监督考核等环节。（二）“采购咨询专项风险”指在采购咨询过程中可能引发的法律纠纷、经济损失、声誉损害等潜在风险，包括但不限于供应商选择不当、合同条款缺陷、流程违规等。（三）“采购咨询合规”指采购咨询业务活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保业务行为的合法性、正当性。第四条采购咨询专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保采购咨询业务各环节纳入管理范围，不留管控盲区。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位的管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向原则：重点防控重大风险，对一般风险进行常态化管理。（四）持续改进原则：根据内外部环境变化，动态优化管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对采购咨询专项管理承担总责，负责统筹推动制度落实、重大风险处置及组织资源保障；分管领导作为直接责任人，负责具体管理工作的监督、协调及决策审批。第六条设立采购咨询专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调采购咨询专项管理工作，审定重大管理政策。（二）审批重大风险事件的处置方案及专项改进措施。（三）监督评价专项管理成效，提出优化建议。第七条划分三类主体职责：（一）牵头部门：由采购管理部担任，负责统筹专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作。（二）专责部门：由法务合规部、财务部组成，分别负责业务合规审核、合同评审、财务审批、税务合规等工作。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控，提交业务需求及风险报告。第八条基层执行岗的合规操作责任：（一）岗位合规承诺：所有参与采购咨询业务的员工应签署合规承诺书，明确个人职责与违规后果。（二）风险上报义务：发现采购咨询业务中的潜在风险或违规行为，应第一时间向牵头部门或专责部门报告。第三章采购咨询重点管控内容与要求第九条供应商尽职调查：业务操作的合规标准：建立供应商准入机制，包括资质审查、业绩评估、信用查询等环节，确保供应商具备合法经营资格及良好履约能力。禁止性行为：严禁与关联方进行非正常交易，禁止利益输送。重点防控点：防范供应商资质造假、履约能力不足等风险。第十条招标采购流程规范：业务操作的合规标准：严格执行招标程序，包括招标文件编制、投标评审、中标公示等环节，确保流程公开透明。禁止性行为：严禁泄露招标信息、干预评标结果。重点防控点：防范围标串标、评标不公等风险。第十一条采购合同管理：业务操作的合规标准：合同签订前需经法务合规部审核，明确双方权利义务，设置违约责任条款。禁止性行为：严禁签订权责不清的合同。重点防控点：防范合同条款漏洞、法律纠纷等风险。第十二条采购价格管理：业务操作的合规标准：通过比价、招标等方式确定合理采购价格，建立价格台账备查。禁止性行为：严禁高价采购、虚假报价。重点防控点：防范价格波动风险、采购成本失控。第十三条采购验收管理：业务操作的合规标准：严格执行验收程序，核对采购物资与合同约定是否一致，确保质量合格。禁止性行为：严禁未经验收擅自入库。重点防控点：防范货物质量风险、验收漏洞。第十四条采购付款管理：业务操作的合规标准：严格履行付款审批程序，确保付款依据充分、流程合规。禁止性行为：严禁违规预付款、超额付款。重点防控点：防范资金挪用风险、财务差错。第十五条采购信息管理：业务操作的合规标准：建立采购信息档案，确保数据真实、完整、可追溯。禁止性行为：严禁篡改采购记录、泄露商业秘密。重点防控点：防范信息泄露风险、数据丢失。第十六条采购争议处理：业务操作的合规标准：建立争议解决机制，优先协商解决，必要时通过法律途径维权。禁止性行为：严禁滥用诉讼权利、恶意维权。重点防控点：防范法律纠纷升级、声誉受损。第四章采购咨询运行机制第十七条制度动态更新机制：根据国家法律法规变化、行业政策调整及公司业务发展需求，牵头部门每年至少组织一次制度修订，确保持续符合管理要求。第十八条风险识别预警机制：（一）定期开展专项风险排查，每年至少一次，覆盖所有采购咨询业务环节。（二）对识别出的风险进行分级评估，发布风险预警通知，明确应对措施。第十九条合规审查机制：（一）将合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点。（二）未经合规审查的业务活动不得实施，确保全程受控。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹解决。（二）制定应急流程，明确责任协同及上报要求，确保快速响应。第二十一条责任追究机制：（一）界定违规情形及处罚标准，包括通报批评、绩效考核扣减、纪律处分等。（二）联动绩效考核，将合规情况与绩效、评优挂钩。第二十二条评估改进机制：（一）定期对专项管理体系有效性开展评估，每年至少一次。（二）针对评估发现的问题，优化流程漏洞，提升管理效能。第五章采购咨询保障措施第二十三条组织保障：各层级领导应明确对专项管理的推进责任，定期听取汇报，解决管理难题。第二十四条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩。（二）设立专项管理奖，对表现突出的部门或个人予以奖励。第二十五条培训宣传机制：（一）分层级开展专项培训，管理层侧重合规履职，一线员工侧重操作规范。（二）通过内部刊物、公告栏等渠道加强合规宣传，提升全员意识。第二十六条信息化支撑：（一）通过系统工具实现采购流程自动化、风险实时监控。（二）建立电子档案，确保数据安全、可追溯。第二十七条文化建设：（一）发布专项合规手册，明确行为规范与违规后果。（二）签订合规承诺书，营造全员合规氛围。第二十八条报告制度：（一）风险事件需在X日内上报牵头部门，重大风险立即上报领导小组。（二）每年X月提交年度管