水利局档案三合一制度范本

PAGE水利局档案三合一制度范本一、总则（一）目的为加强水利局档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水利局机关各科室、直属事业单位及下属各部门在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：本局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，对全局档案进行统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映本局各项工作的实际情况。3.完整性原则：保证档案材料齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括上级文件、本局文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表等。2.业务档案：涵盖水利工程建设、水资源管理、防汛抗旱、水政执法等业务工作中形成的各类文件、资料、图表等。3.人事档案：涉及本局干部职工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等材料。4.财务档案：包含财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务方面的档案。5.声像档案：以照片、录音、录像等形式记录本局重要活动、工程建设等内容的档案。6.电子档案：存储在电子介质上的各类文件、数据等档案资料。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。年度用四位数字表示，保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下），流水号为三位数，从001开始依次编号。2.业务档案编号：根据业务类别进行分类编号，每个业务类别下再按年度流水号编号。如水利工程建设档案编号为SLGCJS2023001，其中SLGCJS表示水利工程建设业务类别，2023为年度，001为流水号。3.人事档案编号：按照人事档案管理的相关规定，采用个人身份证号作为唯一标识编号。4.财务档案编号：以年度类别流水号的形式编号。例如：2023会计凭证001，表示2023年的第1份会计凭证档案。类别包括会计凭证、账簿、报表等。5.声像档案编号：按照形成时间顺序编号，如SX20230501001，表示2023年5月1日形成的第1份声像档案，SX为声像档案标识。6.电子档案编号：与相应纸质档案编号一致，在电子文件名中体现编号信息，便于查找和对应。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各科室、部门应明确专人负责档案收集工作，及时将工作中形成的各类文件、资料等收集齐全。2.对上级机关发来的文件，应在收到后及时登记，并按照规定的传阅范围进行传阅，传阅完毕后及时交办公室归档。3.本局制发的文件，承办科室应在文件印发后10个工作日内将定稿及两份以上的正文送办公室归档。4.会议文件应在会议结束后5个工作日内收集齐全，交办公室整理归档。会议记录、纪要等重要材料应在会议结束后2个工作日内整理完毕并归档。5.业务工作中形成的各类文件、资料、图表等，承办科室应在工作完成后及时整理收集，确保档案的完整性。6.人事档案材料应按照人事管理规定，及时收集、整理并移交人事部门归档。7.财务档案应按照财务管理制度，由财务部门定期整理，在会计年度终了后，按照规定的保管期限进行归档。8.声像档案应在活动结束后或工程建设过程中及时收集整理，确保图像清晰、声音完整，并注明拍摄时间、地点、内容等信息。9.电子档案应与纸质档案同步收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，定期进行备份。（二）整理方法1.文书档案整理：按照文件的形成时间顺序进行排列，同一事由的文件集中在一起，按照正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的顺序排列。然后进行分类、编号、编目、装订等工作。编目内容包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等。2.业务档案整理：根据业务工作的流程和特点，按照项目、阶段等进行分类整理。对每个项目的文件资料进行编号、编目，建立目录清单，便于查找和利用。3.人事档案整理：按照干部人事档案管理的相关规定，对档案材料进行分类、排序、编目、装订等工作。档案材料应齐全完整，真实准确，严禁涂改、伪造档案材料。4.财务档案整理：会计凭证应按照编号顺序进行整理，每本凭证应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码等信息。账簿应按照会计科目顺序排列，报表应按照时间顺序整理归档。5.声像档案整理：照片应冲洗或打印出来，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并进行分类编号。录音、录像资料应转录为电子文件或制作成光盘等存储介质，同时注明录制时间、地点、内容等信息，并进行编号。6.电子档案整理：按照档案分类和编号规则，对电子文件进行分类存储，建立电子文件目录数据库。电子文件应进行元数据著录，确保电子文件的可识别性和可追溯性。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案保管（一）保管场所1.本局设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、防盗门窗等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管期限1.文书档案的保管期限按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。2.业务档案的保管期限根据业务工作的特点和要求，参照相关行业标准和规定确定。一般水利工程建设档案保管期限为长期（1650年），水资源管理、防汛抗旱、水政执法等业务档案保管期限为短期（15年以下）的，应根据实际情况确定具体保管期限。3.人事档案的保管期限按照人事档案管理的相关规定执行，干部职工退休后，人事档案继续保管10年，然后按规定进行处理。4.财务档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务会计报告保管期限为10年等。5.声像档案的保管期限根据其重要性和保存价值确定，重要的声像档案应永久保管，一般性的声像档案保管期限为1030年。6.电子档案的保管期限与相应纸质档案一致，同时应定期进行备份，确保电子档案的长期保存。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.定期对档案进行清查核对，做到账实相符。发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，对借出的档案要及时催还，确保档案按时归还入库。5.对保管期限已满的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，严禁擅自销毁档案。五、档案利用（一）查阅与借阅1.本局工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等信息，经所在科室负责人签字同意后，到办公室办理查阅手续。2.外单位人员查阅本局档案，应持单位介绍信，注明查阅档案的内容、范围等，经局办公室负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案需经局领导批准。3.档案借阅应严格控制，本局工作人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人和办公室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.外单位人员借阅本局档案，必须经局领导批准，并签订《档案借阅承诺书》，明确借阅期限、保密责任等事项。借阅期限一般不得超过7个工作日，特殊情况需延长的，应重新办理审批手续。5.查阅、借阅档案应在档案阅览室进行，严禁将档案带出阅览室。如需复印档案，应经办公室负责人批准，并按照规定进行登记。（二）档案利用登记1.建立档案利用登记簿，对档案查阅、借阅情况进行详细登记。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在科室、查阅（借阅）档案名称、文号、查阅（借阅）目的、归还日期等。2.档案管理人员应及时对档案利用登记情况进行整理和统计，定期向上级主管部门报送档案利用情况报表。（三）档案利用保密规定1.查阅、借阅档案人员应严格遵守国家保密法律法规和本局保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，严禁擅自扩大查阅、借阅范围。3.档案管理人员应对档案利用过程进行监督，发现违反保密规定行为的，应及时制止并报告有关部门。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织与人员1.成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务骨干等。2.档案鉴定工作小组负责对本局保管期限已满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准与方法1.档案鉴定工作应依据国家有关法律法规、行业标准和本局档案管理制度，对档案的内容、价值、保管期限等进行综合评估。2.鉴定工作应采取直接鉴定法，逐件审查档案材料，确定其是否具有保存价值。对具有重要历史价值、现实查考价值和凭证作用的档案，应予以留存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.鉴定工作小组应根据鉴定结果，填写《档案鉴定意见书》，注明档案名称、文号、日期、保管期限、鉴定意见（留存或销毁）等信息，并由鉴定人员签字确认。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案名称、文号、日期、保管期限、数