档案日志管理制度及职责

PAGE档案日志管理制度及职责一、总则（一）目的为加强公司/组织档案日志管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案日志管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案日志应如实记录各项工作活动，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖公司/组织运营过程中产生的各类档案相关信息，不遗漏重要内容。3.保密性原则：对涉及公司机密、敏感信息的档案日志严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：遵循相关法律法规和行业标准，规范档案日志的记录、整理、存储和利用等环节。二、档案日志管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案日志管理制度及相关流程。2.统筹规划档案日志管理工作，明确各阶段目标和任务。3.组织开展档案日志的收集、整理、分类、编目、装订等工作。4.建立档案日志数据库，实现档案信息的电子化管理，便于查询和利用。5.定期对档案日志进行检查、盘点，确保档案的安全存储。6.负责档案日志的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行审批和处理。7.为公司/组织各部门提供档案日志查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪管理。8.开展档案日志管理工作的培训与指导，提高员工的档案意识和管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案日志的日常收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的及时、准确归档。2.明确专人负责档案日志管理，配合档案管理部门完成档案的移交、借阅等工作。3.对本部门产生的档案日志进行保密，防止信息不当传播。4.根据工作需要，合理利用档案日志资源，为业务决策提供支持。（三）员工个人职责1.严格按照档案日志管理制度要求，及时记录个人工作中涉及的档案相关信息。2.将整理好的档案资料按时移交至本部门指定的档案管理人员。3.妥善保管个人工作中接触到的档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借他人。4.在需要查阅档案日志时，按照规定程序申请，不得违规操作。三、档案日志的收集与整理（一）收集范围1.各类文件、报告、合同、协议、会议记录、工作计划与总结等纸质文档。2.电子文件，包括电子邮件、电子表格、文档、演示文稿等。3.业务活动中产生的图表、数据、照片、音频、视频等资料。4.与公司/组织相关的外部文件、资料，如行业报告、政策法规等。（二）收集要求1.各部门及员工应按照档案形成规律和自身业务特点，及时收集档案资料，确保档案的完整性和时效性。2.对于重要档案资料，应在形成后[X]个工作日内移交至档案管理部门或本部门档案管理人员。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损毁或丢失。（三）整理方法1.分类：根据档案的来源、时间、内容等因素，进行科学分类。一般可分为行政管理类、业务管理类、财务类、人力资源类、项目管理类等。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，便于识别和管理。编号应遵循一定的规则，如年份+类别+流水号等。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和检索。4.装订：对纸质档案进行整齐装订，去除金属物，确保档案的牢固和美观。四、档案日志的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，按照分类顺序存放档案。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库、光盘库等存储设备，进行数据备份和存储。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理，实现电子档案的在线检索和利用。（二）保管期限1.根据档案的重要性、时效性和历史价值，确定不同档案的保管期限。保管期限一般分为永久保存、长期保存（[X]年以上）和短期保存（[X]年以下）。2.对于涉及公司核心业务、重大决策、知识产权等重要档案，应永久保存；对于一般性业务档案，可根据实际情况确定保管期限。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对档案日志进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存储环境等。2.每月至少进行一次全面检查，对发现的问题及时记录并采取措施进行整改。对于存在安全隐患的档案，应及时进行处理，确保档案的安全。五、档案日志的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅：公司/组织内部员工因工作需要查阅档案日志时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅范围：档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案资料供查阅。查阅人员应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅记录：档案管理部门应对查阅情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人员、档案名称及编号、查阅目的等信息，以备查询。（二）借阅规定1.借阅申请：因工作需要借阅档案日志的，必须填写《档案借阅申请表》，说明借阅理由、借阅期限、归还时间等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限：一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明原因，经批准后方可延长。3.借阅归还：借阅人员应按时归还档案日志，如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅限制：涉及公司机密、敏感信息的档案日志，原则上不得借阅。确因工作需要借阅的，需经公司/组织高层领导批准，并严格按照保密要求进行管理。六、档案日志的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案日志进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、集体审议的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及财务人员等组成。鉴定小组负责对档案日志进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案日志，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.在销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《档案销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、监督人员等信息。七、档案日志管理的信息化建设（一）建设目标利用现代信息技术，建立高效、便捷、安全的档案日志管理信息系统，实现档案信息的自动化收集、整理、存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入：支持多种格式的档案资料录入，包括纸质档案的数字化录入和电子档案的直接导入。2.分类管理：按照设定的分类标准对档案进行自动分类和编号，方便档案的存储和查找。3.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、日期、编号等进行快速检索，满足用户的查询需求。4.借阅管理：实现档案借阅申请、审批、登记、提醒等功能，对借阅过程进行全程跟踪。5.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性，只有授权人员才能访问和操作相应的档案。6.统计分析：对档案的数量、类型、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据安全1.建立完善的数据备份机制，定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。2.加强系统安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。3.对系统用户进行身份认证和权限管理，严格控制用户的