建立稽查档案制度

PAGE建立稽查档案制度一、总则（一）目的为加强公司内部管理，规范稽查工作流程，提高稽查工作效率和质量，确保公司各项业务活动合法合规开展，特制定本稽查档案制度。本制度旨在通过建立完善的稽查档案管理体系，对稽查工作过程中形成的各类文件、资料进行科学分类、有序归档、妥善保管和有效利用，为公司的决策、管理、监督以及应对内外部检查提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及稽查工作的部门和人员，包括但不限于财务稽查、审计稽查、合规稽查等各类专项稽查活动。涵盖公司总部及各分支机构、子公司的各项业务经营活动，包括但不限于采购、销售、生产、财务管理、人力资源管理等各个环节。（三）基本原则1.真实性原则：稽查档案应如实反映稽查工作的全过程，确保档案内容真实可靠，不得篡改、伪造档案信息。2.完整性原则：全面收集、整理稽查工作中形成的各类文件、资料，保证档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.规范性原则：严格按照规定的分类标准、编号规则、装订要求等进行档案管理，确保档案格式规范、整齐统一。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的稽查档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便利性原则：档案的整理、保管和利用应便于查询、检索和调阅，提高工作效率。二、稽查档案的分类与编号（一）分类标准1.按稽查项目分类财务稽查档案：包括财务报表审计、财务收支检查、税务稽查等相关资料。审计稽查档案：涵盖内部审计、外部审计委托及审计报告等文件。合规稽查档案：涉及公司各项业务活动的合规性检查记录、违规行为调查及处理文件等。其他专项稽查档案：如针对特定业务、项目或突发事件开展的专项稽查资料。2.按档案形成阶段分类稽查准备阶段档案：包括稽查计划、立项审批文件、稽查通知书、被稽查单位基本情况资料等。稽查实施阶段档案：如稽查工作底稿、调查询问记录、证据材料、现场勘查记录等。稽查报告阶段档案：稽查报告、被稽查单位反馈意见及回复、审核审批记录等。后续跟踪阶段档案：整改情况报告、复查记录等。（二）编号规则1.编号结构：采用“年份+稽查项目类别代码+顺序号”的编号方式。例如，2023CJ001，表示2023年的财务稽查项目，顺序号为001。2.稽查项目类别代码财务稽查：CJ审计稽查：SJ合规稽查：GH其他专项稽查：ZX三、稽查档案的收集与整理（一）收集要求1.各稽查项目负责人应在稽查工作开展过程中及时收集相关文件、资料，确保档案资料的完整性和及时性。2.收集的资料应包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、照片、录音、录像等各种形式的记录。3.对于外部提供的资料，如被稽查单位提供的文件、第三方机构出具的报告等，应确保其真实性和有效性，并要求提供方签字盖章确认。（二）整理方法1.文件分类：按照上述分类标准，对收集到的档案资料进行详细分类。2.资料排序：同一类别的档案资料按照形成时间先后顺序进行排列，对于有内在逻辑关系的资料，应按照逻辑顺序排列。3.编号标注：在每份档案资料首页右上角或其他显著位置标注档案编号，确保编号清晰、准确。4.目录编制：根据档案分类和排序情况，编制详细的档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查询和检索。四、稽查档案的归档与保管（一）归档流程1.稽查项目结束后，稽查项目负责人应及时对整理好的档案资料进行核对，确保资料齐全、准确、无误。2.将核对后的档案资料移交至公司档案管理部门，办理交接手续，填写档案交接清单，双方签字确认。3.档案管理部门按照规定的分类和编号规则，对接收的稽查档案进行再次整理和归档，将档案存入专门的档案柜或电子存储系统。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为3年，主要包括一般性的稽查工作底稿、临时文件等。2.中期档案：保管期限为5年，如部分专项稽查报告、阶段性整改记录等。3.长期档案：保管期限为10年及以上，涉及公司重大决策、重要业务活动的稽查档案，以及具有法律纠纷潜在风险的资料应长期保存。具体保管期限根据相关法律法规和公司实际情况确定。（三）保管要求1.纸质档案保管档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，保持适宜的温度和湿度。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案破损、褪色等应及时修复或复制。按照档案编号顺序依次排列存放，便于查找和调阅。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，并设置相应的权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。对电子档案的存储格式、元数据等进行规范管理，确保电子档案的可读性和可追溯性。五、稽查档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅公司管理层、相关业务部门负责人及因工作需要查阅稽查档案的人员，可根据权限申请查阅相关档案。查阅一般性稽查档案需填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。涉及重要业务、敏感信息或需跨部门查阅的稽查档案，需经公司分管领导审批后方可查阅。2.外部单位查阅因法律法规要求、监管检查、司法调查等原因，外部单位需要查阅公司稽查档案的，必须持有相关单位出具的正式函件，并经公司法律合规部门审核、公司分管领导批准。外部单位查阅档案时，档案管理部门应安排专人陪同，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等，如有特殊需要，需另行申请并经批准。（二）借阅流程1.公司内部人员借阅因工作需要借阅稽查档案的公司内部人员，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，填写借阅登记台账，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明原因，经批准后方可延长。2.外部单位借阅原则上不允许外部单位借阅公司稽查档案，如因特殊情况确需借阅的，应按照外部单位查阅的审批流程办理相关手续，并与公司签订保密协议。外部单位借阅档案的期限应严格按照审批意见执行，借阅期间应妥善保管档案，不得转借、丢失或擅自处理档案内容。（三）查阅与借阅记录档案管理部门应对每次查阅和借阅情况进行详细记录，并定期进行统计和分析。记录内容应包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人姓名、部门、档案名称及编号、查阅或借阅目的、审批情况、归还时间等信息。通过查阅与借阅记录，可及时掌握档案的利用情况，发现问题及时采取措施进行处理，同时也为档案的后续管理和统计分析提供数据支持。六、稽查档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、敏感信息的稽查档案，档案管理部门应严格按照公司保密制度进行管理，明确保密责任人和保密范围。2.在档案整理、归档、保管、查阅、借阅等环节，加强对档案信息的保护，防止信息泄露。对接触保密档案的人员进行严格的背景审查和权限管理，确保其具备必要的保密意识和技能。3.档案管理人员应签订保密协议，承诺对所接触的稽查档案信息严格保密，不得向无关人员透露。如发现档案信息有泄露风险，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司相关领导。（二）安全管理1.加强档案存放地点的安全防范措施，安装必要的安全监控设备、防盗报警装置等，确保档案实体安全。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保纸质档案无损坏、电子档案无丢失或损坏等情况。对发现的安全隐患及时进行整改，保障档案的安全存储。3.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施和责任分工。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应对突发事件的能力，最大限度减少档案损失。七、稽查档案的销毁（一）销毁条件1.稽查档案保管期满，且经过公司档案管理部门和相关业务部门审核，确认无继续保存价值的，可予以销毁。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，导致相关稽查档案不再具有利用价值的，也可进行销毁。3.对于涉及法律纠纷、诉讼案件等仍在处理过程中的稽查档案，应在案件终结后按照相关规定进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.申请经公司档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。监销人员应在销毁清单上签字确认，销毁清单应包括销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间等信息。4.对于纸质档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。（三）销毁记录档案管理部门应对每次档案销毁情况进行详细记录，记录内容包括销毁申请时间、批准时间、销毁时间、销毁档案清单、监销人员签字等信息。销毁记录应妥善保存，以备日后查询和审计。通过销毁记录，可保证档案销毁工作的合规性和可追溯性