档案库日常管理制度

PAGE档案库日常管理制度一、总则（一）目的为了加强档案库的日常管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案库的管理工作，包括各类文件、资料、记录等档案的收集、整理、存储、保管、借阅和销毁等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和工作情况。2.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案严格保密。5.便利性原则：便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库日常管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集、整理工作，确保档案质量。3.负责档案的集中统一管理，包括档案的分类、编号、存储、保管等。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。6.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序处理过期、无用的档案。7.组织开展档案管理培训，提高员工的档案意识和管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、整理、上架、保管等。3.做好档案的安全保密工作，防止档案泄露和损坏。4.及时更新档案检索系统，确保档案信息的准确性和完整性。5.协助各部门做好档案的查询、借阅等服务工作，按照规定办理相关手续。6.定期对档案进行清查、盘点，发现问题及时报告并处理。7.参与档案的鉴定和销毁工作，做好相关记录。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件、资料、记录等档案材料。2.档案收集范围包括但不限于：上级文件、内部文件、会议记录、工作计划与总结、合同协议、财务报表、技术资料、业务档案等。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损毁或丢失。对于破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.各部门应定期将收集的档案移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应及时进行整理。整理工作包括分类、编号、编目、装订等。2.档案分类应按照档案的来源、时间、内容等因素进行合理划分，确保分类科学、便于管理。3.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，为每一份档案赋予一个固定的编号，便于查询和管理。4.编目工作应包括编制档案目录、索引等，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，方便用户查找。5.对于纸张较大或较厚的档案，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得影响档案内容的查阅。四、档案存储与保管（一）档案存储1.档案应存放在专门的档案库中，档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库应设置不同的区域，分别存放不同类型和保管期限的档案。对于重要档案和机密档案，应设置专门的保险柜或专柜进行存放。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应按照编号顺序依次上架，不得随意堆放。4.档案库应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。（二）档案保管1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失或其他异常情况，应及时报告并采取相应措施。2.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，如硬盘、光盘、磁带等，以防止数据丢失。备份数据应与原始数据分开存放，并定期进行检查和维护。3.档案保管期限应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况进行确定。一般分为短期、中期和长期保管，具体期限如下：短期保管：保管期限为15年，主要包括一般性的文件、资料等。中期保管：保管期限为515年，主要包括重要的业务文件、合同协议等。长期保管：保管期限为15年以上，主要包括涉及公司/组织核心机密、历史资料等重要档案。4.档案保管期限届满后，档案管理部门应组织相关人员进行鉴定，根据鉴定结果确定档案的存毁。对于确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。五、档案借阅与利用（一）借阅申请1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.借阅申请表应经所在部门负责人签字批准后，方可提交档案管理部门。（二）借阅审批1.档案管理部门收到借阅申请表后，应进行审核。对于涉及机密的档案，应严格按照保密规定进行审批，必要时需经公司/组织领导批准。2.审核通过后，档案管理部门应在借阅申请表上签字，并注明借阅期限和归还日期。（三）档案借阅1.借阅人凭档案借阅申请表到档案管理部门领取档案。档案管理人员应按照申请表上的内容，准确提供档案，并做好借阅登记。2.借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损毁或丢失档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内使用。3.借阅期限届满后，借阅人应按时归还档案。如因特殊情况需要延期借阅，应提前办理续借手续。（四）档案利用1.档案管理部门应积极为公司/组织内部人员提供档案利用服务，根据用户需求及时提供相关档案资料。2.对于重要档案的利用，档案管理部门应进行跟踪和记录，确保档案的合理使用和安全。3.鼓励员工充分利用档案资源，开展业务研究、经验总结等工作，提高工作效率和质量。六、档案保密与安全（一）档案保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司/组织机密的档案进行严格保密。2.未经公司/组织批准，任何人不得擅自对外泄露档案内容。在档案借阅、利用过程中，借阅人应妥善保管档案，不得在非工作场所随意谈论档案内容。3.对于机密档案的查阅和复印，应严格按照规定程序进行审批，确保档案信息不被泄露。4.档案管理人员应定期参加保密培训，提高保密意识和技能，防止因工作疏忽导致档案泄密。（二）档案安全1.档案库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等，确保档案的安全存储。2.档案管理人员应熟悉安全操作规程，定期检查安全设施的运行情况，发现问题及时报告并处理。3.加强对档案库的出入管理，非档案管理人员未经许可不得进入档案库。档案管理人员离开档案库时，应确保门窗关闭、设备断电等。4.对于自然灾害、突发事件等可能影响档案安全的情况，应制定应急预案，采取相应的防范措施，确保档案的安全。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期组织对保管期限届满的档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，相关业务部门参与，组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案是否仍有保存价值。3.鉴定结果应形成书面报告，经公司/组织领导批准后存档。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。（二）档案销毁1.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清单，详细记录档案的名称、编号、数量等信息。2.档案销毁清单应经档案管理部门负责人、监销人员签字确