扶贫局档案借阅管理制度

PAGE扶贫局档案借阅管理制度一、总则（一）目的为加强扶贫局档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在扶贫工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局全体工作人员及因工作需要借阅本局档案的外部单位或个人。（三）档案定义本制度所指档案是扶贫局在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于扶贫项目申报审批文件、资金使用记录、贫困对象信息资料、帮扶工作台账等。二、档案借阅管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案借阅管理制度，并组织实施。2.负责档案借阅的日常管理工作，包括借阅申请受理、登记、审核、借阅期限控制、档案归还验收等。3.定期对档案借阅情况进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。4.对违反档案借阅管理制度的行为进行纠正和处理。（二）借阅人所在部门职责1.负责对本部门人员的档案借阅申请进行审核，确保借阅目的合理、必要。2.督促本部门借阅人员按时归还档案，对逾期未还的情况及时向档案管理部门反馈。3.协助档案管理部门做好档案借阅的相关工作，如提供借阅人员信息、配合调查借阅过程中出现的问题等。三、档案借阅流程（一）借阅申请1.本局工作人员因工作需要借阅档案，应填写《扶贫局档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。2.外部单位或个人因工作需要借阅本局档案，需提前向本局提交书面借阅申请函，说明借阅单位或个人基本情况、借阅档案的名称和用途、借阅期限等，并加盖单位公章。（二）申请审核1.档案管理部门收到借阅申请后，对申请内容进行审核。重点审核借阅目的是否与工作相关、借阅期限是否合理、借阅人员身份及权限是否符合规定等。2.对于本局工作人员的借阅申请，由借阅人所在部门负责人签署意见后报档案管理部门审核；对于外部单位或个人的借阅申请，档案管理部门审核通过后，报局领导审批。（三）借阅登记1.经审核批准的借阅申请，档案管理部门进行借阅登记。登记内容包括借阅日期、借阅人姓名或单位名称、档案名称及数量、借阅期限、审批意见等。2.借阅登记完成后，档案管理人员根据登记信息查找并提取所需档案，交借阅人签收。（四）档案借阅1.借阅人应按照约定的借阅期限使用档案，不得擅自转借他人或扩大使用范围。2.借阅人在借阅档案期间，应妥善保管档案，不得涂改、污损、抽取、撤换、丢失档案材料。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。3.借阅人如需对档案进行复印、拍照等操作，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。复印、拍照后的档案材料应妥善保管，不得用于与借阅目的无关的其他用途。（五）档案归还1.借阅人应在规定期限内归还档案。如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.档案归还时，借阅人应确保档案完整无损，并在档案归还登记表上签字确认。档案管理人员对归还的档案进行认真核对，如发现问题及时与借阅人沟通解决。四、档案借阅期限（一）本局工作人员借阅档案期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况经档案管理部门负责人批准后可适当延长，但最长不超过[X]个工作日。（二）外部单位或个人借阅档案期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前[X]个工作日向本局提出申请，经批准后方可延长，延长后的期限最长不超过[X]个工作日。五、档案借阅权限（一）本局工作人员1.因工作需要，各部门工作人员可借阅本部门形成的档案及与本部门工作相关的其他档案。2.涉及多个部门的综合性档案，需经相关部门负责人签字同意后，方可借阅。3.本局副科级以上领导干部可根据工作需要借阅本局各类档案。（二）外部单位或个人1.上级主管部门、同级政府部门及相关单位因工作需要，可借阅本局与扶贫工作相关的档案，但需按照本制度规定办理借阅手续。2.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅本局档案，应出具正式的查阅函，并按照相关法律法规和程序办理借阅手续。未经本局同意，不得将档案带离本局指定场所。六、特殊档案借阅规定（一）涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，严格按照国家有关保密法律法规进行管理，未经批准，任何人不得借阅。如因工作需要确需借阅的，必须经局主要领导批准，并采取严格的保密措施。（二）重要扶贫项目档案、资金使用档案等，借阅时应严格控制借阅范围和期限，并要求借阅人签订保密承诺书，确保档案信息安全。七、档案借阅监督与检查（一）档案管理部门定期对档案借阅情况进行检查，重点检查借阅期限是否合规、档案归还情况是否正常、档案保管是否完好等。（二）对发现的问题及时进行整改，并将检查结果向局领导汇报。对违反档案借阅管理制度的行为，视情节轻重给予批