档案室悬挂制度文案

PAGE档案室悬挂制度文案一、总则1.目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在规范档案的收集、整理、保管、借阅、利用等各项工作流程，保障公司/组织的正常运转和发展。2.适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.基本原则集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案室，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司/组织的各项活动和业务情况，严禁伪造、篡改档案。保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷、高效的服务。二、档案管理职责1.档案室职责负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。集中统一管理公司/组织各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取必要的防护措施，确保档案不受损坏、丢失和泄密。按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、查阅、复印等利用手续，做好利用登记和统计工作。对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行相应处理。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务素质。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受档案室的业务指导和监督。按照档案管理制度的要求，及时向档案室移交应归档的档案，并办理移交手续。在档案形成过程中，严格按照档案管理规定进行操作，保证档案质量。配合档案室做好档案的利用工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理1.档案收集各部门应按照档案归档范围，及时收集本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等资料。收集的档案应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，日期准确。对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应指定专人负责收集，并及时移交档案室。电子文件的收集应遵循相关标准和规范，确保文件格式的通用性和可读性，并按照要求进行备份和存储。2.档案整理档案室按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。分类应科学合理，便于管理和查找。档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行系统排列和编目。纸质档案应进行装订、编页、编号、编目等工作。装订应牢固、整齐，不掉页、不压字；编页应准确无误；编号应按照分类方案进行，确保唯一性；编目应包括档号、题名、日期、保管期限、密级等项目，填写清晰、准确。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的有效管理和检索。四、档案的保管1.保管场所档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件的专用库房，确保档案的安全保管。库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.保管要求档案应按照分类方案进行存放，同一类别的档案应集中保管，不得分散存放。对不同保管期限、不同密级的档案应分别保管，采取相应的防护措施，防止相互混淆和泄密。定期对档案进行清查核对，做到账物相符，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。加强对电子档案的保管，定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止损坏和丢失。同时，要采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改或泄露。五、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定档案室定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作应由档案管理人员和相关业务部门人员组成的鉴定小组负责进行。鉴定小组应根据档案的价值和历史意义，结合公司/组织的实际情况，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程和结果，经公司/组织领导批准后作为档案鉴定的依据。2.档案销毁对经过鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应经公司/组织领导审批后，由两名以上专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。六、档案的借阅与利用1.借阅范围公司/组织内部员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案。外单位因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，须经公司/组织领导批准，并办理相关手续。2.借阅手续员工借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案室办理借阅手续。档案室对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并按照规定提供档案。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.利用要求借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽换、拆散或转借他人。如需复印档案，应经档案室同意，并按照规定进行登记和收费。查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。涉及公司/组织机密的档案，借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案信息化管理1.信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。按照规划要求，逐步推进档案数字化工作，实现档案信息的电子化存储、检索和利用。2.数字化加工对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家规定的标准要求，确保图像清晰、完整。数字化加工过程中，应建立质量控制体系，对扫描图像进行质量检查，确保数字化档案的质量。对数字化档案进行分类、著录、标引等处理，建立完善的电子档案目录数据库，实现电子档案的有效管理和检索。八、监督与检查1.公司/组织应建立档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用、鉴定、销毁等各个环节，以及档案管理制度的落实情况、档案管理人员的工作情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保