区委办档案三合一制度

PAGE区委办档案三合一制度一、总则（一）目的为加强区委办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区委办各科室在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。区委办档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容应真实反映工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则。加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护档案的保密性和安全性。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案查阅效率，方便工作需要。二、档案分类（一）文书档案1.上级文件。包括党中央、国务院及上级党委、政府发来的文件，上级部门的指示、通知等。2.区委文件。区委制发的各类文件，如决定、决议、通知、通报等。3.区委办文件。区委办起草、印发的文件，以及与区委办工作相关的文件材料。4.会议文件。区委召开的各类会议形成的文件，如会议通知、议程、报告、决议等。5.其他文件。不属于以上分类的其他文书文件。（二）业务档案1.综合业务档案。涉及区委办综合协调、督查督办、信息调研等业务工作形成的档案。2.机要保密档案。机要文件的收发、传递、保管等工作形成的档案，以及保密工作相关文件材料。3.信访档案。群众来信、来访、来电及处理结果等形成的档案。4.其他业务档案。根据区委办具体业务工作形成的其他专项档案。（三）人事档案1.干部人事档案。区委办干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、党团关系等档案材料。2.人事管理档案。人事调配、招聘、培训、考核等工作形成的档案。（四）财务档案1.会计凭证。各类原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿。总账、明细账、日记账等。3.财务报表。月度、季度、年度财务报表等。4.其他财务文件。财务预算、决算、审计报告等相关文件材料。（五）声像档案1.照片档案。反映区委办重要活动、会议、领导视察等的照片。2.录音档案。重要会议、讲话、汇报等的录音资料。3.录像档案。重大活动、工作场景等的录像资料。（六）实物档案1.荣誉证书。区委办获得的各类荣誉证书、奖牌等。2.纪念品。具有纪念意义的礼品、纪念品等。三、档案收集（一）收集范围各科室应按照本制度规定的档案分类，及时收集本科室在工作中形成或收到的各类文件、资料、物品等，确保档案的齐全完整。（二）收集要求1.及时性。文件材料形成或收到后，承办人员应及时整理，在规定时间内移交档案管理人员。2.完整性。收集的档案应包括文件的正本、副本、附件、定稿等，确保内容完整。3.准确性。对收集的档案进行认真核对，确保文件内容准确无误，签字盖章齐全。（三）收集程序1.各科室确定一名档案收集责任人，负责本科室档案的收集工作。2.收集责任人按照档案收集范围和要求，定期收集本科室的档案材料，并进行初步整理。3.整理后的档案材料，由收集责任人填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存本科室，一份随档案移交档案管理人员。4.档案管理人员收到移交的档案后，应认真核对《档案移交清单》，对不符合要求的档案，及时退回科室补充完善。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.文书档案整理。按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，采用“件”装盒的方式进行整理。每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。2.业务档案整理。根据业务工作特点，按照业务流程、时间顺序等进行分类整理，建立相应的档案目录。3.人事档案整理。按照干部人事档案管理规定，对档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。4.财务档案整理。按照会计档案管理办法，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，装订成册，并编制会计档案目录。5.声像档案整理。对照片、录音、录像等资料进行分类编号，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息，并制作相应的文字说明。6.实物档案整理。对荣誉证书、纪念品等实物进行登记造册，注明名称、颁发单位、日期等信息，并妥善保管。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐。2.整理过程中，应保持档案的原貌，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。（二）保管方式1.按照档案分类，将档案分别存放在不同的档案柜中，并建立档案存放索引。2.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放位置正确。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2.业务档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案根据其性质和重要程度，确定相应的保管期限。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理人员提出鉴定意见，报分管领导审核批准。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。3.对失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。六、档案利用（一）利用范围1.区委办工作人员因工作需要查阅档案。2.区委领导及其他相关部门因工作需要查阅档案。3.因法律法规规定或其他特殊情况需要查阅档案的单位或个人。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等信息，经所在科室负责人签字同意后，报档案管理人员审核。2.档案管理人员根据审核意见，确定是否提供查阅，并告知查阅人查阅时间、地点和注意事项。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复制手续。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。2.未经档案管理人员同意，查阅人不得将档案带出档案库房。3.档案利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅人应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立区委办档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为区委办各项工作提供有力的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化。对现有档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库。2.系统功能开发。开发档案管理信息系统，具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定等功能。3.安全保障体系建设。建立档案信息安全保障体系，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时准确地录入档案信息。2.定期对电子档案进行备份，确保数据安全。3.加强对档案信息系统的维护和管理，及时处理系统故障和问题。八、档案人员职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的规范有序。4.做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案保管情况，确保档案安全。5.负责档案信息化建设工作，建立和维护档案管理信息系统。6.为档案利用者提供服务，办理档案查阅、借阅等手续。7.定期对档案进行鉴定，提出档案保管期限调整意见。8.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）各科室档案收集责任人职责1.负责本科室档案的收集工作，确保档案的齐全完整。2.按照档案整理要求，对本科室档案进行初步整理。3.填写《档案移交清单》，及时将整理后的档案移交档案管理人员。4.协助档案管理人员做好档案的查阅、利用等工作。九、监督检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的质量和效率。3.档案信息化建设情况。4.档案人员的履职情况。（二）监督检查方式1.定期检查。每年组织一次档案工作全面检查，对档案管理情况进行综合评估。2.不定期抽查。根据工作需要，对部分科室的档案工作进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查。针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，确保档案工作规范有序。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任科室限期整改。2.整改完成后，责任科室应提交整改报告，由档案管理部门进行复查验收。3.对档案工作成绩突出的科室和个人，给予表