档案集中制度产生于

PAGE档案集中制度产生于一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，提高档案利用效率，保障档案的安全与完整，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案集中制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中管理原则：档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司/组织的各项活动。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全与完整。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案集中管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的集中管理工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度、工作流程及规范。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理与查询利用。4.对档案的保管、利用情况进行监督检查，确保档案安全。5.组织开展档案鉴定、销毁工作。6.为公司/组织各部门提供档案业务指导和培训。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理及初步分类工作，并定期向档案管理部门移交。其职责包括：1.按照档案管理部门的要求，及时收集本部门形成的各类档案。2.对收集的档案进行初步整理，确保档案资料的齐全、完整。3.定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案信息。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务经营类：涵盖市场调研报告、销售合同、采购合同、项目文档、客户资料档案等。3.技术研发类：包含研发项目立项报告、技术方案、实验数据、专利文件、技术图纸等。4.党群工作类：如党组织文件、党员档案、工会活动记录、企业文化建设资料等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的档案，确保档案的时效性。2.档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、存储规范，并与纸质文件相对应。（三）归档流程1.各部门兼职档案员将收集整理好的档案定期（每季度末）移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，按照档案分类标准进行详细分类、编目，并建立档案检索目录。3.对重要档案进行数字化扫描，形成电子档案，与纸质档案一并存储管理。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，将同一年度的档案集中在一起。2.机构分类法：根据公司/组织的内部机构设置，将档案分为不同的类别，如各部门档案。3.问题分类法：结合档案内容所反映的问题，进一步细分档案类别，如行政管理类中的文件、会议纪要等。（三）编号规则1.档案编号采用“年度机构代码类别代码顺序号”的结构。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.机构代码：根据公司/组织内部机构代码编制，如“01”代表行政部门。4.类别代码：按照档案分类标准设定，如“01”代表行政管理类中的文件。5.顺序号：按档案排列顺序依次编号，从“001”开始。（四）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。2.档案目录应打印成册，并同时建立电子目录，方便查询利用。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案分类顺序排列存放。（二）保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用需求，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）保管要求1.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放有序。2.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，保证档案的完整性。3.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的环境条件。4.加强对电子档案的存储管理，定期进行备份，防止数据丢失。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅、借阅相关档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅档案的，须按照规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。（三）利用手续1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅/借阅申请表》，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理。2.外部单位或个人查阅、借阅档案，需提交正式申请函，说明查阅、借阅的目的和范围，经公司/组织主管领导批准后，方可办理。3.查阅、借阅档案时，利用者应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。（四）利用登记档案管理部门对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称及编号等信息，以便跟踪管理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及主管领导组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析其历史价值和现实利用价值。2.参考档案的保管期限，对超过保管期限且无保存必要的档案进行重点审查。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核，提出销毁意见，报公司/组织主管领导批准。2.批准后，档案管理部门填写《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门会同相关部门人员共同监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员在《档案销毁清册》上签字确认，并将其归档保存。八、档案信息化管理（一）系统建设建立完善的档案信息管理系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、利用等功能。（二）数据录入按照档案整理分类结果，将档案的基本信息录入档案信息管理系统，确保数据准确、完整。（三）安全管理加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止数据泄露和非法访问。定期对系统数据进行备份，保障数据安全。九、监督与检查（一）监督机制公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查监督，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案收集、整理、归档情况。2.档案保管条件及安全措施落实情况。3.档案利用手续办理及登记情况。4.档案鉴定与销毁工作开展情况。5.档案信息化管理情况。（三）问题整改对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，