区廉租房档案管理制度

PAGE区廉租房档案管理制度一、总则（一）目的为加强我区廉租房档案管理，确保廉租房档案的完整、准确、安全和有效利用，保障廉租住房分配、管理等工作的规范开展，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我区行政区域内廉租房申请、审核、分配、退出及后续管理过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须反映廉租房工作的真实情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理廉租房工作各个环节的档案资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行分类、编号、整理、存储和利用，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及个人隐私、敏感信息等的廉租房档案进行保密管理，防止信息泄露。5.高效利用原则：充分发挥廉租房档案的作用，提高档案利用效率，为廉租房管理工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善廉租房档案管理制度，指导、监督和检查各部门的档案管理工作。2.集中统一管理廉租房档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全廉租房档案信息管理系统，实现档案信息的电子化存储和共享，提高档案管理的信息化水平。4.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为廉租房管理工作提供决策依据。5.负责向有关部门和单位提供廉租房档案查阅、借阅服务，并按照规定做好登记和保密工作。（二）业务部门职责1.负责本部门在廉租房工作中形成档案资料的收集、整理和初步审核，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、保管、统计等工作，提供必要的协助和支持。3.在开展廉租房相关业务时，严格按照档案管理制度的要求，规范档案的形成和管理，确保档案质量。4.按照规定的程序和要求，向档案管理部门申请查阅、借阅本部门工作中需要的廉租房档案。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握廉租房工作流程和相关法律法规，具备良好的职业道德和责任心。2.负责廉租房档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整，定期检查档案保管状况，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。4.按照规定的程序和权限，办理档案的查阅、借阅、归还等手续，做好登记和记录工作。5.协助档案管理部门开展档案编研、统计等工作，提供相关档案资料和数据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.廉租房申请材料：包括申请人及家庭成员的身份证、户口簿、收入证明、住房证明、婚姻状况证明等相关资料。2.审核材料：街道（乡镇）初审意见、社区公示记录、民政部门收入核查结果、房产部门住房查询结果等。3.分配材料：分配方案、抽签记录、入住通知书、租赁合同等。4.退出材料：退房申请、退房验收记录、租金结算凭证等。5.动态管理材料：定期复核记录、家庭人口及收入变动情况证明等。6.其他相关材料：如投诉举报处理记录、政策文件、会议纪要等。（二）收集要求1.各业务部门应在工作完成后及时将形成的档案资料收集齐全，确保档案内容完整、准确。2.收集的档案资料应使用原件，如因特殊原因需使用复印件的，应注明原件保存处，并由提供复印件的部门或个人签字盖章确认。3.档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，纸张规格统一，不符合要求的应进行整理或补充。（三）整理方法1.分类：按照廉租房工作流程和档案内容，将档案分为申请类、审核类、分配类、退出类、动态管理类等类别。每个类别下再根据具体内容进行二级分类，如申请类可分为个人申请、家庭申请等。2.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。编号格式可采用“年份+类别代码+流水号”，如“2023SQ001”表示2023年的申请类档案第001号。3.装订：对纸张较多的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，装订线距左侧边缘15mm，上下两端各留20mm空白。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册作为检索工具。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各业务部门应定期将整理好的档案资料移交档案管理部门进行归档。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应按照档案分类方案和编号规则，对接收的档案进行核对、登记，并及时上架存放。3.归档后的档案应保持相对稳定，不得随意更改档案内容和顺序。如确需更改，应按照规定的程序进行审批，并在档案备考表中注明更改情况。（二）保管期限1.廉租房档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：包括廉租房政策法规文件、重要会议纪要、涉及重大事项的档案等，应长期保存，以备查考。长期保管的档案：一般为10年以上，如廉租房申请审核档案、分配档案、退出档案等，保存期限应能满足廉租房管理工作的历史追溯和查询需要。短期保管的档案：一般为110年，如日常动态管理记录、一般性的通知等，保存期满后可根据实际情况进行鉴定销毁。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和本制度的要求执行，不得擅自缩短或延长保管期限。（三）保管方式1.纸质档案保管：档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案保管：建立廉租房档案信息管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和检查，确保数据的完整性和可用性。3.档案库房管理：档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：本单位工作人员因工作需要查阅廉租房档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.外部查阅：因审计、纪检监察、司法等工作需要查阅廉租房档案的，应出具单位介绍信和查阅人员的有效证件，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序和要求进行查阅。查阅过程中应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅规定1.原则上不允许借阅廉租房档案原件。如因特殊情况确需借阅的，应填写档案借阅申请表，经档案管理部门负责人和分管领导批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发生档案损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（三）查阅、借阅记录档案管理部门应建立档案查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅的时间、人员、档案名称、查阅目的、借阅期限等信息。查阅、借阅登记台账应妥善保管，以备查考。六、档案的统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理部门应定期对廉租房档案进行统计，统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅借阅情况等。2.统计报表应准确、及时、完整，统计数据应与档案实际情况相符。统计报表应定期报送档案管理部门负责人和相关领导，为档案管理决策提供依据。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的廉租房档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门负责人牵头，组织相关业务人员和档案管理人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报经单位领导批准后进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全和保密。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，对廉租房档案中涉及的个人隐私、家庭收入、住房状况等敏感信息予以保密。2.未经批准，任何人不得擅自对外公布廉租房档案内容。因工作需要查阅档案的人员，应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。3.在档案整理、存储、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。如对电子档案进行加密存储，对纸质档案进行密封保管等。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，确保档案库房的安全。2.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时报告并处理。同时，应做好防火、防盗、防