安监局档案管理制度范本

PAGE安监局档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强安监局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安监局各科室及下属事业单位在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：安监局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，全面反映安监局各项工作的历史面貌。3.便于利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查阅和利用。4.安全保密原则：加强档案的安全防护，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立安监局档案管理领导小组，由局主要领导任组长，各分管领导任副组长，各科室负责人为成员。领导小组负责审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案工作中的重大问题。（二）局办公室作为档案管理的具体执行部门，负责档案管理的日常工作，其职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本局形成的各类档案，定期进行归档和整理。3.建立档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查阅。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.做好档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等。6.负责档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。7.积极开展档案利用工作，为局内各项工作提供档案信息服务，按规定提供档案查阅、借阅服务。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局人员的档案意识。（三）各科室及下属事业单位1.负责本科室及下属事业单位在工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交局办公室归档。2.协助局办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供相关档案信息。3.按照档案管理规定，妥善保管本科室及下属事业单位临时存放的档案，不得擅自销毁或丢失。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与安监局工作相关的文件、指示、通知等。2.安监局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.安全生产监督检查、事故调查处理、行政许可等工作中形成的文件材料，包括检查记录、调查报告、许可证审批文件等。4.安监局召开的各类会议的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议等。5.安监局工作人员参加各类培训、学习、考察等活动形成的文件材料。6.安监局与其他单位签订的合同、协议等文件。7.反映安监局工作活动的照片、音像资料等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及下属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为文书档案、业务档案、声像档案等。文书档案可进一步分为党群工作类、行政管理类、业务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号等信息，便于查阅。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件。库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火设备和温湿度调节设备。（二）档案装具使用符合标准的档案柜、档案盒等装具存放档案，档案柜应排列整齐，便于通风和查找。（三）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放。2.同一类档案应按照顺序依次排列，便于查找和管理。（四）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和安监局实际情况确定。（五）档案定期盘点定期对档案进行盘点，每年至少一次，检查档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定依据根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。鉴定时应参考国家有关档案鉴定的标准和规定。（三）鉴定程序1.档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步整理和统计，列出清单。2.鉴定小组对档案清单进行审查，根据鉴定依据，确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、档号等信息。4.销毁清册经局领导审批后，按照规定程序进行销毁。（四）销毁方式对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，对电子档案应进行彻底删除，并做好记录。销毁工作应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和本制度的规定。2.服务大局原则：档案利用应围绕安监局的中心工作，为安全生产监督管理提供有力支持。3.方便利用原则：简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供优质服务。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局档案。3.司法机关因办案需要查阅本局档案。（三）利用手续1.本局工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室查阅。2.上级机关、其他单位查阅本局档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经局办公室负责人审核同意后，方可查阅。3.司法机关查阅本局档案，需持相关法律文书和单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经局领导审批后，方可查阅。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案库房内查阅档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人和局办公室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立安监局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化档案采集1.对已有的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对电子档案进行整理和规范，确保电子档案的格式统一、内容完整。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入：将档案的基本信息、目录信息等录入系统，建立档案数据库。2.检索查询：提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析：对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。5.