不动产档案资料管理制度

PAGE不动产档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司不动产档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有不动产档案资料的管理，包括但不限于土地、房屋、建筑物及附属设施等相关档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对不动产档案资料进行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实性原则档案资料应如实反映不动产的实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密和个人隐私的档案资料进行保密管理，防止信息泄露。4.便于利用原则档案资料的管理应便于查询、检索和利用，提高档案资料的使用效率，为公司决策和业务开展提供有力支持。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善不动产档案资料管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、归档、保管公司不动产档案资料，建立健全档案管理台账。3.负责对档案资料进行分类、编号、编目、装订等加工处理，确保档案资料的规范化和标准化。4.负责档案资料的信息化管理，建立电子档案数据库，实现档案资料的数字化存储和检索利用。5.负责档案资料的安全保管，定期对档案库房进行检查，确保档案资料的安全完整。6.负责按照规定提供档案资料的查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理工作。7.负责对档案资料的鉴定、销毁工作进行审核和监督，确保档案资料的销毁符合规定要求。（二）业务部门职责1.负责本部门不动产档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.配合档案管理部门做好档案资料的归档、保管和利用工作，按照规定提供相关档案资料的查阅、借阅服务。3.负责对本部门产生的档案资料进行分类、编号、编目等初步加工处理，便于档案管理部门接收和管理。4.负责对本部门档案资料的安全保密工作进行监督和管理，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。（三）分管领导职责1.负责审批不动产档案资料管理制度和档案管理工作计划，确保档案管理工作符合公司发展战略和业务需求。2.负责协调解决档案管理工作中存在的重大问题，为档案管理部门提供必要的支持和保障。3.负责对档案管理工作进行监督和检查，确保档案管理工作的规范、有序开展。三、档案资料收集与整理（一）收集范围1.不动产产权证书、土地出让合同、房屋买卖合同等相关权属证明文件。2.不动产规划设计文件、施工图纸、竣工验收报告等建设过程资料。3.不动产维修、改造、装修等相关资料。4.不动产租赁、抵押、担保等经济活动资料。5.与不动产相关的会议纪要、决策文件、请示报告等管理文件。6.其他与不动产有关的资料。（二）收集要求1.业务部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门产生的不动产档案资料，并进行整理和分类。2.档案资料应内容完整、字迹清晰、签章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体进行记录。3.对于电子档案资料，应确保数据的准确性和完整性，按照规定格式进行存储和备份。（三）整理方法1.分类按照不动产的类别、形成时间、来源等因素进行分类，确保档案资料的系统性和逻辑性。2.编号为每一份档案资料编制唯一的编号，编号应具有系统性和扩展性，便于档案资料的管理和查询。3.编目编制档案资料目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于档案资料的检索和利用。4.装订对纸质档案资料进行装订，确保档案资料的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案资料归档与保管（一）归档流程1.业务部门整理好的档案资料，应在规定时间内移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，检查档案资料的完整性、准确性和规范性，符合要求的予以接收。3.档案管理部门按照档案资料的分类和编号规则，对接收的档案资料进行归档，并录入电子档案数据库。（二）保管期限根据档案资料的重要性和使用价值，确定档案资料的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案资料涉及公司重大权益、产权归属、重要决策等具有长期保存价值的档案资料，如不动产产权证书、土地出让合同、重大建设项目档案等。2.长期保管的档案资料保存期限为10年以上的档案资料，如不动产规划设计文件、施工图纸、竣工验收报告等建设过程资料，以及与不动产相关的重要经济活动资料等。3.短期保管的档案资料保存期限为10年以下的档案资料，如一般性的不动产维修、改造、装修等资料，以及与不动产相关的日常管理文件等。（三）保管方式1.纸质档案资料应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的安全保管。2.电子档案资料应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并分别存放在不同的地点，以防止数据丢失。3.档案管理部门应定期对档案资料进行检查和清点，确保档案资料的数量和质量符合要求。五、档案资料查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案资料，并安排专人负责查阅监督，确保查阅过程符合规定要求。3.查阅人员应在指定地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案库房，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案资料，并与借阅人员签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案资料内容，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换等。4.借阅人员应在规定时间内归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.档案管理部门应定期对借阅档案资料进行跟踪检查，确保档案资料按时归还，如有丢失、损坏等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人组织，相关业务部门人员和档案管理人员参加，组成鉴定小组进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案资料的内容、性质、用途等因素，对档案资料进行综合评估，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案资料，应填写《档案销毁申请表》，注明档案编号、名称、日期、数量、销毁原因等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，报分管领导批准。2.档案管理部门应按照批准的销毁清单，组织专人对档案资料进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。3.销毁档案资料时，应采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，确保档案资料信息无法恢复。4.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案资料信息化管理（一）电子档案数据库建设1.档案管理部门应建立电子档案数据库，将纸质档案资料进行数字化扫描录入，实现档案资料的电子化存储和管理。2.电子档案数据库应具备完善的检索、查询、统计等功能，方便档案资料的利用和管理。3.电子档案数据库应定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。（二）电子档案管理1.档案管理部门应制定电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用、保管等环节的管理工作。2.电子档案应按照