科学分类档案管理制度

PAGE科学分类档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本科学分类档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.科学分类原则根据档案的来源、内容、形式等特征，进行科学合理的分类，便于档案的整理、存储和检索。3.真实完整原则档案管理人员应确保档案内容的真实性和完整性，如实反映公司/组织的各项工作活动。4.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏、泄露，确保档案信息的安全。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责全面的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和修订科学分类档案管理制度及相关操作流程。2.档案收集与整理指导各部门做好档案的收集工作，定期对收集到的档案进行整理、分类、编目，确保档案的系统性和完整性。3.档案存储与保管建立安全的档案存储环境，配备必要的档案保管设施设备，对档案进行妥善保管，防止档案的损坏、丢失和变质。4.档案查阅与利用为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅服务，按照规定办理档案查阅手续，确保档案的合理利用。同时，做好档案查阅记录，对档案利用情况进行跟踪和反馈。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案销毁意见，经批准后对无保存价值的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。6.档案信息化管理推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。7.档案统计与分析定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司/组织的决策提供数据支持。8.档案业务指导对各部门的档案管理工作进行业务指导，组织开展档案业务培训，提高员工的档案管理意识和业务水平。三、档案分类标准（一）文书档案1.上级文件包括党和国家各级领导机关下发的文件，以及与本公司/组织业务相关的上级主管部门的文件。2.公司/组织文件公司/组织制发的各类文件，如公司章程、制度、通知、报告、决议、纪要等。3.部门文件各部门在工作过程中形成的文件，如工作计划、总结、请示、批复、会议记录等。4.会议文件公司/组织召开的各类会议形成的文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。5.人事档案员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利等方面的文件材料。6.财务档案公司/组织的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件材料。7.合同档案公司/组织签订的各类合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。（二）科技档案1.科研项目档案公司/组织承担的科研项目在研究过程中形成的文件材料，包括项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果、结题报告等。2.产品档案公司/组织生产的各类产品在设计、开发、生产、销售等过程中形成的文件材料，包括产品设计图纸、技术文件、工艺文件、质量检验报告、用户反馈等。3.设备档案公司/组织购置、使用、维护的各类设备在采购、安装、调试、运行、维修、报废等过程中形成的文件材料，包括设备说明书、操作规程、维修记录、验收报告等。（三）声像档案1.照片档案公司/组织在工作活动中形成的具有保存价值的照片，包括领导视察、会议活动、工程建设、产品生产等方面的照片。2.录像档案公司/组织在工作活动中形成的录像资料，如会议录像、活动录像、培训录像等。3.录音档案公司/组织在工作活动中形成的录音资料，如会议录音、讲座录音等。（四）实物档案公司/组织在工作活动中获得的具有纪念意义或保存价值的实物，如奖杯、奖牌、证书、纪念品等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责各部门负责本部门在工作过程中形成的各类档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。档案形成部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集范围包括但不限于各类文件、合同、报表、会议记录、科研资料、产品资料、设备资料、声像资料、实物等。3.收集时间各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理部门。对于重要的、紧急的档案，应及时移交。（二）档案整理1.分类编号档案管理部门按照档案分类标准对收集到的档案进行分类，并赋予唯一的编号。编号应遵循科学性、系统性、实用性原则，便于档案的管理和检索。2.编目装订对每一份档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。同时，对档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。3.建立检索工具建立档案检索工具，如纸质目录、电子目录、索引等，方便档案的查阅和利用。五、档案存储与保管（一）存储环境1.档案库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具配备根据档案的类型和数量，配备合适的档案装具，如档案柜、档案架、光盘柜等。装具应符合档案保管要求，具有防火、防潮、防虫等功能。（二）档案保管1.档案上架排列按照档案分类编号顺序，将档案上架排列，便于档案的查找和管理。2.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。3.档案修复与保护对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复和保护，确保档案的完整性和可读性。4.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。同时，定期对电子档案进行病毒查杀和数据维护，确保电子档案的安全。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅因特殊原因需要向外部单位或个人提供档案查阅服务的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅单位或个人名称、查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，经公司/组织主管领导批准后，办理查阅手续。查阅过程中，档案管理人员应全程陪同，确保档案的安全。（二）查阅手续1.登记备案档案管理人员对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以登记备案，并提供查阅场所和必要的查阅设备。2.查阅限制查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。如需复印、拍照、摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.查阅记录档案管理人员应对查阅情况进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅档案名称、查阅目的、查阅范围、查阅结果等信息，查阅记录应妥善保存。（三）利用反馈档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和效果，及时调整档案管理工作策略，提高档案服务质量。同时，鼓励利用档案的部门和个人对档案管理工作提出意见和建议，促进档案管理工作的不断改进。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行鉴定。档案的保存价值应根据档案对公司/组织的历史研究、生产经营、管理决策等方面的作用来确定。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）销毁程序1.编制销毁清册档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.审批《档案销毁清册》经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施档案管理部门按照批准的销毁清册，组织专人对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁记录销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、销毁档案名称、数量、销毁方式等信息。销毁记录应与销毁清册一并保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司/组织的发展提供有力的信息支持。（二）系统功能模块1.档案录入模块实现档案信息的录入、编辑、修改等功能，确保档案信息的准确、完整。2.档案检索模块提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.档案利用模块实现档案的在线查阅、下载、打印等功能，同时记录档案利用情况，为档案利用统计分析提供数据支持。4.档案管理模块包括档案分类管理、编目管理、存储管理、鉴定销毁管理等功能，实现档案管理工作的规范化、自动化。5.系统管理模块设置用户权限管理、数据备份与恢复、系统日志管理等功能，确保系统的安全稳定运行。（三）数据安全与维护1.数据备份定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。2.数据安全防护采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，保障档案管理信息系统的数据安全，防止数据泄露、篡改和丢失。3.系统维护与升级定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能的不断完善。同时，根据公司/组织业务发展和档案管理工作需要，及时调整系统功能和模块。九、档案统计与分析（一）统计内容1.档案收进情况统计每年接收的档案数量、种类、来源等信息。2.档案整理情况统计每年整理的档案数量、分类情况、编目情况等信息。3.档案存储情况统计档案库房的面积、存储容量、档案存放位置等信息。4.档案查阅利用情况统计每年档案查阅利用的次数、人数、档案名称、利用目的等信息。5.档案鉴定销毁情况统计每年鉴定销毁的档案数量、种类、保管期限等信息。（二）分析方法1.数据对比分析将不同年份的档案统计数据进行对比，分析档案管理工作的变化趋势和发展情况。2.相关性分析分析档案管理各项指标之间的相关性，找出影响档案管理工作的关键因素，为档案管理决策提供依据。3.用户需求分析通过对档案查阅利用情况的分析，了解用户的档案需求特点和变化趋势，为优化档案服务提供参考。（三）统计报表与报告1.统计报表定期编