违章建筑档案管理制度

PAGE违章建筑档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司对违章建筑档案的管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司处理违章建筑相关事务提供有力依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及违章建筑管理的所有部门及相关工作人员，包括但不限于规划建设部门、法务部门、档案管理部门等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家及地方有关法律法规、行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映违章建筑的实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则：全面收集与违章建筑相关的各类资料，保证档案的系统性和完整性。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，同时严格遵守保密规定。二、档案管理职责分工（一）规划建设部门1.负责在违章建筑发现、调查、处理过程中及时收集相关资料，包括现场照片、视频、测量数据、建筑图纸、建设审批文件等。2.对收集到的资料进行初步整理，确保资料的真实性和完整性，并及时移交档案管理部门。3.在处理违章建筑事务过程中，根据需要查阅档案资料，配合档案管理部门做好档案的利用工作。（二）法务部门1.参与违章建筑档案管理工作，提供法律方面的指导和支持，确保档案管理工作符合法律法规要求。2.审核与违章建筑相关的法律文件、合同协议等资料，确保其合法性和有效性，并将审核后的资料移交档案管理部门。3.根据工作需要，查阅档案资料，为处理违章建筑法律事务提供依据。（三）档案管理部门1.负责制定和完善违章建筑档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.接收规划建设部门和法务部门移交的档案资料，进行统一整理、分类、编号、装订等工作，建立档案目录和索引。3.负责档案的存储保管，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查和维护。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作，对档案利用情况进行跟踪和反馈。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照相关规定对已过保管期限或无保存价值的档案进行鉴定和销毁处理，并做好记录。三、档案收集（一）收集范围1.违章建筑的基本信息，包括建筑位置、面积、结构、用途、建设时间等。2.建设审批文件，如建设工程规划许可证、施工许可证等，若存在未取得相关审批文件的情况，需收集相关证明材料。3.现场照片和视频，包括不同角度、不同阶段的违章建筑外观、内部结构、施工情况等，照片和视频应注明拍摄时间、地点、拍摄人等信息。4.测量数据，如建筑尺寸、高度、层数等详细测量记录。5.与违章建筑相关的调查笔录、询问笔录等，记录当事人及相关人员对违章建筑情况的陈述。6.处理违章建筑过程中形成的各类文件，如责令整改通知书、行政处罚决定书、拆除决定书等。7.涉及违章建筑的法律文书、合同协议、往来函件等。8.其他与违章建筑管理有关的资料。（二）收集要求1.规划建设部门和法务部门应在违章建筑管理工作开展过程中同步进行资料收集，确保资料的及时性和准确性。2.收集的资料应真实可靠，能够客观反映违章建筑的实际情况，不得伪造、篡改资料。3.对于重要资料，应收集原件；如无法收集原件，需收集经核对无误的复印件，并注明原件存放处及出处。4.资料收集过程中应做好记录，注明资料名称、来源、收集时间等信息。四、档案整理（一）分类标准1.按违章建筑项目分类：以每个违章建筑项目为单位，将该项目相关的所有资料集中整理。2.按资料类型分类：分为文件类、照片类、视频类、测量数据类、笔录类等。3.按时间顺序分类：在每个项目内，按照资料形成的时间先后顺序进行排列。（二）整理步骤1.档案管理部门接收规划建设部门和法务部门移交的资料后，首先对资料进行核对，确保资料齐全、完整。2.对资料进行分类，按照分类标准将不同类型的资料分别整理。3.对文件类资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号格式可设定为“WZ年份项目编号资料序号”，其中“WZ”表示违章建筑档案，“年份”为资料形成年份，“项目编号”为违章建筑项目的编号，“资料序号”为该项目内资料的顺序号。4.对照片类和视频类资料进行标注，注明拍摄时间、地点、内容等关键信息，并按照编号顺序整理成册或存储在电子存储设备中。5.对测量数据类资料进行整理，确保数据清晰、准确，并与相关文件、照片等资料相互印证。6.对笔录类资料进行整理，核对笔录内容的真实性和完整性，按照时间顺序排列。（三）装订要求1.文件类资料应采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。2.照片类和视频类资料整理成册时，应将照片和视频打印或刻录在相应载体上，并附上文字说明，按照顺序装订。3.装订后的档案应在封面注明档案名称、编号、日期等信息。五、档案保管（一）存储方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案存储环境安全、适宜。2.对于纸质档案，应分类存放在档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的电子存储设备中，如服务器、磁盘阵列等，并进行备份存储。备份存储应采用异地存储或多种存储介质相结合的方式，确保数据的安全性。（二）保管期限1.违章建筑档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为5年，主要包括一般性的调查记录、通知等资料。3.中期保管期限为10年，包括行政处罚决定书、拆除决定书等重要文件及相关处理过程资料。4.长期保管期限为20年及以上，涉及重大违章建筑案件、具有典型意义的案例资料等。（三）保管要求1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存储环境等。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和补充。2.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.加强档案库房的安全管理，配备防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施设备，确保档案安全。4.对电子档案应定期进行数据备份和维护，检查存储设备的运行状况及数据的完整性，防止数据丢失或损坏。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门在处理违章建筑相关事务时，可根据工作需要查阅档案资料，如规划建设部门在制定整改方案、法务部门在处理法律纠纷等过程中查阅相关档案。2.外部单位因工作需要，经公司批准后可查阅与违章建筑相关的档案资料，但必须遵守公司的保密规定和档案利用管理制度。（二）利用流程1.内部查阅查阅部门填写《违章建筑档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。将申请表提交档案管理部门，档案管理部门根据申请内容进行审核，审核通过后安排查阅。查阅人员在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。如需复制，应按照规定办理复制手续。查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理部门对查阅情况进行记录。2.外部查阅外部单位提出查阅申请，应提交单位介绍信、查阅人员身份证明等相关材料，并注明查阅目的、查阅内容等信息。公司相关部门对申请进行审核，审核通过后报公司领导批准。档案管理部门根据公司领导批准意见，安排专人陪同外部查阅人员查阅档案，并按照内部查阅流程进行登记和管理。查阅过程中，外部查阅人员不得擅自将档案资料带离指定地点，如需复制，应按照公司规定办理相关手续。（三）利用登记档案管理部门应建立《违章建筑档案查阅登记表》，详细记录档案查阅情况，包括查阅日期、查阅部门、查阅人员、查阅内容、查阅目的、复制情况等信息。查阅登记表应妥善保管，以备查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、规划建设部门和法务部门相关人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.已过保管期限，且对公司处理违章建筑事务及后续工作无参考价值的档案。2.档案内容不完整、不准确，无法反映违章建筑实际情况，且无法补充完善的。3.因自然灾害、保管不善等原因导致档案损坏，无法修复且无利用价值的。（三）销毁程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《违章建筑档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《申请表》经公司领导批准后，档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式，电子档案应进行彻底删除。销毁过程中应安排专人监销，确保档案销毁彻底、安全。