药厂档案室规章制度

PAGE药厂档案室规章制度一、总则（一）目的为加强药厂档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于药厂各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）档案定义本制度所指档案是药厂在生产、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：药厂档案室对全厂档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映药厂的各项活动，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.便于利用原则：建立科学合理的档案分类、编号和检索体系，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构与人员职责（一）档案室设置药厂设立独立的档案室，配备必要的档案管理人员和办公设备，负责全厂档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案的查阅、借阅登记工作，按照规定提供档案利用服务。6.负责档案信息的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等。7.负责对各部门档案管理工作进行指导和监督，协助解决档案管理工作中存在的问题。8.负责档案管理工作的信息化建设，推进档案管理的现代化进程。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理要求，定期将本部门形成的档案整理好，移交档案室统一保管。3.协助档案室做好档案的查阅、利用工作。4.接受档案室的业务指导和监督，不断提高本部门档案管理水平。三、档案收集与归档（一）收集范围1.行政管理类：包括药厂的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.生产管理类：包括生产计划、生产工艺文件、操作规程、质量检验报告、设备档案等。3.科研开发类：包括科研项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告等。4.市场营销类：包括市场调研报告、销售合同、广告宣传资料等。5.物资采购类：包括采购计划、采购合同、物资验收单等。6.其他类：包括与药厂有关的各种证书、荣誉、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、拼凑。3.对重要的、具有长期保存价值的档案，应同时收集电子文档，确保档案信息的备份。（三）归档时间1.行政管理类档案应在文件办理完毕后一周内归档。2.生产管理类档案应在生产活动结束后一个月内归档。3.科研开发类档案应在项目结题后两个月内归档。4.市场营销类档案应在业务活动结束后一个月内归档。5.物资采购类档案应在物资验收合格后一个月内归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类标准进行分类、编号。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案室。3.档案室档案管理人员对移交的档案进行审核接收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。四、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照档案形成的年度进行分类。3.机构：按照药厂内部的组织机构进行分类。4.保管期限：根据档案的保存价值，分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）编号规则1.档案编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的形式。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.机构代码：按照药厂内部组织机构代码表进行编制。4.保管期限代码：永久用“Y”表示，长期用“C”表示，短期用“D”表示。5.流水号：按照档案整理顺序依次编制，用四位阿拉伯数字表示。（四）装订要求1.档案应采用A4纸规格，左侧装订。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.对于纸张规格不符合要求的文件，应进行折叠或裱糊处理。五、档案保管（一）保管环境1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，并有明显标识。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放保管。（三）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。（四）档案修复与保护1.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。2.对易损的档案，应采取特殊的保护措施，如加固装订、裱糊等。3.对电子档案，应定期进行杀毒、维护，确保电子档案的安全。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据。2.从药厂的实际情况出发，全面分析档案的现实利用价值和历史价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.综合分析：结合药厂的发展规划、业务活动等情况，综合分析档案的利用需求和发展趋势。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.将档案销毁清单报药厂主管领导审批。3.经批准后，由档案室组织实施销毁工作，销毁时应两人以上监销，并在销毁清单上签字确认。4.销毁后的档案清单应永久保存。七、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本单位员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅档案的，须经药厂主管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、原因、查阅时间等信息。2.将申请表提交档案室，档案室档案管理人员根据规定进行审核。3.审核通过后，档案管理人员按照查阅申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定的时间内查阅完毕，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并登记备案。（三）借阅范围1.因特殊工作需要，本单位员工可借阅与其工作相关的档案，但必须严格履行借阅手续。2.外单位借阅档案的，须经药厂主管领导批准，并签订档案借阅协议。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、原因、借阅时间等信息。2.将申请表提交档案室，档案室档案管理人员根据规定进行审核。3.审核通过后，档案管理人员与借阅人签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。4.档案管理人员按照借阅协议提供档案，并办理借阅登记手续。5.借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。6.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理人员应定期对档案的数量、种类、利用情况等进行统计，填写档案统计报表。2.档案统计报表应及时报送药厂主管领导和上级档案管理部门。（二）档案移交1.药厂因机构调整、撤销等原因，需