信息档案收集管理制度

PAGE信息档案收集管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织信息档案的收集、整理、保管和利用，确保信息档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥信息档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作过程中形成的各类信息档案的收集管理。（三）基本原则1.真实性原则：信息档案应如实反映公司/组织的各项活动和工作情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与公司/组织业务相关的各类信息档案，保证档案资料的齐全完整。3.规范性原则：信息档案的收集、整理、保管和利用应遵循统一的标准和规范，确保档案管理工作的规范化、科学化。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的信息档案，应严格保密，防止信息泄露。5.时效性原则：及时收集、整理和归档各类信息档案，确保档案资料的时效性，以便于及时查阅和利用。二、信息档案的分类与范围（一）行政公文类1.公司/组织发布的各类文件、通知、通报、报告、请示、批复等。2.上级单位下发的与公司/组织相关的文件、指示、规定等。3.公司/组织内部各部门之间往来的公文。（二）人事档案类1.员工个人基本信息档案，包括简历、身份证复印件、学历证书复印件、职称证书复印件等。2.员工入职、转正、晋升、调岗、离职等相关手续文件。3.员工培训记录、考核记录、奖惩记录等。（三）财务档案类1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务预算、决算报告及相关分析资料。3.税务申报资料、发票存根等税务档案。（四）业务合同类1.公司/组织对外签订的各类业务合同、协议。2.合同履行过程中的相关文件、记录，如订单、发货单、验收单等。（五）项目档案类1.公司/组织承担的各类项目立项文件、可行性研究报告、项目计划等。2.项目实施过程中的各类文档，包括项目进度报告、技术文档、质量检验报告等。3.项目验收文件、总结报告等。（六）客户档案类1.客户基本信息档案，包括客户名称、地址、联系方式、经营范围等。2.与客户沟通、合作的相关记录，如业务洽谈记录、客户反馈意见等。（七）其他档案类1.公司/组织的会议记录、纪要。2.公司/组织的规章制度、工作流程、岗位职责等文件。3.公司/组织的宣传资料、广告文案、活动策划方案等。4.公司/组织的设备档案、资产档案等。三、信息档案的收集职责（一）各部门职责1.负责本部门信息档案的收集、整理和初步审核工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确本部门信息档案收集的责任人，确保信息档案的及时收集和完整归档。3.配合档案管理部门做好信息档案的整理、鉴定、销毁等工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善信息档案收集管理制度，并组织实施。2.指导各部门信息档案的收集工作，解答相关疑问。3.负责对各部门移交的信息档案进行统一接收、整理、保管和利用。4.定期对信息档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。（三）员工个人职责1.按照公司/组织的要求，及时将工作中形成的各类信息档案提交给所在部门。2.对所提交的信息档案的真实性、完整性负责。四、信息档案的收集要求（一）及时性各部门应在信息档案形成后及时进行收集，确保档案资料的时效性。对于重要紧急的信息档案，应在规定时间内完成收集和报送。（二）准确性收集的信息档案应内容准确、数据真实，与实际工作情况相符。对于需要审核的信息档案，应确保审核无误后再进行收集归档。（三）完整性收集的信息档案应包括相关的文件、资料、记录等，确保档案资料的齐全完整。对于涉及多个环节或多个部门的信息档案，应进行全面收集，避免遗漏。（四）规范性信息档案应按照统一的格式、字体、编号等要求进行整理和归档，确保档案管理的规范化。同时，应使用耐久性强的书写材料和存储介质，保证档案的长期保存。五、信息档案的收集流程（一）部门内部收集1.各部门信息档案收集责任人负责收集本部门员工在工作过程中形成的各类信息档案。2.收集责任人应对收集到的信息档案进行初步整理，检查档案资料的完整性、准确性和规范性。3.对于不符合要求的信息档案，收集责任人应及时通知相关人员进行补充或修正。（二）部门审核与移交1.各部门负责人对本部门收集的信息档案进行审核，确保档案资料符合公司/组织的要求。2.审核通过后，各部门应定期将整理好的信息档案移交至档案管理部门。移交时，应填写《信息档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、日期等信息。（三）档案管理部门接收与整理1.档案管理部门对各部门移交的信息档案进行统一接收，并核对《信息档案移交清单》。2.档案管理人员对接收的信息档案进行进一步整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作。3.对于需要数字化处理的信息档案，档案管理人员应及时进行扫描、录入等工作，建立电子档案数据库。六、信息档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于档案的查阅和检索，提高档案利用效率。（二）整理方法1.分类整理：按照信息档案的分类标准，将档案资料进行分类，形成不同的类别和层次。2.编号编目：为每一份信息档案编制唯一的编号，并进行编目，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。3.装订成册：对于纸质档案，应进行装订成册，确保档案的整齐和牢固。4.数字化处理：对重要的信息档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，便于远程查阅和利用。（三）归档要求1.档案管理人员应定期将整理好的信息档案进行归档，按照档案类别和保管期限分别存放。2.归档的信息档案应排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案检索目录，方便快速检索档案信息。3.对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和完整性。七、信息档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放各类信息档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.信息档案的保管期限应根据档案的重要性、性质和利用价值等因素确定。一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为515年，长期保管期限为15年以上。3.对于涉及公司/组织机密的信息档案，应按照保密规定进行长期保管。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，确保库房环境符合要求，保管设备正常运行。2.对存放的信息档案应进行定期盘点，核对档案的数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。3.严格控制档案库房的访问权限，未经授权人员不得进入档案库房。档案管理人员应做好档案出入库登记工作，确保档案的安全。八、信息档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则：信息档案的利用应符合国家法律法规和公司/组织的相关规定。2.服务工作原则：信息档案的利用应紧密围绕公司/组织的业务工作，为各项决策和管理提供支持。3.保密安全原则：在信息档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅和利用信息档案。2.公司/组织员工因个人工作需要查阅和利用与本人相关的信息档案。3.外部单位因业务合作、审计、法律纠纷等原因，经公司/组织批准后查阅和利用相关信息档案。（三）利用流程1.内部查阅利用：公司/组织内部各部门如需查阅和利用信息档案，应填写《信息档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.员工个人查阅利用：员工如需查阅和利用与本人相关的信息档案，应填写《员工个人信息档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。3.外部单位查阅利用：外部单位如需查阅和利用公司/组织的信息档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经公司/组织相关领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（四）利用记录1.档案管理部门应对信息档案的利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅目的、档案名称等信息。2.利用记录应妥善保存，以便于日后查询和统计分析。对于涉及重要信息档案的利用记录，应按照保密规定进行管理。九、信息档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对信息档案进行鉴定，确保档案的有效性和准确性。2.价值评估原则：根据档案的重要性、利用价值和保管期限等因素，对档案进行价值评估，确定是否需要继续保存。（二）鉴定组织1.成立信息档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对信息档案进行全面鉴定，提出鉴定意见和处理建议。（三）鉴定方法1.审查档案内容：对档案资料的真实性、完整性、准确性进行审查，判断其是否具有保存价值。2.评估利用价值：根据档案在公司/组织各项工作中的利用情况，评估其利用价值和时效性。3.参考保管期限：对照档案的保管期限规定，确定是否已超过保管期限。（四）销毁流程1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的信息档案，应填写《信息档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经公司/组织相关领导审批后，方可进行销毁。2.档案管理部门应安排专人负责信息档案的销毁工作，销毁过程应进行现场监督，并做好销毁记录。3.销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、档案名称、数量等信息，销毁记录应妥善保存。十、信息档案的保密与安全（一）保密制度1.公司/组织应建立健全信息档案保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及公司/组织机密的信息档案，应严格限制知悉范围，未经授权人员不得接触和查阅。3.在信息档案的收集、整理、保管和利用过程中，应采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问权限、签订保密协议等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，确保库房设施设备的正常运行，防止火灾、水灾、盗窃等安全事故的发生。2.对电子档案应采取安全可靠的存储和备份措施，防止数据丢失和泄露。同时，应定期进行数据安全检查和维护，确保数据的安全性和完整性。3.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，不得违规操作档案管理设备和系统。同时，应定期参加安全培训，提高安全意识和应急处理能力。十一、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应定期对各部门信息档案的收集、整理、保管和利用情况进行监督检查，确保信息档案管理制度的有效执行。2.监