机关合同档案管理制度

PAGE机关合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强机关合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在机关工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关在履行职能过程中签订的各类合同档案的管理，包括但不限于行政合同、民事合同、经济合同等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由机关档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程管理原则：对合同从签订、履行到终止的全过程进行档案管理，保证档案记录的连续性。3.高效利用原则：便于合同档案的查询、借阅和利用，提高工作效率，为机关决策提供依据。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度，指导和监督各部门的合同档案管理工作。2.集中统一保管机关的合同档案，建立合同档案目录数据库，实现档案的信息化管理。3.对合同档案进行整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化和标准化。4.按照规定的期限保管合同档案，对到期档案进行鉴定和销毁。5.提供合同档案的查询、借阅服务，做好档案利用登记工作。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和移交。2.在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料原件或复印件一式两份提交给档案管理部门，确保档案资料的齐全、完整。3.协助档案管理部门做好合同档案的整理、分类、编目等工作，提供必要的档案信息。4.按照档案管理部门的要求，及时归还借阅的合同档案。（三）相关人员职责1.合同签订人：负责合同的起草、谈判、签订等工作，确保合同内容的合法性、完整性和准确性，并及时将合同文本及相关资料提交给合同承办部门。2.合同审核人：对合同的合法性、合规性、合理性进行审核，提出审核意见，对审核结果负责。3.档案管理人员：严格按照合同档案管理制度进行档案管理工作，保守档案机密，确保档案安全。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本：包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。2.合同相关资料：如招投标文件、谈判记录、会议纪要、往来信函、审批文件、验收报告、结算凭证等。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订后及时收集合同文本及相关资料，确保资料的真实性和完整性。2.收集的合同资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件形式的合同资料，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照合同的性质、类别、年度等进行分类，可分为行政合同类、民事合同类、经济合同类等。2.编号：对每一份合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编目：编制合同档案目录，包括合同编号、名称、签订日期、履行期限、承办部门、合同金额等信息，目录应清晰、准确、完整。4.装订：将合同文本及相关资料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固，便于查阅和保管。四、合同档案的保管（一）保管期限1.一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年或永久保存。2.保管期限自合同终止之日起计算。（二）保管方式1.纸质档案：采用专门的档案柜进行存放，按照分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份存储，确保数据的安全性和完整性。同时建立电子档案索引目录，便于快速查询。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对合同档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.清查过程中发现的问题应及时进行处理，如档案丢失、损坏、霉变等，应查明原因，采取相应的补救措施，并做好记录。五、合同档案的利用（一）利用范围1.机关内部各部门因工作需要查阅合同档案。2.司法机关、行政机关等依法查阅合同档案。3.其他经机关批准的单位或个人查阅合同档案。（二）利用程序1.查阅申请：查阅人应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并提交所在部门负责人签字同意。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，报机关分管领导审批。对于涉及重要合同档案或敏感信息的查阅申请，应报机关主要领导审批。3.查阅登记：经审批同意后，档案管理人员对查阅人进行登记，包括查阅人姓名、单位、查阅日期、查阅内容等信息。4.查阅服务：档案管理人员按照查阅申请提供合同档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案资料。5.归还：查阅完毕后，查阅人应及时归还合同档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的合同档案，未经批准不得查阅、复制和公开。2.查阅合同档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出库房。如需复制档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复制。3.查阅人不得擅自对合同档案进行拍照、录像、录音等操作。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本机关合同档案管理制度为依据，对到期合同档案进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关部门代表组成。鉴定小组负责对到期合同档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.合同档案的完整性：检查合同文本及相关资料是否齐全、完整。2.合同档案的保存价值：根据合同的性质、重要程度、历史意义等因素，判断合同档案是否具有保存价值。3.保管期限：核对合同档案的保管期限是否已满。（四）销毁程序1.编制销毁清册：鉴定小组对确定需要销毁的合同档案编制销毁清册，注明档案编号、名称、数量、保管期限等信息。2.审批：销毁清册报机关分管领导审批，对于涉及重要合同档案或大量档案销毁的情况，应报机关主要领导审批。3.销毁实施：经审批同意