煤矿档案室规章制度

PAGE煤矿档案室规章制度一、总则（一）目的为加强煤矿档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在煤矿生产、经营、管理中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于煤矿档案室及所有涉及档案管理工作的部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：煤矿档案室对全矿各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映煤矿各项活动的实际情况，严禁虚假和不实信息进入档案。3.完整性原则：全面收集、整理煤矿在各个方面形成的档案，保证档案的齐全和完整。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善煤矿档案管理制度。2.负责全矿各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整和安全。5.积极推进档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和初步归档工作，并按照规定定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，接受档案室的业务指导。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.煤矿行政管理类档案：包括上级文件、矿发文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。2.生产技术类档案：涵盖地质勘探资料、设计图纸、作业规程、安全技术措施、生产报表等。3.基本建设类档案：包含矿井建设项目的可行性研究报告、初步设计、施工图、工程变更资料、竣工验收文件等。4.设备仪器类档案：设备的选型论证、购置合同、安装调试记录、使用维护说明书、设备台账等。5.科研项目类档案：科研项目立项报告、研究方案、实验数据、成果鉴定材料等。6.经营管理类档案：市场营销资料、物资采购合同、经济合同、财务报表、审计报告等。7.其他类档案：如荣誉证书、照片、音像资料等具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时将本部门形成的档案收集齐全，不得遗漏。2.档案收集应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或损坏。3.对重要文件和资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保信息的一致性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.生产技术类档案：根据专业类别时间顺序进行分类整理。3.基本建设类档案：按照项目阶段专业进行分类整理。4.设备仪器类档案：以设备型号时间为序整理。5.科研项目类档案：按项目周期研究阶段整理。6.经营管理类档案：根据业务类型时间分类整理。7.其他类档案：按照载体形式或内容特点进行整理。（五）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成整理归档工作。2.重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。四、档案的保管（一）库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房面积应根据档案数量和未来发展需求合理确定，确保档案有足够的存放空间。3.库房应安装温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.对不同类型和载体的档案，应采用相应的装具进行存放，如纸质档案用档案柜，电子档案用存储设备等。（三）档案存放1.按照档案分类方案进行存放，同类档案集中存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，标明档案的类别、编号、存放位置等信息，方便快速定位档案。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊保护措施，如专柜存放、复制备份等。（四）库房管理1.制定库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格控制库房出入人员。2.定期对库房进行检查和维护，确保库房设施设备正常运行，发现问题及时处理。3.做好库房清洁卫生工作，保持库房整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合煤矿实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对到期档案进行一次全面鉴定，确定档案的存毁。2.随时鉴定：对涉及煤矿重大事件、重要决策等档案，根据实际情况及时进行鉴定。3.综合鉴定：综合考虑档案的内容、来源、时间、价值等因素，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册应注明档案的名称、编号、日期、数量等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核签字后，报煤矿主管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告档案室备案。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和煤矿领导汇报档案管理工作情况。3.统计数据应准确、及时、完整，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.各部门应按照规定的时间和要求，将整理好的档案向档案室移交，并办理交接手续。2.档案室接收档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案，应要求移交部门补充完善。3.档案移交后，应及时进行登记和上架，确保档案妥善保管。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障档案利用者的合法权益。2.遵循保密原则，确保档案信息不被泄露，维护煤矿的利益和安全。3.方便快捷原则，提高档案利用效率，满足利用者的合理需求。（二）利用范围1.本矿内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作联系、合作等需要，经煤矿主管领导批准后查阅、借阅档案。（三）利用手续1.本矿人员查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位人员查阅、借阅档案，需持单位介绍信，填写档案利用申请表，经煤矿主管领导批准后，方可到档案室办理借阅手续。3.借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还，如需延期，应办理续借手续。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案室指定地点查阅档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案室同意。2.借阅：根据利用者需求，档案室可提供档案原件借阅，但借阅数量和期限应严格控制。（五）利用监督1.档案室应对档案利用情况进行登记和跟踪，确保档案安全和合理利用。2.对违反档案利用规定的行为，应及时制止并采取相应措施，情节严重的依法依规处理。八、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务和步骤。2.加大对档案信息化建设的投入，配备必要的硬件设备和软件系统，提高档案信息化管理水平。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。2.数字化档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致，相互印证。（三）信息系统管理1.建立档案信息管