服务中心档案管理制度

PAGE服务中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强服务中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在服务中心各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于服务中心各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：服务中心的档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则：档案应如实反映服务中心的各项工作活动，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存服务中心在工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及服务中心机密和敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门服务中心设立专门的档案管理部门，负责服务中心档案的集中管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，规范档案管理工作流程。定期对制度进行评估和修订，以适应服务中心业务发展和档案管理要求的变化。组织档案管理人员学习制度内容，确保制度的有效执行。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订和上架等工作。制定档案收集计划，明确各部门档案移交的时间、内容和要求。对收集到的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。按照档案分类标准进行分类整理，编制档案目录和索引，方便档案的查找和利用。3.负责档案的保管和维护，确保档案的安全。建立档案库房管理制度，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。对破损、褪色等档案进行修复和复制，延长档案的使用寿命。4.负责档案的鉴定和销毁工作。定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。做好档案鉴定和销毁的记录工作，确保档案销毁工作的合规性。5.负责档案的查阅、借阅和利用工作，为服务中心各项工作提供档案支持。建立档案查阅、借阅制度，明确查阅、借阅的范围、程序和手续。对查阅、借阅档案的人员进行登记，记录查阅、借阅的时间、内容和用途。根据查阅、借阅的需求，及时提供档案，并做好档案的归还和清点工作。6.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。制定档案信息化建设规划，逐步实现档案的数字化管理。建立档案数据库，录入档案目录和全文信息，方便档案的检索和利用。加强档案信息安全管理，防止档案信息泄露和丢失。7.负责与上级档案管理部门和其他相关单位的档案业务联系，接受业务指导和监督检查。及时了解上级档案管理部门的工作要求和政策法规，贯彻落实到服务中心的档案管理工作中。积极参加档案业务培训和交流活动，学习先进的档案管理经验和技术，不断提高自身业务水平。配合上级档案管理部门和其他相关单位的档案业务检查和审计工作，如实提供档案资料和情况说明。三、档案的分类与编号（一）档案分类服务中心档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括服务中心的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类：包括服务中心各项业务工作的文件、合同协议、项目资料、业务报表等。3.客户服务类：包括客户档案、服务记录、投诉处理资料等。4.技术资料类：包括服务中心的技术文件、技术方案、技术图纸、技术报告等。5.其他类：包括不属于上述分类的其他档案，如荣誉证书、宣传资料等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：1.行政管理类：代码为“XG”，流水号从001开始依次编排。2.业务管理类：代码为“YW”，流水号从001开始依次编排。3.客户服务类：代码为“KF”，流水号从001开始依次编排。4.技术资料类：代码为“JS”，流水号从001开始依次编排。5.其他类：代码为“QT”，流水号从001开始依次编排。例如，行政管理类的第5份档案编号为“XG005”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。2.档案收集的范围包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等各种形式的资料。3.档案管理人员应及时对收集到的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案，应及时通知相关部门进行补充或修正。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类整理。2.对纸质档案进行编号、编目、装订，编制档案目录和索引。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，录入档案目录和全文信息，确保电子档案的可读性和可利用性。4.对声像档案进行整理，标注相关信息，如拍摄时间、地点、人物、内容等，并进行数字化存储。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案保管要求1.档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和利用。2.对珍贵和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.保持档案库房的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。5.做好档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入库房，确保档案的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作由档案管理部门组织，相关部门人员参加，组成档案鉴定小组。3.档案鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报服务中心领导审批。2.档案销毁工作应在档案管理部门的监督下进行，确保档案销毁的彻底性和合规性。3.档案销毁时，应填写档案销毁清单，注明档案的名称、编号、数量、销毁时间等信息，由档案管理部门负责人、监销人员和销毁人员签字确认。4.档案销毁清单应作为档案管理工作的重要资料进行保存，以备查阅。七、档案的查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.服务中心内部人员因工作需要，可以查阅和借阅与其工作相关的档案。2.外部单位因工作需要查阅服务中心档案的，应按照规定办理查阅手续，并经服务中心领导批准。（二）查阅与借阅手续1.查阅和借阅档案时，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、编号、查阅或借阅的时间、用途等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据申请表的内容，为查阅和借阅人员提供相应的档案，并做好登记工作。4.查阅和借阅人员应按照规定的时间和地点查阅和借阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门或转借他人。5.查阅和借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（三）归还与清点1.查阅和借阅人员应在规定的时间内归还档案，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性。2.如发现档案有损坏或丢失情况，查阅和借阅人员应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、查阅和借阅次数等。3.档案统计数据应真实、准确、完整，为档案管理工作提供决策依据。（二）档案移交1.服务中心因机构调整、人员变动等原因，需要进行档案移交的，应按照档案管理的有关规定办理移交手续。2.档案移交时，应编制档案移交清单，注明档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，由移交部门和接收部门负责人签字确认。3.档案移交清单应作为档案管理工作的重要资料进行保存，以备查阅。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现服务中心档案的数字化管理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，形成电子图像文件。扫描分辨率应符合档案管理的要求，确保图像清晰可读。2.图像处理：对扫描后的图像文件进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的目录信息录入档案数据库，建立档案索引。同时，对重要档案的全文信息进行录入，实现档案信息的全文检索。4.存储管理：将数字化档案存储在服务器或存储设备上，建立安全可靠的存储系统。定期对存储的数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息安全管理1.建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护。2.设置用户权限，对不同人员的档案查阅、修改等操作进行严格授权，防止信息泄露。定期对用户权限进行审查和调整，确保权限设置的合理性和安全性。对涉及敏感信息的档案，设置更高的安全级别，限制访问范围。3.采取数