档案管理十一个制度

PAGE档案管理十一个制度一、总则1.目的本制度旨在加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，为公司各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。3.基本原则档案管理应遵循集中统一管理、真实准确、分类科学、安全保密、便于利用的原则。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司各类档案。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。建立档案借阅、利用登记制度，严格执行借阅审批流程，确保档案安全。定期对档案进行清查、核对，保证档案的完整和准确。负责档案库房的日常管理，维护档案存放环境。协助各部门做好兼职档案员的培训和指导工作。3.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案管理部门移交。配合档案管理部门开展档案清查、核对等工作。协助档案管理部门做好本部门档案的利用服务工作。三、档案的收集与归档1.文件材料的形成与积累各部门及员工在工作活动中应及时形成、积累和整理各类文件材料，确保文件材料的真实、完整。2.归档范围公司各类行政管理文件，包括会议文件、工作计划、总结、报告等。公司业务合同、协议、订单等经济合同类文件。公司财务报表、凭证、审计报告等财务文件。公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、考核等相关材料。公司技术文件，如研发报告、设计图纸、工艺文件等。公司项目档案，包括项目立项、实施、验收等全过程文件。公司荣誉证书、资质证书等相关文件。其他具有保存价值的文件材料。3.归档时间行政管理文件应在次年上半年归档。经济合同类文件应在合同履行完毕后一个月内归档。财务文件应按照会计年度及时归档。人事档案应随时更新并定期归档。技术文件应在项目完成后及时归档。项目档案应在项目验收后三个月内归档。荣誉证书、资质证书等文件应在获得后及时归档。4.归档要求归档的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。归档文件应按照分类方案进行整理，采用统一的装具进行装订和存放。电子文件应与纸质文件同步归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。四、档案的整理与分类1.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法采用年度机构保管期限分类法。年度：按照文件形成的年度进行划分。机构：按照公司内部的部门或机构进行分类。保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。3.编号规则档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号格式为：年度+机构代码+保管期限代码+流水号。4.编目要求编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。五、档案的保管1.档案库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案存放安全。2.档案存放方式档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。不同保管期限的档案应分开存放。3.库房管理定期对档案库房进行检查和维护，确保库房设施设备正常运行。保持库房清洁卫生，温湿度符合要求。严格控制库房人员进出，非档案管理人员未经批准不得进入库房。4.档案数字化管理逐步推进档案数字化工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。六、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息不被泄露和滥用。2.利用范围公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司相关领导批准。3.利用方式查阅：员工可在档案管理部门指定地点查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，详细记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及数量等信息。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值和保管期限合理。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。3.鉴定内容档案的完整性、准确性和系统性。档案的保存价值和保管期限。档案的密级和保密期限。4.销毁程序经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案编制销毁清册。销毁清册应经公司主管领导批准。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应在销毁清册上签字确认，销毁清册应永久保存。八\、档案的统计1.统计内容档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。档案的数量、种类、保管期限等基本信息。2.统计方法定期对档案进行清查盘点，填写档案统计报表，确保统计数据的准确可靠。3.统计分析对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验教训，为改进档案管理工作提供依据。九、档案的保密1.保密制度建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员和利用者的保密教育。2.保密措施对涉及公司机密的档案，应严格限制查阅和借阅范围。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。档案库房应采取必要的保密措施，如安装监控设备、设置门禁系统等。3.密级划分与变更根据档案内容的重要程度和保密要求，将档案划分为不同密级，如绝密、机密、秘密。密级应根据实际情况进行适时变更。十、档案管理的监督与检查1.监督检查机制公司建立档案管理监督检查机制，定期对各部门档案管理工作进行检查和评估。2.检查内容档案管理制度的执行情况。档案的收集、整理、保管、利用等工作质量。档案管理人员的业务水平和工作责任心。3.检查结果处理对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书