档案信用管理制度

PAGE档案信用管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，规范档案信用行为，保障档案信息安全，提高档案管理水平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门、岗位及人员，包括档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实、准确、完整地反映公司/组织的各项活动和业务情况，不得篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏，严格控制档案的查阅、使用范围。4.信用管理原则：建立档案信用评价机制，对档案管理相关人员和行为进行信用记录和评价，激励守信行为，惩戒失信行为。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.统筹规划公司/组织档案管理工作，指导、监督各部门档案管理工作。3.负责档案的集中收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作，确保档案的完整性和安全性。4.建立和维护档案信息管理系统，实现档案的信息化管理和共享利用。5.开展档案信用管理工作，建立档案信用档案，对档案管理相关人员和行为进行信用评价。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步保管工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照公司/组织档案管理制度和流程，定期向档案管理部门移交档案，并配合档案管理部门开展档案管理工作。3.负责本部门档案的查阅、使用登记和归还工作，严格遵守档案查阅、使用规定，确保档案安全。4.将档案信用管理纳入本部门日常管理工作，教育和督促本部门人员遵守档案管理规定，诚实守信。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作规范、有序进行。2.负责档案的具体收集、整理、编目、上架、保管等工作，保证档案的质量和安全。3.按照规定办理档案查阅、借阅、利用等手续，做好登记和跟踪服务工作，及时收回档案。4.协助开展档案鉴定和销毁工作，对拟销毁档案进行审核和登记。5.参与档案信用管理工作，提供档案管理相关信用信息。三、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围涵盖公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等。2.收集要求各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的档案资料，确保档案的齐全、完整。档案收集应遵循以下要求：归档的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备。归档的文件材料应按照形成规律和有机联系进行分类整理，保持文件之间的历史联系。电子文件应按照规定格式和命名规则进行收集，确保电子文件的可读性和可利用性。3.收集时间文书档案应在次年上半年完成收集归档工作；科技档案应在项目结束后一个月内完成归档；财务档案应按照财务管理制度规定的时间进行归档；人事档案应及时更新归档；业务档案应根据业务流程和规定时间进行归档。（二）档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录。科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立档案案卷，编目编号。财务档案：按照会计年度、类别进行分类整理，装订成册，编制档号。人事档案：按照个人身份信息、履历材料、考核材料、奖惩材料等类别进行分类整理，建立个人档案卷宗。业务档案：根据业务特点和管理要求，制定相应的分类标准进行整理。3.整理质量要求文件材料应齐全完整，分类准确，编目规范。档案装订应牢固整齐，无金属物，备考表填写完整。电子档案应进行备份，并建立相应的索引和目录，便于检索利用。四、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准，配备必要的通风、除湿、空调等设备。（二）档案存储1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.纸质档案应使用符合标准的档案装具进行存放，如档案盒、档案柜等。电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。3.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，确保档案的安全和完整。（三）档案保管期限根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。1.永久保管档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较短时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、人员等的安全管理。2.配备必要的安全防护设备和消防器材，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握安全技能。4.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够迅速、有效地保护档案安全。五、档案利用（一）利用范围公司/组织内部人员因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.内部查阅查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改档案内容，不得将档案带出查阅场所。查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案，确保档案完整无损。2.内部借阅借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案。如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。3.外部查阅外部单位查阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅人员等情况。公司/组织档案管理部门对申请进行审核，经公司/组织分管领导批准后，办理查阅手续。查阅过程中，应安排专人陪同，严格控制查阅范围和时间。外部单位查阅档案后，应按照规定签订保密协议，不得擅自泄露档案内容。如需复制档案，应经公司/组织档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用监督1.档案管理部门应加强对档案利用情况的监督检查工作，定期对档案查阅、借阅记录进行核对，确保档案利用规范、有序。2.对违反档案利用规定的行为，应及时进行制止和纠正，并按照公司/组织相关规定进行处理。情节严重的，依法追究相关人员的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门人员等。鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，应进行销毁处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案清单，提交档案鉴定工作小组进行鉴定。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁，并签署鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。2.销毁档案时，应采用符合环保要求的方式进行，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信用管理（一）信用档案建立1.为公司/组织内所有涉及档案管理的部门、岗位及人员建立档案信用档案，记录其在档案管理活动中的信用信息。2.档案信用档案内容包括基本信息、信用评价记录、奖惩记录等。基本信息包括姓名、部门、岗位、联系方式等；信用评价记录包括日常档案管理工作表现、遵守档案管理制度情况、档案利用情况等方面的评价；奖惩记录包括因档案管理工作受到的表彰奖励和违规违纪处罚情况。（二）信用评价指标1.档案管理规范度：包括档案收集、整理、保管、利用等环节是否符合规定流程和标准，档案分类是否准确，编目是否规范等。2.档案信息真实性：档案内容是否真实、准确、完整，有无篡改、伪造档案信息的行为。3.档案安全保障：是否采取有效措施确保档案安全，有无档案丢失、损坏、泄露等安全事故发生。4.档案利用合规性：档案查阅、借阅、利用等手续是否齐全，是否按照规定范围和程序进行利用，有无违规利用档案的行为。5.合作与协作：在档案管理工作中与其他部门的合作与协作情况，是否积极配合档案管理部门开展工作。（三）信用评价方法1.档案管理部门定期对档案管理相关人员和行为进行信用评价，评价周期为一年。2.采用定性与定量相结合的评价方法，根据信用评价指标，对档案管理相关人员和行为进行评分。评分标准分为优秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。3.信用评价过程中，应广泛收集相关信息，包括档案管理部门的日常检查记录、档案利用部门的反馈意见、内部审计和监督检查结果等。4.档案管理部门应将信用评价结果及时反馈给相关部门和人员，并在公司/组织内部进行公示。（四）信用奖惩措施1.守信激励对信用评价为优秀的部门和人员，给予表彰奖励，如颁发荣誉证书、给予绩效加分、优先晋升等。在档案管理工作中，优先考虑信用良好的部门和人员参与重要项目和工作任务。对信用良好的部门和人员，在档案查阅、借阅等方面给予一定的便利和优惠。2.失信惩戒对信用评价为不合格的部门和人员，进行批评教育，并责令其限期整改。对因档案管理失信行为给公司/组织造成损失的，依法追究相关人员的责任，要