行政机关档案管理制度

PAGE行政机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强行政机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在行政管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本行政机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政机关各部门在履行职能活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本行政机关档案实行集中统一管理，由机关综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则各部门应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映本部门职能活动和历史面貌，不得伪造、篡改、损毁档案。3.方便利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立健全档案检索体系，提高档案利用效率，为行政管理、决策咨询、工作查考等提供及时、有效的服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责档案管理工作的组织、协调和指导制定档案管理制度、业务规范和工作流程，组织开展档案业务培训，对各部门档案管理工作进行监督检查和考核评价。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用收集本行政机关各部门形成的各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订等工作，确保档案的系统性和完整性。建立档案库房，配备必要的档案保管设备，对档案进行安全保管，定期检查档案保管状况，确保档案安全。按照规定的期限和标准，对档案进行鉴定，确定档案的存毁，对已到保管期限且无保存价值的档案进行销毁处理。建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。负责档案的查阅、借阅服务，按照规定的程序和权限，为机关内部人员和外部单位提供档案利用服务，做好档案利用登记和跟踪反馈工作。3.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。4.档案编研工作开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为机关工作提供历史借鉴和决策支持。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和移交按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，进行初步整理，定期向综合档案室移交档案。2.协助综合档案室开展档案管理工作配合综合档案室做好档案的查阅、借阅、鉴定、统计等工作，提供有关档案信息和资料，协助解决档案管理工作中出现的问题。3.负责本部门档案的日常管理对本部门保管的档案进行妥善保管，确保档案安全，建立本部门档案查阅、借阅登记制度，做好档案利用记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报、报告、批复等。本机关形成的文件材料，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、统计报表、简报、信息等。下级机关的请示、报告及本机关的批复、批示等。机关内部各部门之间的来往文件、函件等。2.业务档案各类行政审批、行政许可、行政处罚、行政强制等业务工作中形成的文件材料，包括申请材料、审批文件、决定书、送达回执等。各类专项工作、重点项目形成的文件材料，包括项目立项文件、实施方案、招投标文件、验收报告等。3.科技档案本机关在基本建设、技术改造、设备购置等活动中形成的文件材料，包括项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。本机关在科研、技术开发等活动中形成的文件材料，包括科研项目立项报告、研究方案、实验数据、科研成果鉴定文件等。4.声像档案本机关在重要会议、重大活动、外事接待等工作中形成的照片、录音、录像等声像资料。反映本机关历史沿革、工作风貌、重大事件等方面的声像资料。5.电子档案本机关形成的电子文件，包括各类办公自动化系统生成的文件、电子邮件、电子报表、数据库文件等。对纸质档案进行数字化处理形成的电子档案。（二）收集要求1.明确责任各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.定期收集各部门应定期对本部门形成的文件材料进行收集整理，一般每季度收集一次，于季度末最后一周内移交综合档案室。3.确保质量收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章手续齐全，载体和记录方式符合要求。（三）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，将同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件材料集中在一起。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，注明文件的文号、标题、日期、责任者、页数等信息。按照文件的排列顺序进行装订，采用左侧装订方式，确保文件整齐、牢固。编制档号，档号应反映档案的分类、排列顺序，便于档案的管理和查找。2.业务档案整理根据业务工作特点和档案管理要求，制定业务档案分类方案，对业务档案进行分类整理。将业务档案按照业务流程或项目阶段进行排列，对每份文件进行编号、编目，填写业务档案目录。建立业务档案索引，方便档案的查阅和利用。3.科技档案整理按照项目或专业进行分类，将科技档案分为基本建设档案、设备档案、科研档案等类别。对每个项目或专业的档案进行编号、编目，填写科技档案目录，注明项目名称、文件名称、日期、责任者等信息。绘制项目图纸、图表等，与文字材料一起整理归档，确保科技档案的完整性。4.声像档案整理对声像资料进行分类，按照照片、录音、录像等不同载体进行整理。为每份声像资料编写文字说明，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事件等信息。将声像资料存储在磁性载体或光盘等存储介质上，并进行编号、编目，填写声像档案目录。5.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类，建立电子档案文件夹结构。对电子文件进行命名，命名应规范、准确，反映文件的内容和性质。将电子文件按照分类和命名规则进行存储，建立电子档案索引，方便电子档案的检索和利用。四、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方，避免建在地下室或低洼地带。2.建筑要求档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘、防污染等功能，采用坚固耐用的建筑材料，确保库房的安全性和稳定性。3.面积要求根据本行政机关档案数量和未来发展需求，合理确定档案库房面积，保证档案有足够的存储空间。（二）档案保管设备配备1.档案架（柜）选用符合档案保管要求的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用、排列整齐，便于档案的存放和查找。2.温湿度调控设备配备温湿度调控设备，使档案库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间，确保档案处于适宜的保管环境。3.防火防盗设备安装防火门、火灾自动报警系统、灭火设备等防火设施，配备防盗门窗、监控设备、报警装置等防盗设施，保障档案库房的安全。4.防虫防鼠设备放置防虫药品、防鼠器具等，防止档案受到虫蛀和鼠害。5.存储介质配备必要的电子档案存储介质，如磁带、光盘、硬盘等，对电子档案进行备份存储，确保电子档案的安全。（三）档案保管措施1.上架排列档案整理完毕后，应及时上架排列，按照分类编号顺序依次存放，便于档案的查找和利用。2.标识管理在档案架（柜）上设置明显的标识牌，注明档案类别和存放范围，方便档案管理人员和利用者快速查找档案。3.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量变化、利用情况等，发现问题及时处理。4.安全防护加强档案库房的安全管理，严格执行库房管理制度，限制无关人员进入库房，确保档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提、便于利用的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由机关分管领导担任组长，综合档案室负责人及各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。2.分析档案的形成过程了解档案在本机关职能活动中的作用和地位，分析档案与其他档案之间的联系，确定档案的保存价值。3.参考档案保管期限表根据国家和本行政机关制定的档案保管期限表，结合档案的实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.编制销毁清册对经过鉴定确定需要销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的文号、标题、日期、责任者、保管期限、销毁原因等信息。2.审批销毁清册经档案鉴定工作小组审核后，报机关分管领导审批。3.销毁实施由两名以上档案管理人员负责监销，采用焚烧、粉碎等方式对档案进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁记录销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，记录材料与销毁清册一并归档保存。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.统计内容档案统计工作应包括档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、利用等方面的情况。2.统计方法建立档案统计台账，采用定期统计和不定期统计相结合的方式，对档案管理工作中的各项数据进行统计分析。3.统计报表定期向上级档案管理部门报送档案统计报表，及时反映本行政机关档案管理工作的基本情况和发展动态。（二）利用工作1.利用范围本行政机关内部人员因工作需要查阅、借阅档案，外部单位因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定的程序和权限办理相关手续。2.利用程序查阅：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、文号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅档案。档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。借阅：利用者填写档案借阅申请表，注明借阅期限、档案名称、文号等信息，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应办理续借手续。档案管理人员应按照借阅期限及时催还档案，确保档