医院工作档案管理制度

PAGE医院工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院工作档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院管理、医疗、教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映医院各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理医院工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等重要档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门医院设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责医院档案的集中管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全医院档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.开展档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。5.负责档案的查阅、借阅、复印等服务工作，为医院各项工作提供档案支持。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高医院员工的档案意识。（二）各科室、部门兼职档案员各科室、部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门开展相关工作。其主要职责包括：1.负责收集本科室、部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行初步整理，并定期移交医院档案管理部门。2.协助档案管理部门对本科室、部门的档案进行整理、编目等工作，确保档案的准确性和完整性。3.负责向本科室、部门员工宣传档案管理知识，提高员工的档案意识，督促员工及时将工作中形成的文件材料归档。三、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括医院党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖医院行政事务管理、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事任免、信访工作等文件材料。3.医疗管理类：涉及医疗质量管理、医疗安全、医疗技术管理、病历管理、医疗纠纷处理等方面的文件材料。4.护理管理类：包括护理工作制度、护理质量管理、护理人员培训、护理记录等文件材料。5.教学科研类：包含医院教学计划、教学大纲、教案、教学评估、科研项目申报与管理、科研成果等文件材料。6.财务审计类：涉及医院财务预算、决算、会计凭证、财务报表、审计报告等文件材料。7.设备物资类：包括医院设备采购、验收、使用、维护、报废等方面的文件材料，以及物资采购、库存管理等文件材料。8.基建后勤类：涵盖医院基本建设项目规划、设计、施工、验收等文件材料，以及后勤保障、环境卫生、节能减排等方面的文件材料。9.患者管理类：包括患者基本信息、诊疗记录、医疗费用结算、患者投诉与处理等文件材料。10.其他类：不属于以上九类的其他文件材料。（二）档案编号档案编号采用“年度类别流水号”的结构，具体如下：1.年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年度。2.类别：按照档案分类设置类别代码，如“党群”用“DQ”表示，“行政”用“XZ”表示等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，2023年度党群工作类的第一份档案编号为“2023DQ001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围医院各科室、部门应按照档案管理要求，及时收集在工作中形成或者收到的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等各种载体形式。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与医院工作相关的文件、指示、通知等。2.医院制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.医院党、政、工、团等组织开展活动形成的文件材料。4.医院医疗、护理、教学、科研、管理等各项工作中产生的文件材料，如病历、护理记录、教学教案、科研项目申报书、成果鉴定书等。5.医院设备物资采购、基建项目建设过程中形成的文件材料，如合同、协议、验收报告、工程图纸等。6.医院与外部单位签订的合作协议、合同等文件材料。7.医院员工的人事档案、职称评审材料、培训记录等。8.医院收到的患者投诉、建议及处理结果等文件材料。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、部门兼职档案员应定期对本科室、部门的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张质量符合档案保存要求。电子文件应格式规范、元数据齐全，并进行备份存储。3.对于重要文件材料，应及时收集并移交档案管理部门，防止丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.装订：对纸质文件材料进行整理装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保文件整齐牢固。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便于查找和管理。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面填写档案编号、类别、起止日期等信息。五、档案的保管（一）保管场所医院应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。具体保管期限根据档案的重要程度和利用价值确定，参照以下标准执行：1.永久保管：医院党、政、工、团等组织的重要文件材料，如医院章程、重大决策文件、重要会议记录等。医院医疗、护理、教学、科研等工作中具有重要历史价值和长期利用价值的文件材料，如典型病历、重大科研成果等。医院财务审计、设备物资采购、基建项目建设等方面的重要文件材料，如财务决算报告、大型设备采购合同、基建项目竣工图等。医院与外部单位签订的重要合作协议、合同等文件材料。医院员工的人事档案、职称评审材料等。2.定期保管30年：医院行政管理工作中形成的一般性文件材料，如年度工作计划与总结、一般性会议纪要等。医院医疗、护理、教学、科研等工作中形成的一般性文件材料，如日常诊疗记录、教学评估报告等。医院设备物资采购、基建项目建设等方面的一般性文件材料，如设备维护记录、小型基建项目合同等。3.定期保管10年：医院临时性工作中形成的文件材料，如短期活动方案、临时性统计报表等。医院一般性的通知、通报、简报等文件材料。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全保管。发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案被篡改、丢失或泄露。4.按照档案保管期限，定期对到期档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅医院档案的，应持有单位介绍信，经医院分管领导批准后，方可查阅。查阅内容涉及医院机密、患者隐私等重要档案的，应严格按照保密规定办理相关手续。3.借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在科室、部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。（二）复印与摘录1.因工作需要复印档案的，应填写《档案复印申请表》，注明复印内容、用途等，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复印手续。档案管理部门应按照规定收取复印费用。2.如需摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行摘录。摘录内容应准确无误，不得擅自扩大或缩小范围。（三）档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复印、摘录等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织医院成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行。对失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，编制《档案销