竣工维修档案管理制度

PAGE竣工维修档案管理制度一、总则（一）目的为加强竣工维修档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司的运营、维护、决策等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有竣工维修项目档案的管理，包括但不限于各类建筑物、设施设备等维修项目形成的档案资料。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善竣工维修档案管理制度。指导、监督和检查各部门竣工维修档案的收集、整理、归档工作。集中统一管理竣工维修档案，确保档案的安全和完整。提供竣工维修档案的查阅、借阅服务。2.项目部门负责本部门竣工维修项目档案的收集、整理和初步审核。确保项目档案资料的真实、准确、完整，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。3.维修人员在维修工作过程中，负责及时收集、整理与维修项目相关的资料，如维修记录、更换部件清单等。对所提供资料的真实性和完整性负责，并按要求提交给项目部门。二、档案收集（一）收集范围1.维修项目立项文件，包括项目申请、审批文件等。2.维修方案、技术交底记录。3.维修过程中的各类记录，如维修日志、检验检测报告、质量验收记录等。4.维修所涉及的设备、材料的采购合同、质量证明文件、使用说明书等。5.维修后的竣工图纸，包括建筑结构、电气、给排水等专业图纸。6.维修项目的竣工验收报告、整改记录等。7.与维修项目相关的其他文件和资料。（二）收集要求1.项目部门应指定专人负责竣工维修档案的收集工作，确保档案资料的及时、准确收集。2.维修人员应在维修工作完成后，及时将相关资料提交给项目部门收集人员。3.对于重要的维修项目，应在维修过程中同步收集资料，确保资料的连贯性和完整性。4.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。三、档案整理（一）分类原则竣工维修档案按照项目类别、时间顺序、资料性质等进行分类整理，确保分类科学合理，便于查找和管理。（二）分类方法1.按项目类别分类建筑物维修档案，包括房屋主体结构维修、内外装修维修等。设施设备维修档案，如电气设备维修、给排水系统维修、消防设施维修等。其他专项维修档案，如防水维修、保温节能维修等。2.按时间顺序分类在每个项目类别下，按照维修项目的实施时间先后顺序排列档案资料。3.按资料性质分类项目文件类，如立项文件、审批文件等。技术资料类，如维修方案、竣工图纸等。过程记录类，如维修日志、检验检测报告等。验收文件类，如竣工验收报告、整改记录等。（三）整理步骤1.对收集到的档案资料进行初步筛选，剔除重复、无效的资料。2.按照分类原则和方法，对档案资料进行分类编号。编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.对每份档案资料进行编目，填写档案目录清单，包括资料名称、编号、日期、来源等信息。4.将整理好的档案资料按照顺序装订成册，对于图纸等较大幅面的资料，应折叠成A4规格并妥善装订。四、档案归档（一）归档流程1.项目部门整理好的竣工维修档案，经本部门负责人审核签字后，向档案管理部门移交。2.档案管理部门对移交的档案进行验收，检查档案的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，及时通知项目部门进行整改。3.验收合格的档案，由档案管理部门办理归档手续，将档案存入专门的档案库房或电子存储系统，并建立相应的档案台账。（二）归档要求1.档案应定期归档，一般在维修项目竣工验收后[X]个工作日内完成归档工作。2.归档的档案应一式两份，一份纸质档案存入档案库房，一份电子档案存储在电子存储系统中，确保两者内容一致。3.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保证档案的安全保管。电子存储系统应定期进行备份，防止数据丢失。五、档案保管（一）保管期限竣工维修档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管档案，保管期限为[X]年，主要包括一般性维修项目的档案资料。2.中期保管档案，保管期限为[X]年，适用于对公司运营有一定影响的维修项目档案。3.长期保管档案，保管期限为[X]年以上，主要是涉及公司重要资产、关键设施设备等维修项目的档案，以及具有历史价值或法律意义的档案资料。（二）保管措施1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和取用。2.定期对纸质档案进行检查，发现破损、霉变等情况及时进行修复或更换。3.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，设置权限管理，防止数据被非法访问、篡改或删除。4.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。5.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。六、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.公司内部人员因工作需要查阅竣工维修档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并提供必要的查阅设备和环境。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行拍照、复印、扫描等操作。如需复制档案资料，应另行填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制。（二）借阅流程1.因特殊原因需要借阅竣工维修档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等情况，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请进行严格审核，确保借阅人具备借阅资格和条件。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏档案内容。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（三）查阅与借阅规定1.查阅和借阅档案应遵循保密原则，不得泄露档案内容涉及的商业秘密、技术秘密等信息。2.查阅和借阅档案的人员应爱护档案资料，不得在档案上随意批注、涂改、污损。3.档案管理部门应建立查阅和借阅档案登记台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、内容、期限等信息，以便跟踪和管理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定流程1.档案管理部门定期对保管期限已满的竣工维修档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确定无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经档案鉴定小组组长签字、公司主管领导批准后，方可进行销毁。（二）销毁方式1.纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应通过专业的数据删除软件进行彻底删除，并进行多次覆盖操作，防止数据残留。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方