幼儿园档案分类制度

PAGE幼儿园档案分类制度一、总则（一）目的为了加强幼儿园档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本档案分类制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。(四)管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集幼儿园在不同时期、不同工作领域形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案的整理、分类、编号等应准确规范，便于查找和利用。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及幼儿园机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案分类方案（一）行政管理类1.上级文件：包括党和国家各级领导机关、教育行政部门等下发的与幼儿园工作相关的文件、通知、指示等。分类依据：按照文件来源、文号顺序进行分类。编号规则：以“XJ”为前缀，后跟年份、月份、文件序号，如：XJ20230501。2.幼儿园文件：幼儿园制定的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。分类依据：根据文件性质和内容，分为规章制度类、工作计划与总结类、请示与批复类等。编号规则：规章制度类：以“YGZD”为前缀，后跟年份、序号，如：YGZD202301。工作计划与总结类：以“YGJZ”为前缀，后跟年份、序号，如：YGJZ202302。请示与批复类：以“YGQS”为前缀，后跟年份、序号，如：YGQS202303。3.会议记录：幼儿园各类会议的记录材料，包括园务会、教职工大会、家长会等。分类依据：按照会议类型和时间顺序进行分类。编号规则：以“HYJL”为前缀，后跟年份、月份、会议序号，如：HYJL20230601。4.人事档案：教职工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、职称评定等档案材料。分类依据：按照教职工类别和档案内容进行分类。编号规则：以“RS”为前缀，后跟教职工个人编号，如：RS001。5.财务档案：幼儿园财务收支、预决算、固定资产管理等方面的档案材料。分类依据：根据财务档案的种类和时间顺序进行分类。编号规则：会计凭证：以“CKPZ”为前缀，后跟年份、月份、凭证序号，如：CKPZ20230701。会计账簿：以“CKZB”为前缀，后跟年份，如：CKZB2023。财务报表：以“CWB”为前缀，后跟年份、月份，如：CWB202308。预决算材料：以“YJS”为前缀，后跟年份，如：YJS2023。固定资产档案：以“GDZC”为前缀，后跟资产编号，如：GDZC001。6.安全档案：幼儿园安全管理工作中形成的各类档案，包括安全制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等。分类依据：按照安全管理的不同方面进行分类。编号规则：以“AQ”为前缀，后跟年份、月份、档案序号，如：AQ20230901。（二）教育教学类1.教学计划与教案：各班级、各学科的教学计划、教学进度安排以及教师编写的教案。分类依据：按照年级、学科和学期进行分类。编号规则：以“JXJH”为前缀，后跟年级、学科、学期、序号，如：JXJH大班语文2023年上学期01。2.教学活动记录：幼儿园组织的各类教学活动记录，如公开课、示范课、观摩课等。分类依据：根据活动类型和时间顺序进行分类。编号规则：以“JXHD”为前缀，后跟年份、月份、活动序号，如：JXHD20231001。3.幼儿学籍档案：幼儿入园登记表、体检表、学籍变动记录、毕业证明等材料。分类依据：按照幼儿姓名和入园时间顺序进行分类。编号规则：以“YJXJ”为前缀，后跟幼儿个人编号，如：YJXJ001。4.教育科研档案：幼儿园开展教育科研活动形成的课题申报书与立项批复、研究方案、研究报告、论文发表等材料。分类依据：按照课题类别和研究阶段进行分类。编号规则：以“JYKY”为前缀，后跟年份、课题序号，如：JYKY202301。5.教材与图书资料：幼儿园使用的教材、教学参考资料、图书、期刊等。分类依据：按照教材类别、图书类别和时间顺序进行分类。编号规则：教材：以“JC”为前缀，后跟教材名称、版本、年份，如：JC幼儿园语言教材第一版2023。图书：以“TS”为前缀，后跟图书编号，如：TS001。期刊：以“QK”为前缀，后跟期刊名称、年份、月份，如：QK幼儿教育2023年11期。（三）后勤管理类1.物资采购档案：幼儿园物资采购计划、采购合同、验收报告等材料。分类依据：按照物资类别和采购时间顺序进行分类。编号规则：以“WZC”为前缀，后跟年份、月份、物资序号，如：WZC20231201。2.设施设备档案：幼儿园各类设施设备的购置合同、安装调试记录、维修保养记录、报废处理报告等。分类依据：按照设施设备名称和编号进行分类。编号规则：以“SSSB”为前缀，后跟设备编号，如：SSSB001。3.食品卫生档案：幼儿园食堂食品采购索证、食品加工过程记录、食品留样记录、从业人员健康档案等。分类依据：按照食品卫生管理的不同环节进行分类。编号规则：以“SPWS”为前缀，后跟年份、月份、档案序号，如：SPWS20231301。4.环境卫生档案：幼儿园环境卫生检查记录、消毒记录、绿化养护记录等。分类依据：按照环境卫生管理的不同方面进行分类。编号规则：以“HWYS”为前缀，后跟年份、月份、档案序号，如：HWYS20231401。（四）家园共育类1.家长委员会档案：家长委员会成员名单、会议记录、工作计划与总结等材料。分类依据：按照家长委员会工作的不同方面进行分类。编号规则：以“JZWYH”为前缀，后跟年份、序号，如：JZWYH202301。2.家长会档案：家长会会议记录、家长意见反馈等材料。分类依据：按照家长会召开的时间顺序进行分类。编号规则：以“JZH”为前缀，后跟年份、月份、会议序号，如：JZH20231501。3.家园联系手册：教师与家长之间关于幼儿在园表现、家庭情况等方面的沟通记录。分类依据：按照幼儿姓名和学期进行分类。编号规则：以“JYLX”为前缀，后跟幼儿个人编号、学期，如：JYLX0012023年下学期。4.家长活动档案：幼儿园组织的各类家长活动记录，如亲子活动、家长培训等。分类依据：根据活动类型和时间顺序进行分类。编号规则：以“JZHD”为前缀，后跟年份、月份、活动序号，如：JZHD20231601。三、档案收集（一）收集范围各部门及教职工应按照本制度规定的档案分类方案，及时收集本部门及个人在工作活动中形成的各类档案材料。（二）收集要求1.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。2.电子文件应确保内容真实、格式正确、存储完整，并按照规定进行备份。3.照片、声像等特殊载体档案应图像清晰、声音清楚、文字说明准确。（三）收集时间1.上级文件、幼儿园文件等应在收到后及时收集归档。2.会议记录应在会议结束后一周内整理归档。3.人事档案、财务档案等应按照规定的时间节点进行收集归档。4.教育教学、后勤管理、家园共育等方面的档案应在相关工作结束后及时收集归档。（四）收集程序1.各部门指定专人负责本部门档案的收集工作，定期对档案材料进行整理、分类和装订。2.整理好的档案应填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份交综合档案室。3.综合档案室对接收的档案进行审核，如发现问题应及时与移交部门沟通，要求补充或更正。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理类档案：按照分类方案进行分类，同一类别的档案按照时间顺序排列，编目装订。2.教育教学类档案：按照年级、学科、学期等进行分类，同一类别的档案按照时间顺序或活动顺序排列，编目装订。3.后勤管理类档案：按照物资类别、设施设备名称、管理环节等进行分类，同一类别的档案按照时间顺序排列，编目装订。4.家园共育类档案：按照家长委员会、家长会、家园联系手册、家长活动等进行分类，同一类别的档案按照时间顺序排列，编目装订。（三）编目要求1.档案应编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、文号、责任者、页数等项目。2.档案应编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数等项目。3.电子档案应建立相应的目录数据库，便于检索和利用。（四）装订要求1.档案应采用线装或胶装的方式进行装订，确保整齐牢固。2.装订时应去除金属物，对破损的文件应进行修补或复制。3.档案的幅面过大或过小的，应进行折叠或裱糊，使其规格统一。五、档案保管（一）保管场所综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.应配备档案柜、档案架、密集架等存储设备，按照档案类别和保管期限进行分类存放。2.应配备温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等设备，定期对档案保管场所进行检查和维护。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映幼儿园主要职能活动和历史面貌的，对幼儿园工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映幼儿园一般工作活动，在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映幼儿园短期工作活动，在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为1年至15年。（四）档案鉴定1.综合档案室应定期对档案进行鉴定工作，确定档案的保管期限和存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理人员、业务部门负责人和有关专家组成的鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的价值进行全面评估，提出鉴定意见。（五）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前应填写档案销毁清册，经幼儿园负责人批准后，由两人以上监销。3.监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。六、档案利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和有效利用。（二）利用范围1.幼儿园内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案的，应持单位介绍信，经幼儿园负责人批准后，方可查阅、借阅。（三）利用方式1.查阅档案：查阅人员应在综合档案室指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。查阅档案时，应保持档案的整