档案管理制度全机关

PAGE档案管理制度全机关一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则。档案内容应真实反映机关工作活动的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则。按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和利用。4.方便利用原则。建立健全档案利用制度，简化手续，提高档案利用效率，满足机关工作和社会利用的需要。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门本机关设立专门的档案管理部门，负责统筹协调机关档案管理工作。档案管理部门配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，确保档案工作的顺利开展。3.各部门在工作中形成的重要文件、资料等应及时交档案管理部门统一保管，不得自行留存或销毁。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，严格遵守本机关档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.积极开展档案利用工作，为机关工作和社会利用提供优质服务，及时准确地提供档案资料。6.负责档案管理系统的维护和管理，确保档案信息的安全和有效利用。7.参与档案业务培训和学术交流活动，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.本机关在业务活动中形成的合同、协议、项目文件、技术资料、图纸等。4.本机关工作人员在工作中形成的个人业务档案、荣誉证书、培训记录等。5.其他与本机关工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集应遵循全面、系统、真实的原则，对具有保存价值的数据、图表、声像等资料也应一并收集。3.收集的档案应保持其原有的历史联系，不得随意拆散或重新组合。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，实现档案信息资源的共享。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、电子档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得对文件内容进行裁剪或损坏。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.根据档案的类别和数量，合理规划库房空间，设置不同的档案架、柜，确保档案存放有序。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机、空调等，确保档案库房环境符合要求。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列在档案架、柜中，便于查找和管理。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。3.建立档案存放位置索引，标明档案的存放地点，方便快速查找。（四）保管期限1.根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本机关制定的重要法规、政策文件，重大历史事件的记录，重要的合同、协议等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括本机关的重要业务文件、一般历史事件的记录等。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括一般性的文件、资料等。（五）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案保管中存在的问题。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行记录和处理。3.建立档案清查记录，详细记录清查时间、范围、结果等信息，并存档备查。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和本机关档案保管期限规定，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其价值。2.综合鉴定法：结合档案的来源、时间、内容、保管期限等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报本机关主管领导批准。2.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。3.档案销毁清册经主管领导审核签字后，由档案管理部门负责组织销毁。4.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。5.在档案销毁过程中，监销人员应认真核对销毁档案与销毁清册是否一致，销毁完毕后，在销毁清册上签字确认。6.销毁后的档案销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本机关档案管理制度。2.服务为本原则。以满足机关工作和社会利用需求为出发点，提供优质高效的档案利用服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，确保档案信息的安全，防止档案泄密。（二）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，须经本机关主管领导批准。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本机关档案，应按照相关法律程序办理手续。（三）利用方式1.查阅：本机关工作人员可直接到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、用途等信息。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.利用登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案编号、题名等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件应及时收集，确保电子文件的完整性和准确性。2.按照电子档案的分类标准，对收集的电子文件进行分类整理，建立电子档案数据库。3.对电子文件进行元数据著录，详细记录电子文件的背景信息、内容信息、结构信息等，便于电子档案的管理和利用。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.建立电子档案存储位置索引，标明电子档案的存储位置，方便快速查找。（三）电子档案的利用1.电子档案利用应通过档案管理系统进行，利用者应按照系统操作流程进行查阅、借阅、复制等操作。2.档案管理部门应加强对电子档案利用的管理，确保电子档案信息的安全。对涉及重要机密的电子档案，应采取加密等安全措施。3.定期对电子档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供决策依据。（四）电子档案的维护与更新1.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.对电子档案的元数据和内容信息进行定期检查和更新，保证电子档案的准确性和完整性。3.随着信息技术和档案管理工作的发展，及时调整电子档案管理策略和方法，提高电子档案管理水平。八、声像档案管理（一）声像档案的收集1.本机关在工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料应及时收集，确保声像资料的完整。2.收集的声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，以便于整理和利用。（二）声像档案的整理1.按照声像档案的类别和内容，对收集的声像资料进行分类整理。2.对声像资料进行编号，编制声像档案目录，详细记录声像档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。3.将声像资料进行数字化处理，存储在电子档案数据库中，同时保留原始载体。（三）声像档案的保管1.声像档案应存放在专门的声像档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等功能。2.根据声像档案的特点，选择合适的存储设备，如光盘库、磁带库等，确保声像档案的安全保存。3.定期对声像档案进行检查和维护，防止声像档案的损坏和丢失。