利尔化学档案管理制度

PAGE利尔化学档案管理制度一、总则（一）目的为加强利尔化学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于利尔化学总部及各下属单位（包括但不限于分公司、办事处、子公司等）形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司的档案管理工作，确保档案管理的规范、统一。2.完整性原则应保证档案的全面性和系统性，涵盖公司生产经营、技术研发、行政管理等各个方面的活动记录，避免档案缺失或遗漏。3.准确性原则档案内容应真实、准确地反映公司实际情况和各项活动的过程，确保档案信息的可靠性和权威性。4.安全性原则采取有效的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，指导各部门做好档案的收集、整理、归档等工作。3.集中管理公司各类重要档案，建立档案库房，配备必要的档案管理设施和设备。4.负责档案的分类、编号、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。同时，做好档案的统计工作，及时准确地反映档案管理的基本情况。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.负责对公司内部档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确，并按规定时间移交公司综合管理部门。2.设立兼职档案员，负责本部门日常档案管理工作，接受公司综合管理部门的业务指导和监督。3.配合公司综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件；股东会、董事会、监事会会议文件；公司规章制度、工作计划、总结、报告；人事档案、劳动工资、教育培训等方面的文件；行政事务管理文件，如公文处理、印章管理、证照管理等。2.生产管理类涵盖生产计划、调度指令、生产统计报表；生产工艺文件、操作规程、技术标准；生产设备档案，包括设备购置、安装、调试、维修、改造等记录；安全生产管理文件，如安全制度、事故报告与处理等。3.技术研发类涉及科研项目立项、可行性研究报告、技术合同；研发过程中的实验记录、研究报告、技术方案；新产品开发文件，包括产品设计图纸、工艺文件、质量标准等；知识产权管理文件，如专利申请、商标注册、著作权登记等。4.市场营销类包含市场调研报告、营销策划方案、销售合同、客户资料；广告宣传资料、市场活动记录等。5.财务管理类包括会计凭证、账簿、报表；财务预算、决算文件；资金管理、成本核算、税务处理等方面的文件；审计报告、财务分析报告等。6.物资采购类涉及物资采购计划、采购合同、供应商资料；物资验收记录、库存管理文件等。7.质量管理类涵盖质量体系文件、质量标准、检验规范；质量检验报告、质量事故处理记录等。8.基本建设类包括基本建设项目立项、可行性研究报告、初步设计文件；工程招投标文件、施工合同；工程竣工验收文件、工程决算审计报告等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度流水号”的结构。2.全宗号：暂定为“01”，代表利尔化学。3.分类号：根据档案分类设置，如行政管理类为“XZGL”，生产管理类为“SCGL”等。4.年度：采用公元纪年，如“20XX”。5.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“0001”开始。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“01XZGL20230001”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集的范围和标准，确保本部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料及时收集齐全。2.档案收集应遵循全面、及时、准确的原则，做到应收尽收，防止文件材料的散失。3.对于外来文件，如上级机关文件、合作单位文件等，应指定专人负责接收，并进行登记和初步审核，确保文件的完整性和有效性。（二）整理要求1.档案整理应按照档案分类方案进行，保持文件之间的有机联系，区分不同价值和保管期限。2.对收集到的文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作，使其符合档案管理的规范要求。3.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体和书写材料应符合耐久性要求。对于破损、褪色的文件，应进行修复或复制。4.电子文件应按照相关标准进行整理，确保文件格式规范、元数据完整，便于长期保存和利用。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交公司综合管理部门。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）移交手续1.档案移交时，各部门应填写《档案移交清单》，详细注明档案的类别、数量、年度等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.公司综合管理部门对接收的档案进行核对和验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.档案移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份由公司综合管理部门归档保存。六、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应进行装订、编页，去除金属物等，确保档案的整齐和牢固。同时，应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并分别存放于不同地点。同时，要定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的完整性和可读性。（三）档案鉴定与销毁1.公司综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，经公司主管领导审批后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底销毁。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理查阅手续。2.涉及公司机密、商业秘密等重要档案的查阅，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，经公司综合管理部门审核，报公司主管领导批准后方可查阅。（二）查阅方式1.档案查阅一般应在公司综合管理部门档案查阅室进行，如需借出，须经公司综合管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改划押、抽取、撤换、损坏档案，不得擅自复制、传播档案内容。（三）利用反馈1.档案利用部门或人员应在档案利用完毕后，及时将利用情况反馈给公司综合管理部门，以便对档案利用效果进行跟踪和评估。2.公司综合管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，总结经验教训，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案信息资源的共享，为公司各部门提供便捷的档案查询和利用服务。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像清晰、完整，色彩还原准确。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为通用格式，如PDF等，并进行元数据录入，确保电子文件的可识别性和可利用性。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理的各项业务需求。2.系统应具有权限管理功能，根据不同用户的职责权限，设置相应的操作权限，确保档案信息的安全。