视频档案管理制度

PAGE视频档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司视频档案的管理，确保视频档案的完整、准确、系统和安全，便于视频档案的保管、查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类视频档案的管理。（三）定义1.视频档案：指公司在生产经营、管理活动及其他工作中形成的，具有保存价值的以视频形式记录的各种资料，包括但不限于会议视频、培训视频、活动视频、业务操作视频、监控视频等。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的视频文件，按照规定的程序和要求，移交至档案管理部门集中保存的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司视频档案由档案管理部门集中统一管理，各部门应积极配合档案管理部门做好视频档案的收集、整理、归档等工作。2.真实性原则：确保视频档案内容真实、客观地反映公司业务活动和工作实际情况。3.完整性原则：保证视频档案的内容、载体及相关信息完整无缺。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等的视频档案，应严格保密，防止信息泄露。二、视频档案的形成与收集（一）形成部门职责1.各部门负责本部门视频档案的形成工作，在开展业务活动过程中，应及时安排专人负责视频资料的拍摄、录制，确保视频内容清晰、完整、准确。2.明确视频拍摄的目的、内容要求、拍摄标准等，保证视频资料能够真实反映业务活动情况。3.在视频拍摄完成后，及时对视频进行初步整理，标注视频的主题、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人员等基本信息。（二）收集要求1.各部门应在视频资料形成后[X]个工作日内，将视频资料移交至档案管理部门。对于重要紧急的视频资料，应优先移交。2.移交的视频资料应同时提交详细的文字说明，包括视频的主题、内容简介、涉及的主要业务环节、重要人物等信息，以便档案管理部门更好地了解视频档案的价值和背景。3.档案管理部门在接收视频资料时，应认真核对移交清单，检查视频资料的完整性和准确性，对不符合要求的，应及时通知移交部门补充或修正。三、视频档案的整理（一）分类标准1.按业务类型分类：可分为生产经营类、行政管理类、人力资源类、财务审计类、市场营销类等。2.按时间分类：按照视频的形成时间顺序进行排列。3.按重要程度分类：分为重要视频档案和一般视频档案，重要视频档案应重点保管和优先提供利用。（二）整理步骤1.筛选：对收集到的视频资料进行筛选，剔除重复、无保存价值的视频。2.编号：为每一份视频档案编制唯一的编号，编号应体现视频档案的分类、年度、顺序等信息，便于管理和查找。3.标注：在视频文件上标注编号、主题、时间等信息，并制作相应的标签粘贴在存储介质上。4.存储介质整理：对视频档案的存储介质进行整理，确保存储介质完好无损，对损坏的存储介质应及时进行修复或更换。四、视频档案的归档（一）归档流程1.档案管理部门在收到视频档案整理后，按照分类标准进行进一步的分类和组卷。2.编制视频档案目录，目录应包括编号、主题、时间、存储介质编号、保管期限等内容。3.将视频档案装入档案盒或存储设备，并在档案盒或存储设备上标注档案类别、年度、起止编号等信息。4.填写档案移交清单，一式两份，档案管理部门和移交部门各执一份。移交清单应包括视频档案的编号、主题、数量、存储介质编号等详细信息。5.将整理好的视频档案移交至档案库房进行集中保管，并按照档案库房的管理要求进行存放。（二）保管期限确定1.根据视频档案的重要程度、业务相关性、历史价值等因素，确定视频档案的保管期限。保管期限分为永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.对于涉及公司核心业务、重大决策、重要历史事件等的视频档案，应列为永久保管；对于一般性业务活动、短期使用的视频档案，可根据实际情况确定定期保管期限。3.在确定保管期限时，应严格遵循国家有关档案保管期限的规定和行业标准。五、视频档案的保管（一）保管环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、监控摄像头、除湿机、防虫药、防鼠板等。档案存储设备应定期进行检查和维护，确保存储设备的正常运行，防止数据丢失或损坏。（二）存储方式1.视频档案应采用多种存储方式相结合，如硬盘存储（包括磁带库、磁盘阵列等）、光盘存储等，以确保数据的安全性和可靠性。2.对于重要的视频档案，应进行异地备份存储，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。3.定期对视频档案进行数据迁移和备份，确保存储数据的时效性和完整性。（三）盘点与清查1.档案管理部门应定期对视频档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案数量准确、存储介质完好。2.在盘点过程中，应详细记录档案的实际情况，与档案目录进行核对，发现问题及时查找原因并进行处理。3.对清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时向上级报告，并采取相应的补救措施。六、视频档案的查阅与利用（一）查阅权限与流程1.公司内部人员查阅视频档案，需填写《视频档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密信息的视频档案，查阅申请人还需经公司保密管理部门审批同意。3.外部单位或个人查阅视频档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并严格限制查阅范围。4.档案管理部门应建立视频档案查阅登记台账，详细记录查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息。（二）利用方式1.提供视频档案的在线观看、下载、拷贝等服务，满足公司内部人员的业务需求。2.根据查阅人的需求制作视频档案的副本，但副本应注明“副本”字样，并按照原档案的保管要求进行管理。3.对于需要在公司内部会议、培训、宣传等活动中使用视频档案的，档案管理部门应协助相关部门做好视频的播放、展示等工作。（三）归还与注销1.查阅人员查阅完毕后，应及时将视频档案归还档案管理部门，并在查阅登记台账上签字确认。2.对于因业务需要长期借用视频档案的，借用人员应与档案管理部门签订借用协议，明确借用期限、归还时间、保管责任等事项。借用期满后，借用人员应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。3.对于已失去保存价值或因其他原因需要销毁的视频档案，由档案管理部门提出销毁申请，经公司分管领导审批后，按照规定的程序进行销毁，并在档案目录和相关登记簿册上注销。七、视频档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、敏感信息等的视频档案，应严格按照公司保密制度进行管理，限制知悉范围。2.在视频档案的存储、传输、查阅等过程中，应采取加密、身份认证等技术手段，确保信息安全。3.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识。（二）安全管理1.建立视频档案安全管理制度体系，制定安全操作规程，明确各岗位人员的安全职责。2.加强对档案库房、存储设备等的安全防护，定期进行安全检查和隐患排查，及时消除安全隐患。3.对视频档案的数字化处理、存储设备的维护等工作，应委托具有资质的专业机构进行，确保操作过程的安全性。4.制定视频档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。八、视频档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.成立视频档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、档案管理人员等组成。2.鉴定小组负责对到期的视频档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据视频档案的保管期限、现实利用价值、历史意义等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已过保管期限且确无保存价值的视频档案，应予以销毁；对于仍具有一定利用价值的档案，可适当延长保管期限。（三）销毁程序1.鉴定小组出具视频档案鉴定意见书，明确需销毁的档案清单。2.档案管理部门根据鉴定意见书，填写《视频档案销毁申请表》，经公司分管领导审批后，组织实施销毁。3.销毁视频档案时，应采用粉碎、消磁等方式进