汉阳区档案管理制度培训

PAGE汉阳区档案管理制度培训一、总则（一）目的为加强汉阳区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于汉阳区各部门、各单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：汉阳区档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映工作实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全与保密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门汉阳区设立专门的档案管理部门，负责全区档案管理工作的统筹协调、指导监督和具体实施。（二）部门职责1.制定和完善档案管理制度、工作流程和标准规范。2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。4.对各部门、各单位档案管理工作进行指导、监督和检查。5.开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理水平。6.依法依规做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）各部门、各单位职责1.明确本部门、本单位档案管理工作的分管领导和兼职档案员。2.负责本部门、本单位各类档案的收集、整理、移交等工作。3.配合档案管理部门做好档案管理相关工作，遵守档案管理制度。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括汉阳区各类文件、通知、报告、会议纪要等。2.业务档案：如经济工作、社会事务、文化教育等方面的业务档案。3.科技档案：涉及工程建设、科研项目等的档案。4.声像档案：照片、录音、录像等资料。5.电子档案：各类电子文件和数据。（二）收集要求1.各部门、各单位应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，整理规范。2.对于重要活动、重大事件形成的档案，应指定专人负责收集，确保档案的完整性。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.文书档案按照年度机构保管期限进行分类整理。2.业务档案根据业务类型和流程进行分类整理。3.科技档案按照项目阶段和类别进行整理。4.声像档案按照内容和时间顺序进行整理，并配以文字说明。5.电子档案按照相关标准进行分类存储，确保数据的可读性和可利用性。四、档案的归档与移交（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.业务档案、科技档案等应在项目结束或任务完成后及时归档。3.声像档案应在活动结束或事件发生后一个月内归档。4.电子档案应定期进行归档备份。（二）归档要求1.文件材料应齐全完整，签字盖章手续完备。2.归档文件应进行系统编目，编制归档文件目录。3.电子档案应与纸质档案同步归档，确保内容一致。（三）移交程序1.各部门、各单位兼职档案员负责将整理好的档案移交至档案管理部门。2.移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，不符合要求的应退回重新整理。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度、湿度适宜。（二）档案装具1.采用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和查找。（三）档案保管要求1.对档案进行分类存放，标识清晰。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。4.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮等工作，确保档案安全。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和本制度规定提供档案利用服务。2.服务为本原则：以满足工作需要为出发点，积极提供档案利用。3.安全保密原则：确保档案利用过程中的信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，应按照规定办理相关手续。3.涉及国家机密、商业秘密等特殊档案的利用，应严格遵守保密规定。（三）利用程序1.本单位工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前提交查阅申请函，说明查阅目的、内容和范围，经档案管理部门负责人审核，报汉阳区相关领导批准后，方可查阅。3.查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定登记。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本制度为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和专家组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实价值和利用价值。3.档案的密级和保密期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报汉阳区相关领导批准。2.销毁档案应填写档案销毁清单，注明档案名称、数量、年度等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立汉阳区档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理。3.数据挂接：将数字化档案与档案目录信息进行关联挂接。4.存储管理：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。（三）信息系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入和编辑。2.检索查询：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：对档案借阅进行在线申请、审批和登记。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，为决策提供支持。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息安全。（四）数据安全与维护1.建立数据安全管理制度，采取数据加密、访问控制等措施，保障数据安全。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统稳定运行。3.做好数据备份工作，防止数据丢失。九、监督与检查（一）监督机制汉阳区建立档案管理监督机制，对各部门、各单位档案管理工作进行定期和不定期监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全防护措施落实情况。（三）检查方式1.实地检查：对档案管理部门和各部门、各单位的档案管理工作进行实地查看。2.查阅资料：查阅档案管理相关文件、记录、档案等资料。3