成果与档案管理制度

PAGE成果与档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的成果管理与档案管理，确保公司/组织各项工作成果得到有效保护、利用和传承，同时规范档案的收集、整理、保管、利用等环节，提高公司/组织的管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作中形成的各类成果与档案。（三）基本原则1.真实性原则：成果与档案应如实反映公司/组织的工作过程和实际情况，确保其真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理与公司/组织工作相关的各类成果与档案，保证其完整性。3.准确性原则：成果数据准确无误，档案信息清晰、准确，便于查询和使用。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行成果管理与档案管理，确保工作的一致性和规范性。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的成果与档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、成果管理（一）成果分类1.业务成果：包括项目成果、业务报告、市场调研分析报告、技术研发成果等。2.管理成果：如管理制度、工作流程优化方案、绩效考核体系等。3.文化成果：企业文化建设成果、团队活动成果、员工文化作品等。（二）成果收集1.各部门应定期收集本部门在工作中产生的各类成果，并于每月[具体日期]前提交至成果管理部门。2.对于跨部门合作项目产生的成果，由项目负责人负责协调相关部门进行收集，并统一提交。3.员工个人在工作中取得的重要成果，应及时向所在部门汇报，由部门统一收集。（三）成果审核1.成果管理部门收到成果后，应组织相关专家或专业人员进行审核。2.审核内容包括成果的真实性、准确性、完整性、创新性等方面。3.对于审核通过的成果，予以登记备案；对于审核不通过的成果，反馈给提交部门或个人，要求其进行修改完善后重新提交审核。（四）成果存储1.审核通过的成果应进行电子存储和纸质存储。电子存储应按照公司/组织的电子文件管理规定进行分类存储，确保数据安全。纸质存储应将成果文件整理成册，注明成果名称、作者、日期、审核情况等信息，并妥善保管。2.建立成果存储目录，便于查询和管理。（五）成果利用1.公司/组织内部各部门因工作需要，可以查阅和使用已存储的成果。查阅时应填写查阅申请表，经成果管理部门负责人批准后，方可查阅。2.成果可以用于公司/组织的内部培训、经验交流、项目参考等活动，促进公司/组织整体业务水平的提升。3.如需将成果对外提供或发表，应按照公司/组织的相关规定进行审批，确保公司/组织的利益不受损害。（六）成果奖励1.设立成果奖励制度，对在工作中取得突出成果的部门或个人给予表彰和奖励。2.奖励形式包括荣誉证书、奖金、晋升机会等。3.成果奖励的评选标准和程序另行制定。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，行政公文、通知等。2.人事档案：员工入职、离职、调动、晋升等人事变动文件，员工简历、培训记录、绩效考核档案等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.业务档案：与公司/组织业务活动相关的合同、协议、订单、客户资料、项目文档等。5.技术档案：技术研发资料、工艺文件、设备档案等。6.其他档案：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案分类标准，对工作中形成的各类文件进行分类整理，定期移交至档案管理部门。3.对于重要文件和资料，应及时收集并进行特殊标注，以便重点管理。（三）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应进行统一整理。整理内容包括文件分类、编号、编目、装订等。2.按照档案分类标准，对每份档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编制档案目录，注明档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查询和检索。4.对于破损、褪色的文件，应进行修复或复制；对于电子文件，应进行格式转换和备份，确保文件的可读性和可用性。（四）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.按照档案保管期限，对档案进行分类存放。保管期限分为永久、长期、短期，具体划分标准按照国家相关规定执行。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。发现问题及时处理，并记录处理情况。4.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。（五）档案借阅1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案时，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。4.档案管理人员应对借阅情况进行登记，跟踪档案的借阅动态，确保档案的安全归还。（六）档案查阅1.公司/组织内部人员查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行查阅，并遵守档案管理部门的相关规定。2.查阅重要档案时，应有档案管理人员在场监督，确保查阅过程的合规性。3.查阅档案后，应及时将档案归还原位，保持档案的整齐和有序。（七）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的价值。3.对于已失去保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经公司/组织主管领导批准后，进行销毁处理。4.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，确保档案信息的彻底销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。四、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立成果与档案管理监督小组，负责对成果管理与档案管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组由公司/组织内部相关部门人员组成，组长由公司/组织分管领导担任。（二）检查内容1.成果管理方面：成果的收集是否及时、完整，审核是否严格，存储是否规范，利用是否合理，奖励制度是否落实等。2.档案管理方面：档案的分类是否准确，收集是否齐全，整理是否规范，保管是否安全，借阅查阅是否合规，鉴定销毁是否得当等。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定具体的整改措施，并在规定时间内将整改情况反馈给监督小组。3.对整改不力或拒不整改的部门和个人，