经济资料及档案管理制度

PAGE经济资料及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司经济资料及档案的管理，确保经济资料的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经济活动中形成的各类资料及档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司经济资料及档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据经济资料的性质、来源和用途，进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保经济资料及档案的安全，防止信息泄露。4.高效利用原则：充分发挥经济资料及档案的作用，提高公司经济管理水平和决策效率。二、经济资料及档案的分类与编号（一）分类1.财务资料：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计报告等。2.合同协议：各类经济合同、协议、意向书等。3.预算与计划：年度预算、项目预算、工作计划等。4.统计资料：经济统计报表、数据分析报告等。5.产权资料：公司产权证书、土地使用证、房屋产权证等。6.税务资料：纳税申报表、税务审计报告等。7.其他经济资料：如市场调研报告、经济活动分析报告等。（二）编号为便于管理和查找，对各类经济资料及档案进行编号。编号采用分类编码法，具体如下：1.一级编码：用大写字母表示资料类别，如“C”表示财务资料，“H”表示合同协议等。2.二级编码：用两位数字表示资料的年份，如“22”表示2022年。3.三级编码：用三位数字表示资料的顺序号，如“001”表示该类别下的第一份资料。例如，一份2022年的会计凭证，编号为“C22001”。三、经济资料及档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责经济资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.经济资料形成后，承办部门应在规定时间内将资料移交档案管理部门。移交时，应填写《经济资料移交清单》，注明资料名称、数量、日期等信息。3.对于外部接收的经济资料，如政府文件、行业报告等，由相关部门负责收集，并及时移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到经济资料后，应按照分类标准进行整理。2.对每份资料进行编号、编目，填写《经济资料目录清单》，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。3.对资料进行装订、装盒，确保资料的整齐、美观。4.对于电子资料，应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查找和利用。四、经济资料及档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放经济资料及档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.经济资料及档案应按照类别、年份、顺序号等进行排列存放，便于查找和管理。2.对于重要的经济资料及档案，应采取备份存储的方式，防止数据丢失。备份存储可以采用光盘、硬盘、磁带等介质，并定期进行检查和更新。3.档案管理人员应定期对经济资料及档案进行清点、核对，确保资料的完整性和准确性。如发现资料丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应的措施。（三）保管期限1.经济资料及档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：财务资料：会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报表保管期限为10年，财务审计报告保管期限为长期。合同协议：一般合同协议保管期限为10年，重要合同协议保管期限为长期。预算与计划：年度预算保管期限为5年，项目预算保管期限为项目结束后5年，工作计划保管期限为3年。统计资料：经济统计报表保管期限为5年，数据分析报告保管期限为3年。产权资料：产权证书、土地使用证、房屋产权证等保管期限为长期。税务资料：纳税申报表保管期限为10年，税务审计报告保管期限为长期。其他经济资料：市场调研报告保管期限为3年，经济活动分析报告保管期限为3年。五、经济资料及档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅经济资料及档案的，应填写《经济资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息。2.《经济资料查阅申请表》经部门负责人签字同意后，交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，提供相应的资料，并安排专人负责查阅。3.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅资料，不得擅自将资料带出。查阅过程中，应爱护资料，不得涂改、损坏、丢失。4.查阅结束后，查阅人员应及时将资料归还档案管理部门，并在《经济资料查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅经济资料及档案的，应填写《经济资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅期限、借阅目的等信息。2.《经济资料借阅申请表》经部门负责人签字同意后，交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，对借阅人员的资格和借阅期限进行审核。审核通过后，办理借阅手续，填写《经济资料借阅登记表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅期限、借阅人等信息。3.借阅人员应按照规定的期限归还资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处罚。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播资料内容。如因保管不善导致资料丢失、损坏的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、经济资料及档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对经济资料及档案的内容予以保密。不得向无关人员泄露资料信息。2.查阅和借阅经济资料及档案的人员，应严格遵守保密规定，不得擅自将资料内容泄露给他人。3.对于涉及公司商业秘密、财务机密等重要经济资料及档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保信息安全。（二）安全1.档案管理部门应加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备。2.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时整改。确保档案库房的安全可靠。3.档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，如火灾扑救、防盗报警等。在发生安全事故时，应及时采取措施，保护档案资料的安全。七、经济资料及档案的销毁（一）销毁条件1.经济资料及档案保管期限届满且已无保存价值的，可以进行销毁。2.因公司改制、重组、撤销等原因，导致经济资料及档案不再需要保存的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期限届满的经济资料及档案进行清理，提出销毁意见，填写《经济资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《经济资料销毁申请表》经公司领导审批同意后，档案管理部门组织实施销毁工作。