财政社保档案管理制度

PAGE财政社保档案管理制度一、总则（一）目的为了加强财政社保档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高财政社保工作的规范化、科学化水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在财政社保业务活动中形成的各类档案，包括但不限于预算编制、资金拨付、社保基金管理、财务核算、审计监督等方面的文件、资料、报表、凭证等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：财政社保档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映财政社保业务活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露，对涉及国家机密和个人隐私的档案严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定档案管理工作的具体办法和操作规程。2.负责财政社保档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作规范有序。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，保障档案安全保管的条件。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理业务培训。（二）业务部门职责1.负责本部门在财政社保业务活动中形成档案的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务资料和信息。3.按照档案管理要求，规范本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案质量。4.在业务工作中需要查阅档案时，按照规定办理查阅手续，并妥善保管查阅的档案资料。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、编目、上架、保管等，确保档案整齐有序、安全完整。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，及时为利用者提供档案资料，并督促利用者按时归还。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并采取措施处理。5.参与档案的鉴定、销毁工作，协助编写档案鉴定报告和销毁清册。6.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.预算编制阶段：包括预算草案、基础数据资料、政策依据、调研分析报告等。2.资金拨付环节：拨款申请文件、审批文件、拨款凭证、资金使用计划等。3.社保基金管理方面：基金征缴记录、待遇发放明细、财务报表、审计报告等。4.财务核算资料：会计凭证、账簿、报表、财务分析报告等。5.审计监督相关：审计通知书、审计工作底稿、审计报告、整改资料等。6.其他与财政社保业务相关的文件、合同、协议、会议记录、通知等。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成的规律和特点，及时收集各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.收集到的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。对于破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.分类：按照财政社保业务的类别和档案的形成时间、来源等因素，对档案进行分类。一般可分为预算管理类、资金管理类、社保业务类、财务管理类、审计监督类等。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件的原貌，不得压盖重要内容。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各业务部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理部门归档。2.对于重大项目或特殊业务形成的档案，应在项目结束或业务完成后及时归档。（二）归档程序1.业务部门将整理好的档案填写《档案移交清单》，一式两份，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收，并在《档案移交清单》上加盖公章。3.档案管理部门按照分类编号的方法，将归档档案上架存放，并建立档案检索目录。（三）保管期限1.财政社保档案的保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括涉及国家机密、重要政策文件、重大财务决策、长期有效的社保基金管理资料等。3.定期保管的档案期限分为30年、10年两种。具体保管期限根据档案的重要程度和实际需要确定。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设备，确保档案安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.对档案应进行定期检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色等档案应及时进行修复或复制。4.电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，并定期进行检查和更新，确保电子档案的安全和可利用。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要档案或机密档案的查阅，需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并严格遵守查阅规定。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.申请表经批准后，查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，领取查阅档案。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。4.查阅过程中，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现问题及时查明原因并处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务人员、审计人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核同意后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经鉴定工作小组组长审核签字后，报公司/组织主管领导批准。3.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交销毁执行部门。4.销毁执行部门按照《档案销毁清册》指定的内容进行销毁，销毁过程应有两人以上在场监销，并在销毁记录上签字。5.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上注明销毁情况，并将《档案销毁清册》存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立财政社保档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与扫描1.对已归档的纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.将档案的相关信息录入信息化管理系统，建立准确、完整的档案数据库。（三）系统功能1.档案存储：实现档案的电子化存储，方便档案的长期保存和管理。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期等进行快速检索，提高档案查阅效率。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，为财政社保工作提供决策支持。（四）数据安全与维护1.采取数据备份、加密、防火墙等安全措施，