公司档案合同管理制度

PAGE公司档案合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案合同管理，确保档案合同的完整性、准确性和安全性，维护公司合法权益，提高公司管理水平和运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案合同管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案合同管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案合同应如实反映业务活动的真实情况，保证内容完整、准确，不得遗漏或篡改。3.安全保密原则：加强档案合同的安全保护措施，防止信息泄露、丢失或损坏，确保涉及公司机密的档案合同得到妥善保管。4.便捷高效原则：在保证档案合同管理质量的前提下，优化工作流程，提高工作效率，方便公司内部各部门及相关人员的查询和使用。二、档案合同管理职责（一）档案合同管理部门职责1.综合管理部负责制定和完善公司档案合同管理制度，并监督制度的执行情况。统筹规划公司档案合同管理工作，指导各部门开展档案合同管理业务。负责公司各类档案合同的集中收集、整理、归档、保管和利用工作。定期对公司档案合同进行清查、盘点，确保档案合同的安全和完整。组织开展档案合同管理培训工作，提高公司员工的档案合同管理意识和业务水平。2.业务部门职责负责本部门业务活动中形成的档案合同的收集、整理和初步审核工作，并及时移交综合管理部。配合综合管理部做好档案合同的归档、保管和利用工作，提供必要的协助和支持。严格按照公司档案合同管理制度的要求，规范本部门档案合同的形成、流转和使用流程，确保档案合同的质量和安全。（二）档案合同管理人员职责1.档案合同管理员负责档案合同的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案合同的整齐规范。按照规定的保管期限和保管要求，对档案合同进行妥善保管，定期检查档案合同的保管状况，发现问题及时报告并采取措施解决。负责档案合同的借阅、查阅登记工作，严格按照借阅审批程序办理借阅手续，确保档案合同的安全。协助业务部门和其他相关人员查询、利用档案合同，提供必要的服务和支持。负责档案合同管理系统的维护和数据录入工作，确保档案合同信息的准确、完整和及时更新。2.业务部门档案合同兼职管理员在本部门负责人的领导下，负责本部门档案合同的日常管理工作，包括收集、整理、分类、保管等。及时将本部门形成的档案合同移交综合管理部，并协助综合管理部做好档案合同的归档工作。配合综合管理部开展档案合同的清查、盘点等工作，提供本部门档案合同的相关信息。负责本部门员工档案合同查阅、借阅的初审工作，确保档案合同的使用符合规定。三、档案合同的收集与整理（一）收集范围1.公司各类业务活动中签订的合同、协议，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同、服务合同等。2.与合同相关的补充协议、变更协议、解除协议等。3.合同履行过程中产生的各类文件、资料，如往来信函、会议纪要、验收报告、结算凭证等。4.涉及公司重大决策、重要项目的相关档案合同。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责档案合同的收集工作，确保合同签订后及时收集相关资料，不得延误。2.收集的档案合同应内容完整、字迹清晰、格式规范，相关签字、盖章齐全。3.对于电子文档形式的档案合同，应确保其内容完整、格式正确，并进行备份存储。（三）整理方法1.档案合同管理员按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，确保同一类别的合同集中存放。2.对每份合同进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查询。编号规则可根据公司实际情况制定，一般应包含年份、合同类别、流水号等信息。3.去除合同中的附件、复印件等无关材料，将合同正文与附件分别整理，并在附件上注明与合同正文的对应关系。4.对于合同履行过程中产生的补充协议、变更协议、解除协议等，应与原合同一并整理，并在备注中注明相关情况。四、档案合同的归档与保管（一）归档流程1.业务部门兼职管理员对本部门整理好的档案合同进行初步审核，确保合同内容完整、手续齐全后，填写档案合同移交清单，将档案合同移交至综合管理部档案合同管理员。2.档案合同管理员对接收的档案合同进行再次审核，核对合同编号、内容、附件等信息是否准确无误。审核通过后，按照档案管理的要求进行归档，并更新档案合同管理系统中的相关信息。（二）保管期限1.公司档案合同的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性业务合同，如金额较小的采购合同、短期租赁合同等。中期保管期限为[X]年，适用于重要业务合同，如涉及一定金额的销售合同、技术合作合同等。长期保管期限为[X]年以上，适用于公司重大决策、重要项目的合同，以及涉及公司核心业务和机密信息的合同。2.对于保管期限届满但仍具有重要参考价值的档案合同，经公司领导批准后可适当延长保管期限。（三）保管方式1.档案合同应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案库房中，按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立档案台账，便于查询和管理。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储地点应与主存储地点分开，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案管理制度，对电子档案的存储、访问、使用等进行严格管理。3.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案合同的安全保管。定期对档案库房进行检查和维护，发现问题及时处理。五、档案合同的利用与借阅（一）利用原则1.合法合规原则：档案合同的利用必须符合国家法律法规和公司相关规定，不得损害公司利益和形象。2.目的明确原则：利用档案合同应具有明确的目的，仅限于公司内部工作需要，不得用于其他非正当目的。3.审批授权原则：档案合同的利用应经过严格的审批程序，并获得相应的授权。未经授权，任何人不得擅自查阅、借阅档案合同。（二）利用方式1.查阅：公司内部各部门及相关人员因工作需要查阅档案合同的，应填写档案合同查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人审批后，到综合管理部档案合同管理员处查阅。查阅时，档案合同管理员应在场监督，确保查阅人员按照规定进行查阅，不得擅自摘抄、复制档案合同内容。2.借阅：因工作需要借阅档案合同的，应填写档案合同借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，经部门负责人和综合管理部负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案合同，不得转借他人或擅自涂改、损坏档案合同。归还时，档案合同管理员应认真检查档案合同的完整性和准确性，如有问题应及时查明原因并追究责任。（三）利用记录档案合同管理员应对档案合同的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）时间、查阅（借阅）人员、查阅（借阅）内容、审批情况、归还时间等信息。记录应妥善保存，以备查询和审计。六、档案合同的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：综合管理部应定期对档案合同进行鉴定，一般每年进行一次。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案合同的内容、价值、保管期限等情况，并结合公司实际需求进行综合判断。3.集体决策原则：对于涉及重要业务和机密信息的档案合同，鉴定工作应由综合管理部牵头，组织相关业务部门和专业人员进行集体讨论，形成鉴定意见。（二）鉴定标准1.已超过保管期限且确无保存价值的档案合同，可予以销毁。2.保管期限未满，但因公司业务调整、合同终止等原因，已不再具有利用价值的档案合同，经鉴定后可提前销毁。3.涉及公司重大决策、重要项目且具有长期历史价值或法律意义的档案合同，应继续保存。（三）销毁程序1.综合管理部根据鉴定意见，编制档案合同销毁清单，注明档案合同的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案合同销毁清单经公司领导审批后，由综合管理部组织实施销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，采用适当的销毁方式，确保档案合同信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息。销毁记录应与档案合同销毁清单一并保存，以备查考。七、档案合同管理的信息化建设（一）建立档案合同管理系统1.公司应建立完善的档案合同管理系统，实现档案合同的电子化管理。档案合同管理系统应具备合同录入、查询、借阅、统计分析等功能，方便公司内部各部门及相关人员的使用。2.档案合同管理系统应与公司其他业务系统进行集成，实现数据的共享和交换，提高工作效率和管理水平。（二）数据录入与维护1.档案合同管理员应及时将档案合同的相关信息录入档案合同管理系统，确保数据的准确、完整和及时更新。2.定期对档案合同管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。同时，应加强对系统数据的安全管理，设置不同的用户权限，防止数据泄露。（三）信息化应用培训1.综合管理部应组织开展档案合同管理系统的应用培训工作，提高公司员工对系统的操作技能和使用水平。2.培训内容应包括系统的功能介绍、操作流程、数据录入要求等，确保员工能够熟练使用档案合同管理系统进行档案合同的管理工作。八、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部应定期对公司各部门的档案合同管理工作进行监督检查，检查内容包括档案合同的收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.监督检查可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行，对于发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评