档案室规章制度上墙模板

PAGE档案室规章制度上墙模板一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况。2.完整性原则：确保档案资料的全面性，避免重要信息缺失。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案严格保密。5.便利性原则：便于档案的查阅、利用和管理。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.对档案进行分类、编号、整理、编目、上架等日常管理工作。4.负责档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。7.组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。2.明确本部门兼职档案员，负责本部门档案管理的具体工作。3.按照档案管理制度的要求，及时向档案室移交应归档的档案。4.配合档案室做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件、资料。2.公司/组织各项业务活动中产生的文件、合同、协议、报表、记录等。3.公司/组织内部会议、工作会议形成的会议文件、纪要等。4.公司/组织对外交往中产生的文件、信函、传真等。5.公司/组织员工个人在工作中形成的重要文件、资料等。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循全面、系统、准确的原则，避免遗漏重要信息。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、业务管理类、财务审计类、人力资源类、党群工作类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，便于查找和管理。四、档案保管（一）保管环境1.档案室应具备良好的通风、防潮、防虫、防鼠等条件，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应配备必要的消防设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。3.档案室应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序上架存放，不同类别的档案应分开存放。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行备份，备份数据应异地存放。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括公司/组织设立、变更、终止过程中形成的重要文件、资料，以及涉及公司/组织核心机密的档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，包括公司/组织重要业务活动中形成的文件、资料等。4.短期保管的档案保管期限为110年，包括一般性业务活动中形成的文件、资料等。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，上报公司/组织领导。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。4.查阅档案后，应及时将档案归还档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.本公司/组织内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，应向档案室提交本人有效证件，并办理借阅登记手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。5.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整和安全，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案室报告，并承担相应的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.外单位人员查阅或借阅本公司/组织档案，应持单位介绍信，经公司/组织领导批准后，方可查阅或借阅。2.涉及公司/组织机密的档案，未经公司/组织领导批准，不得查阅或借阅。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则。2.鉴定工作应在档案室负责人的组织下，由档案管理人员和相关业务人员共同进行。（二）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管状况等进行综合分析，判断档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本公司/组织的实际情况，确定档案的保管期限。（三）销毁程序1.对已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经公司/组织领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。5.档案销毁后，应将《档案销毁清单》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和水平，为公司/组织的决策和发展提供有力的支持。（二）信息化管理要求1.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、查询、统计、借阅管理、权限管理等功能。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保档案信息的准确录入和安全存储。3.对电子档案应进行备份，备份数据应异地存放，确保档案信息的安全性。（三）电子档案管理1.电子档案应按照纸质档案的分类编号原则进行分类编号，并建立相应的电子目录。2.电子档案应采用通用的文件格式进行存储，确保档案信息的可读性和