社区台账档案管理制度

PAGE社区台账档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区台账档案管理，确保社区工作的规范化、科学化、精细化，提高工作效率和服务质量，依据相关法律法规及行业标准，结合本社区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内各类台账档案的建立、整理、保管、查阅、利用及销毁等管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：台账档案应如实反映社区工作的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖社区工作的各个方面，保证档案资料的全面性和系统性。3.规范性原则：严格按照规定的格式、内容和程序进行记录与整理，做到标准化、规范化。4.保密性原则：对涉及社区居民隐私、敏感信息等严格保密，防止信息泄露。5.便捷性原则：便于查阅、检索和利用，提高工作效率。二、台账档案管理职责（一）社区管理部门职责1.负责制定和完善社区台账档案管理制度，并组织实施。2.统筹协调社区各部门的台账档案管理工作，明确职责分工。3.定期对社区台账档案管理工作进行检查、指导和考核。（二）台账档案管理人员职责1.负责各类台账档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.按照规定的标准和要求，对台账档案进行分类、编号、编目等处理。3.建立台账档案查阅、借阅登记制度，严格履行手续。4.做好台账档案的安全保密工作，防止档案损坏、丢失和泄密。5.定期对台账档案进行清查盘点，确保账物相符。（三）社区各部门职责1.负责本部门业务范围内台账档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好台账档案的查阅、利用等工作。3.按照档案管理要求，规范本部门的文件资料形成和积累，确保档案质量。三、台账档案的分类与编号（一）分类1.党建工作台账：包括党员名册、党组织活动记录、党员教育管理等资料。2.社区服务台账：涵盖居民服务需求登记、服务项目实施记录、服务满意度调查等。3.环境卫生台账：如环境卫生检查记录、垃圾清运情况、公共区域卫生维护等。4.安全管理台账：包含安全检查记录、隐患排查与整改情况、应急预案等。5.民政工作台账：涉及低保、特困人员供养、临时救助等相关资料。6.计划生育台账：如人口信息登记、生育服务记录、药具管理等。7.文化活动台账：记录社区文化活动开展情况、参与人员、活动效果等。8.其他台账：根据社区实际工作需要设立的其他各类台账。（二）编号1.采用年度流水编号法，按照档案形成的年度顺序依次编号。2.每类台账档案单独编号，编号格式为：[类别代码][年度][流水号]。例如：DJ2023001（党建工作台账，2023年第1号）。3.编号应清晰、准确、唯一，便于识别和查找。四、台账档案的建立与收集（一）建立要求1.各部门应根据工作需要，及时建立相应的台账档案，并明确记录内容、格式和责任人。2.台账档案应做到实时记录、及时更新，确保数据的时效性和准确性。3.记录应字迹清晰、内容完整，不得随意涂改、伪造。（二）收集范围1.社区工作中形成的各类文件、通知》、报告、报表、会议记录、合同协议等纸质和电子资料。2.社区组织开展活动的相关资料，如活动方案、宣传资料、照片、视频等。3.居民提交的各类申请材料、证明文件及反馈意见等。4.其他与社区工作相关的具有保存价值的资料。（三）收集时间1.日常工作中形成的资料应及时收集，确保不遗漏。2.每月末各部门应将本月形成的台账档案资料整理后移交档案管理人员。3.重大活动、重要工作结束后，相关部门应在规定时间内将全部资料移交归档。五、台账档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.按照分类标准进行整理，做到分类科学、排列有序。（二）整理方法1.对收集到的资料进行分类、排序，去除重复、无效的文件。2.对纸质文件进行装订、编页，确保文件整齐、牢固。3.对电子文件进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并按照编号规则进行命名。4.编制台账档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息。（三）归档要求1.档案管理人员应及时对整理好的台账档案进行归档，确保档案资料完整、准确。2.归档后的档案应存放在专用的档案柜或存储设备中，按照类别和编号顺序排列。3.建立档案存放位置索引标识，便于快速查找。六、台账档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防虫、防火、防潮。2.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。3.档案柜应坚固耐用，能够有效保护档案资料。（二）保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定不同档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。2.具体保管期限按照国家有关规定和本社区实际情况执行。（三）保管措施1.定期对档案进行清查盘点，每年至少一次，确保档案数量准确、状态良好。2.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，保证档案的完整性。3.做好档案的防盗、防鼠、防虫等工作，防止档案损坏或丢失。4.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。七、台账档案的查阅与利用（一）查阅权限1.社区内部人员因工作需要查阅台账档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理人员处查阅。2.涉及居民个人隐私的档案，查阅时应严格履行审批手续，确保查阅目的正当、合法。3.外部单位或人员查阅档案的，需持单位介绍信或相关证明文件，经社区管理部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人到档案管理人员处领取《档案查阅登记表》，如实填写查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.档案管理人员根据审批后的《档案查阅申请表》，提供相应的档案资料，并在现场监督查阅。3.查阅人不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料，如需复印或摘录部分内容，应经档案管理人员同意。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.台账档案的利用应遵循合法、合理、必要的原则，不得用于与工作无关的目的。2.如需将档案资料用于对外宣传、交流等活动，应经社区管理部门审核批准，并确保不泄露敏感信息。3.档案管理人员应对档案利用情况进行跟踪记录，及时了解档案的使用效果和反馈意见。八、台账档案的销毁（一）销毁条件1.已超过保管期限且确无保存价值的档案。2.因保管不善等原因造成档案损坏、变质，无法修复且无利用价值的。3.按照规定需要销毁的其他档案。（二）销毁程序1.档案管理人员定期对拟销毁的档案进行清理、核对，编制《档案销毁清单》，详细记录档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经社区管理部门负责人审核后，报社区主要领导批准。3.批准后的《档案销毁清单》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交销毁执行部门。4.销毁执行部门应按照批准的《档案销毁清单》进行销毁操作，可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。5.销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。6.销毁完毕后，《档案销毁清单》应归档保存，以备查考。九、监督与考核（一）监督检查1.社区管理部门定期对台账档案管理工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.检查内容包括档案管理制度执行情况、档案整理归档