校团委文件格式规范制度

PAGE校团委文件格式规范制度一、总则（一）目的为加强校团委文件管理，确保文件格式的统一、规范，提高文件处理效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校团委各部门、各基层团组织以及参与校团委文件起草、审核、印发、存档等工作的所有人员。（三）基本原则1.合法性原则：文件格式应符合国家法律法规以及学校相关规章制度的要求。2.规范性原则：保持文件格式的一致性和标准化，便于文件的识别、处理和存档。3.实用性原则：文件格式应满足工作实际需要，确保信息传递准确、清晰、高效。二、文件格式基本要求（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸（210mm×297mm）。2.页边距：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm。3.页眉页脚：页眉一般为校团委名称或文件所属部门名称，距边界1.5cm，采用宋体五号字，居中显示；页脚距边界1.75cm，采用宋体小五号字，居中显示页码。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体字，加粗，居中排列。2.正文：一般用三号仿宋体字，行距为固定值28磅。3.一级标题：用三号黑体字，序号用“一、”“二、”“三、”等，独占一行，末尾不加标点符号。4.二级标题：用三号楷体字，序号用“（一）”“（二）”“（三）”等。5.三级标题：用三号仿宋体字加粗，序号用“1.”“2.”“3.”等。6.四级标题：用三号仿宋体字，序号用“（1）”“（2）”“（3）”等。（三）段落格式1.首行缩进：正文段落首行缩进2个字符。2.行距：除标题、表格等特殊情况外，正文行距一般为固定值28磅。（四）页码页码位于页面底端居中位置，格式为“第X页共X页”。三、文件种类及格式规范（一）通知1.标题：“关于[具体事项]的通知”，如“关于召开校团委工作会议的通知”。2.主送单位：顶格写，多个主送单位之间用逗号隔开。3.正文：开头空两格，简要说明通知的目的、依据等；主体部分详细阐述通知事项；结尾一般用“特此通知”或“请遵照执行”等惯用语。4.落款：在正文右下角注明发文单位名称和发文日期，单位名称与日期上下对齐。（二）报告1.标题：“关于[具体事项]的报告”，如“关于校团委本学期工作开展情况的报告”。2.主送单位：顶格写。3.正文：开头空两格，概述报告的背景、目的；主体部分详细汇报工作进展、成绩、问题及下一步计划等；结尾可用“以上报告，请审阅”等。4.落款：同通知。（三）请示1.标题：“关于[具体事项]的请示”，如“关于申请活动经费的请示”。2.主送单位：顶格写。3.正文：开头空两格，说明请示的原因、依据；主体部分明确提出请示事项；结尾用“妥否，请批示”或“以上请示，请予批复”等。4.落款：同通知。（四）函1.标题：“关于[具体事项]的函”，如“关于商洽合作举办活动的函”。2.主送单位：顶格写。3.正文：开头空两格，简要介绍发函的缘由；主体部分阐述函的事项；结尾可用敬语，如“敬请函复”“特此函达”等。4.落款：同通知。（五）会议纪要1.标题：“[会议名称]会议纪要”，如“校团委工作例会会议纪要”。2.开头：简要介绍会议基本信息，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议主题等。3.正文：分条记录会议讨论的主要内容、决议事项、工作要求等，可采用序号加小标题的形式。4.结尾：一般注明纪要的发放范围、抄送单位等。5.落款：注明会议纪要的整理部门和日期。四、文件排版规范（一）文号文号一般编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。（二）签发人上行文应当标注签发人姓名。签发人姓名编排在发文机关标志下空一行位置，居右空一字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。（三）附件1.附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。2.附件标题居中编排在版心第三行。3.附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（四）版记1.分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。2.抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。3.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。五、文件审核与签发（一）审核1.文件起草完成后，起草人应认真对照本制度进行自查，确保文件格式符合要求。2.部门负责人对本部门起草的文件进行初审，重点审核文件内容的准确性、完整性以及格式的规范性，提出修改意见并签字确认。3.校团委办公室对各部门报送的文件进行统一审核，审核通过后方可进入签发环节。审核内容包括文件格式、文字表述、逻辑结构、发文范围等，对不符合要求的文件及时反馈修改。（二）签发1.一般性文件由校团委分管领导签发。2.重要文件、涉及全局性工作的文件等，需经校团委书记签发。3.签发人应认真审阅文件内容，对文件格式、文字表述等进行全面把关，签署明确的意见和姓名、日期。六、文件印发与存档（一）印发1.文件经审核签发后，由校团委办公室负责统一印发。印发前应再次核对文件格式、内容等，确保无误。2.文件印发份数应根据工作需要合理确定，避免浪费。印发过程中要严格按照排版要求进行印刷，保证文件质量。3.文件印发后，校团委办公室应及时将文件分发给相关部门和人员，并做好发放登记工作。（二）存档1.文件办理完毕后，校团委办公室应及时将文件进行整理归档。归档文件应齐全完整，包括正文、附件、签批文件等。2.归档文件应按照年度、类别、文号等进行分类整理，编制目录，便于查找和利用。3.电子文件应按照规范的命名规则进行存储，并建立相应的索引目录，确保电子文件的安全、完整和可检索。七、监督与考核（一）监督检查1.校团委办公室定期对各部门文件格式规范执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。监督检查内容包括文件起草、审核、印发、存档等各个环节。2.对于违反本制度的文件，校团委办公室有权要求相关部门重新修改，直至符合要求为止。（二）考核机制1.将文件格式规范执行情况纳入部门和个人绩效考核