星级酒店档案管理制度

PAGE星级酒店档案管理制度一、总则（一）目的为加强星级酒店档案管理，确保酒店各类档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在酒店经营管理、服务质量提升、历史文化传承等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本星级酒店各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：酒店档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映酒店的各项工作活动，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置酒店设立专门的档案管理室，隶属于行政部，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善酒店档案管理制度。2.负责酒店各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训。4.负责档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索。5.做好档案的安全保密工作，制定档案安全保密制度，采取必要的安全防护措施。6.参与酒店重大活动、重要项目的档案收集和整理工作，为酒店决策提供档案支持。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括酒店行政文件、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、行政印章管理等方面的档案。2.财务管理类：涵盖财务预算、决算、会计凭证、财务报表、审计报告等档案。3.市场营销类：涉及市场调研报告、营销策划方案、客户资料、预订记录等档案。4.餐饮管理类：包含菜单设计、食品采购记录、餐饮服务标准、客户反馈等档案。5.客房管理类：有客房预订与入住记录、客房设施维护记录、客房清洁标准等档案。6.工程管理类：包括酒店建设规划、工程图纸、设备维护保养记录、维修工单等档案。7.安全管理类：涉及安全管理制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等档案。8.客户关系管理类：如客户投诉处理记录、客户满意度调查结果、客户感谢信等档案。（二）档案编号1.采用数字与字母相结合的编号方式，确保编号的唯一性和系统性。2.编号规则如下：一级编号：代表档案类别，用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“F”代表财务管理类等。二级编号：代表该类别下的具体档案分类，用两位数字表示，如“A01”表示行政文件，“F02”表示会计凭证等。三级编号：代表具体的档案案卷号，用三位数字表示，如“A01001”表示某一份行政文件。3.电子档案在编号后，还需建立相应的电子索引，便于快速检索。四、档案收集与整理（一）收集范围1.酒店各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.酒店与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.酒店员工个人提交的工作总结、业务报告、培训记录等。4.酒店在经营活动中产生的各类报表、统计数据打印件等。5.酒店举办的各类活动的策划方案、照片、视频等资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保两者内容一致。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.对每一类档案进行编号，并编制档案目录。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。4.对电子档案进行命名规范，并存储在指定的服务器或存储设备上。五、档案归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每月末将当月形成的档案资料整理后移交档案管理部门归档。2.对于重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对移交的档案资料进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核通过后，档案管理人员按照档案编号顺序将档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、名称等信息。3.将档案盒存放在档案库房的相应位置，并更新档案目录。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。永久保管：涉及酒店重大决策、产权关系、重要历史事件等方面的档案。长期保管：保存期限为10年以上的档案，如酒店经营规划、重要合同协议等。短期保管：保存期限为110年的档案，如一般性的业务文件、日常报表等。2.档案管理人员应定期对档案保管期限进行审查，对已到保管期限的档案进行鉴定和处理。（四）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度监测设备等。4.档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境良好。六、档案利用与借阅（一）利用范围1.酒店内部各部门因工作需要查阅档案。2.酒店管理层因决策需要查阅相关档案。3.外部单位因合作、审计等需要查阅酒店档案，但需按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅纸质档案：档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案资料，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.查阅电子档案：档案管理人员通过电子档案管理系统，为查阅人提供授权范围内的电子档案，并记录查阅情况。（三）借阅程序1.酒店内部人员借阅档案，需填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、借阅用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位借阅档案，需提交正式的借阅函，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、借阅用途等，经酒店总经理批准后，到档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理人员对借阅申请进行审核，审核通过后，将档案资料借给借阅人，并在借阅登记表上记录借阅信息。4.借阅人应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、涂改、损坏档案。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已到保管期限且确无保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制销毁清单。2.销毁清单经酒店总经理批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如粉碎、焚烧等。4.销毁过程中，应指定专人负责监督，并在销毁记录上签字。5.销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量等信息，与销毁清单一并归档保存。八、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.建立酒店电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.电子档案管理系统应具备档案录入、分类、编号、存储、查询、借阅审批、统计分析等功能。（二）电子档案收集与整理1.各部门在提交纸质档案的同时，应将相应的电子文档按照档案编号和命名规范，上传至电子档案管理系统。2.档案管理人员对上传的电子档案进行审核，确保电子档案的完整性和准确性。（三）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。2.备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（四）电子档案安全管理1.建立电子档案安全保密制度，设置用户权限，确保电子档案的安全。2.对电子档案管理系统进行定期维护和更新，防止病毒、黑客等攻击。3.档案管理人员应定期对电子档案进行检查，确保电子档案的可读性和可用性。九、监督与检查（一）监督检查部门酒店行政部负责对各部门档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。3.档案管理人员的工作责任心和业务能力。（三）监督检查方式1.定期检查：行政部每季度对各部门档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：行政部根据工作需要，不定期对各部门档案管理工作进行抽查。3.专项检查：针对酒店重大活动、重要项目等档案管