幼儿园档案建设管理制度

PAGE幼儿园档案建设管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案建设管理，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责档案的收集、整理、移交等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集幼儿园在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家和行业相关标准及规范要求。5.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，包括文书档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、后勤档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。6.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。7.组织开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。8.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）部门档案员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全完整。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作，及时提供所需档案资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向综合档案室报告。三、档案的分类与编号（一）分类幼儿园档案分为以下十大类：1.文书档案：包括上级文件、园发文件、会议文件、工作计划与总结、请示与批复、报告、通知、通报、决定、决议等。2.教学档案：涵盖教学计划、教学大纲、教案、教学课件、教学活动记录、学生成绩册、教学质量评估材料等。3.科研档案：包含科研项目申报书、研究方案、实验数据、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料等。4.人事档案：有教职工个人档案、教师业务档案、职工考核档案、职称评定档案、工资福利档案等。5.财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计报告、预算决算资料等。6.后勤档案：涉及校园建设规划、房屋维修记录、物资采购合同、设备设施档案、水电暖供应记录等。7.学生档案：包含学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录、综合素质评价材料等。8.安全档案：如安全管理制度、安全检查记录、应急预案、安全事故处理材料等。9.家园共育档案：家长委员会记录、家长会资料、家园联系手册、家长意见反馈等。10.其他档案：不属于以上各类的其他重要档案资料。（二）编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023WS001，表示2023年的文书档案第1号。2.年度：用公元纪年全称表示，如“2023”。3.类别：用大写字母缩写表示，如“WS”代表文书档案，“JX”代表教学档案等。4.流水号：按档案形成的先后顺序依次编写，从“001”开始，位数根据档案数量确定。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料。2.收集的档案应齐全完整，包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像等各种载体形式。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应指定专人负责跟踪收集，确保档案的及时、准确归档。4.教职工在离职或退休时，应将个人保管的属于幼儿园的档案资料全部移交至综合档案室。（二）整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理；教学档案、科研档案等按照各自的专业特点进行分类整理。3.档案整理过程中，应去除文件上的金属物，对破损的文件进行修补，对字迹模糊或褪色的文件进行复制。4.每份档案应编制页号，页号编写位置在文件正面的右上角、背面的左上角。5.按照档案分类方案，对每份档案进行编号，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号项、责任者项、文号项、题名项、日期项、页号项等内容。五、档案的归档与移交（一）归档1.各部门档案员应在每年年底前，将本部门当年整理好的档案进行归档，并编制档案归档清单。2.归档清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，一式两份，一份由部门留存，一份随档案移交至综合档案室。3.综合档案室对各部门移交的档案进行核对、验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（二）移交1.各部门应在规定时间内将档案移交至综合档案室，移交时应填写档案移交登记表，详细记录档案的名称、数量、移交时间等信息。2.综合档案室接收档案后，应在档案移交登记表上签字确认，并将档案及时上架保管。3.档案移交后，原部门如需查阅利用已移交的档案，应按照档案查阅借阅制度的规定办理相关手续。六、档案的保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同载体形式的档案应分别保管，电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。3.对珍贵、易损的档案应采取特殊的保护措施，如复制备份、专柜存放等。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映幼儿园主要职能活动和历史面貌的，对幼儿园和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映幼儿园一般工作活动，在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（四）定期检查1.综合档案室应定期对档案保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽样检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等方面，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复和复制。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。2.综合档案室工作人员应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等，如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室工作人员同意。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还综合档案室，工作人员应认真核对档案数量和完整性。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的人员，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自带出幼儿园。如遇特殊情况需要带出幼儿园，应经综合档案室负责人批准，并办理相关登记手续。4.借阅人员归还档案时，综合档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）销毁1.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，经档案鉴定小组组长审核签字后，报幼儿园分管领导批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由综合档案室工作人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁档案时，应将档案销毁清册作为档案资料永久保存，以备查考。九、档案信息化管理（一）数字化建设1.逐步推进档案数字化建设，将重要档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.数字化扫描的档案应符合国家和行业相关标准，图像清晰、完整，存储格式规范。（二）系统管理1.建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、编目、检索、借阅、统计等功能的自动化管理。2.档案信息化管理系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。（三）数据安全1.加强档案电子数据的安全管理，采取数据加密、访