三网监测档案管理制度

PAGE三网监测档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司三网监测档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司业务运营、决策支持、技术研发等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与三网监测相关的各类档案管理工作，包括但不限于监测数据记录、分析报告、技术文档、设备资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：三网监测档案由公司指定的档案管理部门统一负责收集、整理、保管和利用，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映三网监测工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集与三网监测相关的各类文件资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善三网监测档案管理制度、流程和标准。2.负责三网监测档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。（1）收集：定期从各监测岗位、部门收集相关档案资料，确保档案的及时归档。（2）整理：对收集到的档案进行分类整理，去除重复、无效的文件，保证档案的有序性。（3）分类：按照档案的性质、来源、时间等因素进行科学分类，便于查找和管理。（4）编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，建立清晰的档案索引。（5）装订：对纸质档案进行规范装订，确保档案的牢固和整齐。（6）上架：将整理好的档案上架存放，按照分类顺序排列，便于快速定位。3.建立三网监测档案数据库，实现档案的电子化管理，提高档案检索和利用效率。（1）录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入数据库，建立电子档案目录。（2）维护：定期对数据库进行维护，更新档案信息，确保数据的准确性和完整性。（3）备份：对数据库进行定期备份，防止数据丢失。4.负责三网监测档案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的实体安全。（1）环境控制：保持档案库房的温湿度适宜，防止档案因环境因素受损。（2）设施配备：配备必要的消防、防盗、防虫等设施设备，确保档案库房的安全。（3）定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。5.按照规定的保管期限和销毁程序，对到期档案进行鉴定和销毁。（1）鉴定：组织相关人员对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。（2）销毁：对确无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。6.为公司各部门提供三网监测档案的查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。（1）查阅：设立专门的查阅场所，为查阅人员提供便利。查阅人员需填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称等信息。（2）借阅：严格控制档案的借阅范围和期限，借阅人员需提交借阅申请，经审批后方可借阅。借阅期限届满后，及时收回档案，并检查档案的完整性。（二）各部门职责1.负责本部门三网监测档案的形成、积累和初步整理工作，并定期向档案管理部门移交。（1）形成：在开展三网监测工作过程中，及时形成各类档案资料，确保档案的原始性。（2）积累：对形成的档案资料进行分类积累，便于后续整理和移交。（3）初步整理：对本部门的档案进行初步分类、编号等整理工作，提高档案移交的质量。2.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和信息。（例如，在档案鉴定过程中，提供档案形成背景、使用情况等信息，以便准确判断档案价值。）3.按照规定的程序和要求，办理三网监测档案的查阅、借阅手续，确保档案的安全使用。（三）档案工作人员职责1.认真履行档案管理职责，遵守档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作的规范、高效。2.具备良好的档案业务知识和技能，熟悉三网监测业务，能够准确分类、整理和保管档案。3.严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容，维护档案的保密性和安全性。4.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.三网监测设备的采购合同、技术协议、安装调试报告、维护记录等。2.用户投诉与反馈记录及相关处理文档。3.监测数据的原始记录、分析报表、统计图表等。4.技术方案、研究报告、项目文档等。5.各类会议纪要、工作汇报、总结等与三网监测相关的文件。6.其他与三网监测工作有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章等手续齐全。3.对于电子档案，应确保数据的完整性和可读性，按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）整理方法1.分类按监测对象分类：可分为电信网监测档案、广播电视网监测档案、互联网监测档案等。按时间分类：按照档案形成的年度、季度、月度等进行分类。按内容分类：如分为设备档案、数据档案、分析报告档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、时间等信息，便于管理和查找。例如，“D202301001”，其中“D”表示数据档案，“202301”表示2023年1月，“001”为该月数据档案的流水号。3.编目：编制档案目录索引，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，方便查阅和统计。四、档案的保管（一）保管期限1.短期档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性的监测数据记录、临时报告等。2.中期档案：保管期限为[X]年，如阶段性的分析报告、技术方案调整记录等。3.长期档案：保管期限为[X]年以上，包括重要的设备资料、涉及公司核心技术和业务的档案等。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等存储设备，按照分类顺序存放档案。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，并建立异地容灾备份机制。同时，定期对电子档案进行数据迁移和格式转换，确保数据的长期可读性。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格执行档案保密制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。五、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅三网监测档案，需填写《档案查阅申请表》注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案供查阅人员使用，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记表上签字确认。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅三网监测档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题及时与借阅人员沟通解决。（三）统计与分析1.档案管理部门应定期对档案的查阅、借阅情况进行统计分析，形成统计报表，为公司了解档案利用情况提供数据支持。2.通过对档案利用数据的分析，总结档案利用规律和趋势，为优化档案管理工作、提高档案服务质量提供参考依据。例如，根据不同部门、不同时间段的档案利用频率，合理调整档案存放位置和提供方式。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和公司分管领导组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的时效性：判断档案所反映的信息是否仍具有参考价值，是否已过时效。4.档案的保密性：审查档案是否涉及公司敏感信息，是否需要继续保密。（三）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，提出档案存毁意见，填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等内容，与《档案销毁审批表》一并归档保存。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立三网监测档案管理信息系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、借阅审批等功能。2.系统应具备权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的操作权限，确保档案信息的安全。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案和电子档案的相关信息录入管理信息系统，保证数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的档案数据进行维护，更新档案的状态、保管期限等信息，确保系统数据与实际档案情况一致。（三）安全保障1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。同时，制定数据恢复预案，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对三网监测档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案管理流程的合规性等。2.档案管理部门应定期开展自查自纠工作，对发现的问题及时整改，并将自查情况报告公司领导。