两金三制度规范化档案

PAGE两金三制度规范化档案总则目的为加强公司两金（应收账款、存货）管理，规范相关制度执行，确保公司资产安全与运营效率，特制定本规范化档案管理办法。适用范围本办法适用于公司各部门涉及两金管理及相关制度执行的所有活动与资料归档。依据依据国家相关法律法规，如《会计法》《企业会计准则》以及行业通行的资产管理标准和规范制定本办法。两金管理档案规范应收账款档案1.客户信息档案详细记录客户基本资料，包括名称、地址、联系方式、法定代表人等。收集客户信用评级资料，如银行信用报告、第三方信用评级机构评估报告等。保存与客户签订的合同协议原件，涵盖合同标的、金额、付款方式、付款期限等关键条款。2.应收账款台账按客户设立明细台账，记录每笔应收账款的发生日期、金额、账龄、收款情况等。定期对应收账款进行账龄分析，区分1年以内、12年、23年及3年以上账龄段的金额及占比。标注重点关注的逾期账款，记录催款过程及结果。3.催款记录档案保存每次催款的书面记录，包括催款函、邮件、短信等副本。记录与客户沟通催款事宜的时间、方式、内容及对方反馈。整理因催款产生的会议纪要、电话记录等资料。4.坏账准备档案依据应收账款账龄及客户信用状况，按照公司财务制度计提坏账准备的计算过程及依据。保存已确认坏账的相关证明材料，如法院判决书、客户破产清算文件等。记录坏账核销的审批流程及相关文件。存货管理档案1.存货基础信息档案分品类记录存货的名称、规格、型号、数量、单价、采购日期等详细信息。标注存货的存放地点、仓库区域划分及责任人。保存存货的采购合同、发票、验收报告等原始凭证。2.存货盘点档案制定年度、季度及月度盘点计划，记录盘点时间、范围、人员安排等。保存每次盘点的详细记录，包括盘点表、账实差异情况说明。针对盘盈、盘亏情况，记录调查处理过程及结果，如审批文件、整改措施等。3.存货出入库档案详细记录存货出入库的日期、凭证号码、数量、去向（领用部门、销售订单等）。保存出入库单、领料单、销售发货单等原始单据，并按顺序编号归档。对于特殊存货的出入库，如贵重物品、危险品等，记录特殊审批手续及监管措施。4.存货成本核算档案记录存货成本核算方法，如先进先出法、加权平均法等的选择依据及计算过程。保存成本核算相关的凭证、报表，如成本计算单、存货成本明细表等。定期对存货成本核算结果进行分析，记录分析报告及发现的问题与改进措施。三制度执行档案规范预算管理制度档案1.预算编制档案保存年度预算编制的通知文件、工作安排及时间节点。各部门提交的预算草案，包括收入预算、成本预算、费用预算等详细内容。预算编制过程中的调研资料、数据来源说明、分析报告等。2.预算审批档案记录预算审批流程，包括各级审批意见、签字盖章页。针对预算调整申请的审批文件，包括调整原因、调整幅度、对整体预算的影响分析等。预算执行过程中重大事项的审批记录，如超预算支出的特批文件。3.预算执行监控档案定期的预算执行情况报告，对比实际执行与预算的差异分析。预算执行过程中的预警信息记录，如接近预算上限或下限的项目提示。针对预算执行偏差采取的措施及效果评估资料。4.预算考核档案制定的预算考核指标体系及评分标准。各部门预算考核结果的计算过程及考核报告。与预算考核结果挂钩的奖惩措施执行记录，如奖金发放、绩效调整等文件。资金管理制度档案1.资金计划档案月度、季度及年度资金收支计划，详细列出预计收入、支出项目及金额。资金计划编制依据，如销售合同执行情况、采购计划、费用预算等相关资料。资金计划调整记录，包括调整原因、调整内容及审批文件。2.资金审批流程档案明确资金支付审批的各级权限、流程及所需附件。保存每笔资金支付的审批单，记录审批时间、审批人意见等。对于重大资金支出，如对外投资、大额采购等，保存专项审批文件及相关决策过程记录。3.资金风险管理档案资金风险评估报告，识别可能面临的风险因素，如汇率风险、资金链断裂风险等。针对资金风险制定的应对措施及预案，如资金储备计划、融资渠道拓展方案等。资金风险管理的监控记录，包括风险指标变化情况、风险预警处理过程等。4.资金结算档案各类资金结算凭证，如支票存根、汇票复印件、银行对账单等。资金结算过程中的差错处理记录，如账目不符的调整说明及审批文件。与银行等金融机构的合作协议、账户信息等资料。成本费用管理制度档案1.成本费用标准档案制定的各项成本费用定额标准、开支范围及审批权限。成本费用标准的制定依据，如行业数据、历史成本分析、市场行情等资料。成本费用标准的调整记录，包括调整原因、调整内容及审批文件。2.成本费用核算档案成本费用核算方法及流程说明，如成本分配原则、费用归集方式等。成本费用核算的原始凭证，如发票、报销单、领料单等，按规定分类装订归档。定期的成本费用核算报表，如成本明细表、费用分析表等，以及相关分析报告。3.成本费用控制档案成本费用控制目标及分解指标，落实到各部门或项目的具体金额。成本费用控制措施及执行情况记录，如成本节约奖励、费用超支预警及处理等。针对成本费用控制效果的评估报告，分析控制措施的有效性及改进方向。4.成本费用分析档案定期的成本费用结构分析，如各项成本费用占总成本费用的比例变化。成本费用变动趋势分析，与预算、历史数据对比，找出异常波动原因。成本费用效益分析，评估投入产出关系，为决策提供依据的相关报告。档案管理流程档案收集1.各部门指定专人负责在业务活动过程中及时收集相关资料，确保资料的完整性与准确性。2.对于涉及多部门的资料，由牵头部门负责协调收集，并分发给相关部门留存副本。档案整理1.收集后的资料按照本办法规定的分类标准进行分类，区分应收账款、存货管理及三制度执行档案的不同类别。2.对每类档案进行编号，建立清晰的索引目录，便于查找与管理。3.剔除重复、无效的资料，对破损、模糊的文件进行修复或补充。档案归档1.整理好的档案按照类别依次存入专用档案柜或电子存储系统，确保存放有序。2.在电子存储系统中建立详细的文件夹结构，与纸质档案分类对应，方便电子查阅与检索。3.对纸质档案和电子档案分别标注归档日期、保管期限等信息。档案查阅1.内部人员因工作需要查阅档案，需填写查阅申请表，注明查阅目的、内容范围等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅过程中，档案管理人员应现场监督，确保档案安全与完整，查阅完毕及时归还。4.涉及重要机密的档案，查阅人需签署保密协议，严格限制查阅范围和用途。档案保管1.确定各类档案的保管期限，如应收账款合同协议、重要财务档案等长期保管，一般性文件根据实际情况确定保管期限。保管期限届满后，按照公司档案销毁制度进行鉴定与销毁。2.定期对档案进行检查，确保纸质档案无霉变、虫蛀，电子档案存储安全，数据可正常读取。3.对档案保管环境进行维护，控制温度、湿度等条件，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗设施。档案销毁1.由档案管理部门会同财务、审计等相关部门组成鉴定小组，对保管期限届满或已无保存价值的档案进行鉴定。2.编制档案销毁清单，详细记录档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经鉴定小组签字确认。3.按照规定的程序进行销毁，纸质档案采用粉碎等方式销毁，电子档案进行彻底删除，销毁过程需有专人监督，并记录销毁时间、地点、监督人等信息。监督与考核监督机制1.公司设立内部审计部门，定期对两金管理及三制度执行情况进行审计监督，检查档案管理的规范性与完整性。2.财务部门负责日常财务数据与档案记录的核对，及时发现问题并反馈给档案管理部门。3.各部门应定期自查本部门涉及的两金及制度执行档案情况，确保业务活动与档案管理的一致性。考核办法1.将两金三制度规范化档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，设定明确的考核指标与权重。2.考核指标包括档案收集的及时性、整理的准确性、归档的规范性、查阅的便利性、保管的安全性以及销毁的合规性等