初中学籍档案管理制度

PAGE初中学籍档案管理制度一、总则（一）目的初中学籍档案管理制度旨在规范初中学生学籍档案的管理，确保学籍档案的真实性、完整性和安全性，为学校教育教学管理、学生综合素质评价、升学及教育行政部门决策提供可靠依据。（二）适用范围本制度适用于本地区所有初中学校及在校学生的学籍档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家教育法律法规及相关政策规定，确保学籍档案管理工作合法合规。2.客观真实原则：档案内容应如实反映学生在校期间的学习、品德、社会实践等方面的真实情况，不得弄虚作假。3.安全保密原则：采取有效措施保障学籍档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，对涉及学生个人隐私的信息严格保密。4.规范有序原则：建立健全规范的档案管理流程和操作标准，确保档案管理工作有序进行。二、学籍档案内容（一）学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、身份证号码、入学时间、毕业时间等。（二）学习成绩记录1.各学期的课程考试成绩，包括语文、数学、英语、物理、化学、生物、历史、地理、政治等科目。2.学业水平考试成绩及等级。（三）综合素质评价材料1.思想品德方面：包括学生的日常行为表现、奖惩情况、社会实践活动记录等。2.学业水平方面：除学习成绩外，还包括学习态度、学习能力、创新思维等方面的评价。3.身心健康方面：体育锻炼情况、体质健康测试成绩、心理健康状况等。4.艺术素养方面：音乐、美术等艺术课程的学习成果及参加艺术活动的记录。5.社会实践方面：社区服务、志愿者活动、劳动实践等经历。（四）学籍变动记录1.转学记录：包括转学原因、转入学校、转出时间等。2.休学与复学记录：休学原因、休学时间、复学时间及相关证明材料。3.退学记录：退学原因、退学时间等。（五）其他材料1.学生的获奖证书、荣誉称号证书等复印件。2.学生的体检报告、疫苗接种记录等。3.学校认为有必要归档的其他材料。三、学籍档案管理流程（一）档案建立1.新生入学时，学校应组织学生填写学籍基本信息表，并收集相关证明材料，如身份证复印件、户口本复印件等。2.班主任负责将学生基本信息录入学籍管理系统，并打印出纸质学籍档案，经学生本人及家长签字确认后，交学校档案室归档。3.学校档案室对收集到的学生档案材料进行审核，确保材料齐全、真实、准确，对不符合要求的材料及时通知相关人员补充完善。（二）档案收集与整理1.各学科教师应在每学期末将学生的学习成绩登记表、评语等材料及时交班主任汇总。2.班主任负责收集学生的综合素质评价材料，按照评价指标体系进行分类整理。3.学籍管理人员定期从学籍管理系统中导出学生学籍变动信息，与相关证明材料一并整理归档。4.档案室工作人员对各类档案材料进行分类、编号、装订，确保档案整齐规范。（三）档案保管1.学校应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.档案应按照年级、班级顺序排列存放，便于查找和管理。3.档案室应建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅等情况。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。（四）档案查阅1.本校教师因教育教学工作需要查阅学生学籍档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.外单位因工作需要查阅本校学生学籍档案的，须持单位介绍信，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。3.学生本人或家长原则上不得查阅学籍档案，但因特殊情况确需查阅的，须经学校同意，并在档案室工作人员的陪同下进行查阅。（五）档案借阅1.因工作需要借阅学籍档案的，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅期限和用途，经学校主管领导批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，确保档案的完好无损。（六）档案传递1.学生转学、休学、复学、退学等学籍变动时，学校应及时将相关档案材料整理密封，通过机要交通或专人送达接收学校。2.接收学校收到档案后，应及时进行核对和归档，并将档案接收情况反馈给转出学校。（七）档案销毁1.对已失去保存价值的学籍档案，学校应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，经学校主管领导批准后，由两人以上共同监销，并在销毁清册上签字。3.销毁清册应永久保存。四、学籍档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置学校应配备专职或兼职的学籍档案管理人员，负责学籍档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责学籍档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、传递、销毁等工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作规范有序。3.定期对档案进行检查和维护，保证档案的安全完整。4.积极为学校教育教学工作和学生服务，及时提供准确的档案信息。5.参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。五、监督与检查（一）内部监督1.学校应建立学籍档案管理工作内部监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.对档案管理工作中存在的问题及时提出整改意见，并督促相关人员落实整改措施。（二）外部监督1.教育行政部门应加强对学校学籍档案管理工作的监督检查，定期组织专项检查或抽查。2.对违反学籍档案管理制度的学校和个人，依法依规进行严肃处理。六、信息化管理（一）学籍管理系统建设1.学校应按照教育行政部门的要求，建立完善的学籍管理系统，实现学籍档案的电子化管理。2.学籍管理系统应具备学生基本信息管理、学习成绩管理、学籍变动管理、综合素质评价管理、档案查询统计等功能。（二）数据安全与维护1.加强学籍管理系统的数据安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法篡改。2.定期对学籍管理